Wie man XRechnungen archiviert: Gesetzliche Anforderungen und Tipps

Die digitale Welt entwickelt sich rasant und stellt neue Anforderungen an die Geschäftsprozesse – insbesondere in der Rechnungsarchivierung. Speziell für den öffentlichen Sektor hat die XRechnung an Relevanz gewonnen, da sie seit November 2020 das vorgegebene Format für den elektronischen Rechnungsverkehr darstellt. Doch nicht nur das Format ist entscheidend, auch die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und Aufbewahrungsfristen spielt eine tragende Rolle. Laut den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) müssen Unternehmen ihre Rechnungen nun zehn Jahre lang revisionssicher aufbewahren. Diese Bestimmung unterstreicht die Wichtigkeit einer effizienten und gesetzeskonformen Rechnungsarchivierung, um den Anforderungen gerecht zu werden.

Wichtigste Erkenntnisse

Die XRechnung ist seit Ende 2020 verbindlich für alle öffentlichen Aufträge über 1.000 EUR.
Die aktuelle Version 2.3.1, die von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) empfohlen wird, ist seit August 2023 gültig.
Kommende Regelungen verpflichten ab 2025 auch den B2B-Bereich zur ausschließlich elektronischen Rechnungsstellung.
Zehnjährige Aufbewahrungsfristen gemäß GoBD erfordern eine sichere und ordnungsgemäße Archivierung.
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) unterstützen die Einhaltung der rechtlichen Voraussetzungen und steigern die Effizienz.

Wichtige Grundlagen der Rechnungsarchivierung

Die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und die Sicherstellung der Integrität von Geschäftsunterlagen durch eine ordnungsgemäße Buchführung sind unerlässliche Aspekte für jedes Unternehmen. Die spezifischen Fristen für das Bewahren von Dokumenten sind dabei genauestens zu beachten.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Rechnungen

Nach der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB) müssen Rechnungen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Diese Regelung betrifft auch andere Geschäftsunterlagen wie Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse.

Sicherung gegen Verlust, Manipulation und Beschädigung

Die ordnungsgemäße Archivierung von Rechnungen umfasst Maßnahmen zur Sicherheit gegen Verlust, Manipulation und Beschädigung. Papierrechnungen dürfen gescannt und digital gespeichert werden, solange die Inhalte unverändert und revisionssicher sind. Die Vernichtung der Papierdokumente nach dem Scannen ist nur erlaubt, wenn die elektronische Version alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Bedeutung der GoBD für die Rechnungsarchivierung

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) definieren die Anforderungen an die digitale Aufbewahrung von Rechnungen. Diese umfassen die vollständige Bindung an den Buchungssatz und spezifische Vorgaben zur Verfahrensdokumentation und den Schutz vor unbefugtem Zugriff. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist essentiell für die Rechtskonformität und die effiziente Buchführung.

Die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) kann die Effizienz und Compliance in Unternehmen erheblich verbessern. Vor allem in der Rechnungsverarbeitung zeigt sich, wie wertvoll die Digitalisierung und die damit verbundene Prozessoptimierung sein können. Durch die Umstellung von einem papiergeführten System auf ein digitales Archivierungssystem werden viele Prozesse deutlich vereinfacht und beschleunigt.

Von papiergebunden zu digital: Transformation des Archivierungsprozesses

Die Transformation von einem traditionellen, papierbasierten Archivierungssystem zu einem vollständig digitalen DMS hat weitreichende Vorteile. Ein wichtiger Aspekt ist die Reduktion des Papierverbrauchs, der nicht nur Kosten spart, sondern auch nachhaltiger ist. Ein digitalisiertes System ermöglicht zudem einen schnelleren Zugriff auf Dokumente und eine effektivere Zusammenarbeit, da die Dokumente zentral gespeichert und von überall auf der Welt abrufbar sind.

Effizienzsteigerung durch optimierte Rechnungseingangsverarbeitung

Durch die Nutzung eines DMS können Unternehmen ihre Prozesse rund um den Rechnungseingang erheblich optimieren. Der Prozess der Rechnungsbearbeitung wird automatisiert, von der Eingangsverarbeitung bis hin zur Archivierung. Das reduziert nicht nur die Bearbeitungszeit, sondern auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Automatisierte Workflows sorgen für eine schnelle und effiziente Bearbeitung der Dokumente, was letztlich die gesamte Betriebsleistung verbessert.

GoBD-Konformität durch Revisionssicherheit und Dokumentation

Ein weiterer entscheidender Vorteil eines DMS ist die Unterstützung bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften, wie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD). Die revisionssichere Speicherung von Dokumenten ist eine Grundforderung der GoBD, die durch ein DMS effektiv erfüllt wird. Alle Dokumente werden in einer Weise gesichert, dass sie gegen unbefugten Zugriff geschützt und jederzeit nachvollziehbar sind.

Durch Digitalisierung und DMS erreichen Unternehmen nicht nur eine signifikante Prozessoptimierung, sondern setzen auch die Voraussetzungen für eine zukunftsorientierte, effiziente und sichere Datenverwaltung. Mit der papierlosen Verarbeitung und Archivierung stehen sie zudem im Einklang mit modernen Umweltstandards, was ihnen hilft, ihrer sozialen Verantwortung gerecht zu werden.

