Die wichtigsten Anforderungen der DIN EN 16931 an elektronische Rechnungen

Die DIN EN 16931 hat sich seit dem 28. Juni 2017 als zentrale europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung etabliert. Sie definiert die wesentlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen, die als strukturierter Datensatz vorliegen müssen, um eine effiziente, medienbruchfreie Verarbeitung zu ermöglichen. Besonders relevant ist diese Norm für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern in Geschäftskontakt stehen, da diese seit 2020 verpflichtet sind, Rechnungen in elektronischer Form zu versenden.

Die E-Rechnung unterscheidet sich von herkömmlichen Rechnungen durch ihre elektronische Struktur, welche die automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Gemäß der EU–Richtlinie 2014/55/EU und dem Bundes-E-Rechnungsgesetz, das am 4. April 2017 in Kraft trat, müssen Lieferanten und Dienstleister des Bundes ihre Rechnungen elektronisch gemäß der Europäischen Norm EN-16931 und dem XRechnung-Standard einreichen.

Zentrale Erkenntnisse

Die DIN EN 16931 ist seit dem 28. Juni 2017 für den einheitlichen Austausch elektronischer Rechnungen gültig.
Elektronische Rechnungen müssen in einem strukturierten Format vorliegen.
Seit 2020 sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, E-Rechnungen zu verwenden.
Der XRechnung-Standard spezifiziert die Anforderungen der DIN EN 16931 für Deutschland.
Die E-Rechnungspflicht wird ab dem 1. Januar 2025 auf den inländischen B2B-Bereich ausgeweitet.

Um Unternehmen bei der Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung zu unterstützen, steht die Hotline zur Zentrale Rechnungseingangssteuerung (ZRE) von Montag bis Freitag von 8:00 bis 16:00 Uhr unter der Telefonnummer +49 228 99681-10101 zur Verfügung.

Grundlagen und Relevanz der DIN EN 16931

Die DIN EN 16931 stellt einen EU-weiten Standard für die elektronische Rechnungsstellung dar. Sie dient als Grundlage für eine einheitliche E-Invoicing-Praxis, insbesondere im Bereich öffentlicher Aufträge und im B2B-Geschäft. Wesentlich ist die Norm, da sie die Basis für eine rechtskonforme, effiziente und standardisierte Abwicklung von Rechnungen über Landesgrenzen hinweg bildet.

Definition der elektronischen Rechnung

Eine elektronische Rechnung wird gemäß E-Rechnungsverordnung (ERechV) als ein strukturiertes elektronisches Format definiert, welches eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Im Gegensatz zu Bild- oder PDF-Dokumenten sind strukturierte Formate wie XML erforderlich. Die EN16931 Definition legt fest, welche Mindestanforderungen diese Rechnungen erfüllen müssen, damit sie als rechtmäßige Dokumente erkannt werden.

Rechtliche Grundlagen

Die rechtlichen Grundlagen für das E-Invoicing werden durch die Richtlinie 2014/55/EU und das Wachstumschancengesetz geschaffen. Diese Gesetze fordern, dass Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen nach neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten müssen. Der XRechnung Standard in Deutschland sowie das ZUGFeRD-Format sind hier von zentraler Bedeutung. Insbesondere öffentliche Aufträge unterliegen diesen Regularien, um eine medienbruchfreie und effiziente Abwicklung zu gewährleisten. Zudem müssen diese Rechnungen die steuerlichen Anforderungen an Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit erfüllen.

Ein weiterer Punkt ist die Initiative der EU-Kommission, die für grenzüberschreitende Transaktionen eine verpflichtende Nutzung der E-Rechnung in Verbindung mit einem Meldesystem vorschlägt. Dies soll die Interoperabilität und automatisierte Verarbeitung basierend auf der EN16931 Definition sicherstellen.

Ab dem 1. Januar 2025 Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen für B2B-Umsätze.
Förderung der Interoperabilität durch strukturierte Datensätze gemäß EN16931.
Rechtssichere und effiziente Abwicklung durch XRechnung und ZUGFeRD.

Die Einführung dieser neuen Standards und rechtlichen Anforderungen markiert einen tiefgreifenden Wandel in der deutschen und europäischen Rechnungsstellung, der sowohl Effizienz als auch Compliance verbessert.

Technische Anforderungen nach EN16931

Die DIN EN16931 definiert klare technische Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung. Diese Norm ist entscheidend für die Interoperabilität und die Effizienz elektronischer Prozesse im Geschäftsverkehr. Der Standard berücksichtigt sowohl syntaktische als auch semantische Vorgaben, um eine einheitliche und fehlerfreie Datenerfassung zu gewährleisten.

Syntaktische Vorgaben

Die syntaktischen Vorgaben nach EN16931 verlangen, dass E-Rechnungen spezifischen XML-Schemata wie UBL (Universal Business Language) und UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) entsprechen. Diese Vorgaben gewährleisten, dass die strukturierte Datenübermittlung einheitlich und maschinenlesbar erfolgt. Zusätzlich wird die Leitweg-ID verwendet, um Rechnungen eindeutig zuzuordnen und korrekt zu verarbeiten.

Semantische Vorgaben

Die semantischen Anforderungen regeln den standardisierten Inhalt einer E-Rechnung. Hierbei wird ein Datenmodell festgelegt, das sogenannte „Core Invoice Model“. Dieses Modell bestimmt Pflichtfelder und einheitliche Geschäftsterminologien, um den Inhalt der Rechnungen konsistent und nachvollziehbar zu gestalten. Dadurch wird sicher gestellt, dass Rechnungen einen strukturierten und nachvollziehbaren Aufbau haben.

Nationale und branchenspezifische Erweiterungen

Für nationale und branchenspezifische Anforderungen gibt es die sogenannten CIUS (Core Invoice User Specification). Diese Erweiterungen erlauben es, spezifische Geschäftsregeln und Datenmodelle