Umsetzung der GoBD-Anforderungen bei der Archivierung von XRechnungen

Die effiziente Archivierung von XRechnungen unter Berücksichtigung der GoBD-Vorschriften stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Die XRechnung, die speziell für den interoperablen Austausch elektronischer Rechnungen in Deutschland konzipiert wurde, muss gemäß diesen gesetzlichen Anforderungen sorgfältig verwaltet werden.

Zur rechtskonformen Archivierung dieser elektronischen Rechnungen wird vielfach spezialisierte Archivierungssoftware verwendet, die nicht nur die Integrität und Authentizität der Daten garantiert, sondern auch deren Nachvollziehbarkeit und Zugriffssicherheit sicherstellt. Hierbei spielt das ersetzende Scannen eine essenzielle Rolle, da es ermöglicht, Papierrechnungen in einem digitalen Format rechtskonform zu archivieren.

Verwendung geeigneter Archivierungssoftware, die speziell für die GoBD-Vorschriften optimiert ist.
Garantie der Vollständigkeit und Unveränderlichkeit der archivierten XRechnungen.
Regelmäßige Überprüfungen der Sicherheitsvorkehrungen und Zugriffsberechtigungen gemäß GoBD.

Die Beachtung dieser Punkte trägt dazu bei, dass Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und zugleich ihre Prozesseffizienz steigern können. Es bleibt essentiell, dass die verwendeten Systeme stets den aktuellen gesetzlichen Entwicklungen angepasst werden, um Compliance zu gewährleisten.

Fazit

Die fortschreitende Digitalisierung hat auch die Notwendigkeit einer ordnungsgemäßen Rechnungsarchivierung stärker in den Fokus gerückt. Mit der verbindlichen Einführung der xRechnung im B2B-Sektor ab 2025 werden Unternehmen mit neuen Herausforderungen, aber zugleich auch mit beachtlichen Chancen konfrontiert. Eine sorgfältige Vorbereitung auf die gesetzlichen Anforderungen ist unerlässlich, um einerseits die Compliance zu gewährleisten und andererseits Effizienzvorteile auszuschöpfen.

Dokumentenmanagementsysteme kommen hierbei eine Schlüsselrolle zu, indem sie nicht nur eine GoBD-konforme Aufbewahrung von Rechnungen ermöglichen, sondern auch die betriebliche Effizienz beachtlich steigern. Durch die Implementierung solcher Systeme lassen sich Ressourcen schonen, Fehlerquellen minimieren und betriebliche Abläufe beschleunigen. Somit ist die Rechnungsarchivierung nicht nur ein gesetzlich bedingtes Muss, sondern fungiert auch als strategischer Hebel im Rahmen der unternehmerischen Digitalisierung.

Unternehmen, die frühzeitig die Weichen für eine digitale Rechnungsverarbeitung stellen, profitieren von einer erhöhten Kosteneffizienz und einer nachhaltigeren Unternehmensführung. Durch die vorausschauende Integration der xRechnung, die wichtige Datenelemente standardisiert und somit Austauschprozesse vereinfacht, stellen sie sich zukunftssicher auf und nehmen eine Vorreiterrolle in der digitalen Wirtschaft ein. Die Digitalisierung der Rechnungsverwaltung ist somit ein entscheidender Schritt, um Compliance sicherzustellen und gleichzeitig die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu stärken.

FAQ

Was sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen?

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen betragen zehn Jahre. Dies gilt sowohl für Eingangs- als auch für Ausgangsrechnungen. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Wie kann man Rechnungen gegen Verlust, Manipulation und Beschädigung sichern?

Um Rechnungen sicher zu archivieren, sollten sie in einem revisionssicheren Dokumentenmanagementsystem gespeichert werden. Dieses schützt die Dokumente vor Verlust und Manipulation und sichert ihre Integrität, auch beim Ersatzscanning von Papierrechnungen.

Was versteht man unter der GoBD-Konformität bei der Rechnungsarchivierung?

Die GoBD-Konformität umfasst die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation. Rechnungen müssen so archiviert werden, dass sie vollständig, unveränderlich und jederzeit verfügbar sind, die Verfahrensdokumentation eingehalten wird und der Schutz vor unbefugtem Zugriff gewährleistet ist.

Welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bei der Archivierung von Rechnungen?

Ein Dokumentenmanagementsystem bietet zahlreiche Vorteile wie die Digitalisierung des Archivierungsprozesses, verbesserte Workflow-Optimierung, erhöhte Effizienz in der Rechnungseingangsverarbeitung und hilft, GoBD-Konformität durch Revisionssicherheit und vollständige Dokumentation zu gewährleisten.

Wie kann ich sicherstellen, dass die Archivierung von XRechnungen den GoBD-Vorschriften entspricht?

Die Archivierung von XRechnungen muss nach den GoBD-Richtlinien erfolgen. Das heißt, elektronische Belege müssen verlustfrei, revisionssicher und entsprechend den Anforderungen des ersetzenden Scannens gespeichert werden. Spezielle Archivierungssoftware unterstützt dabei, die XRechnungen rechtskonform zu archivieren.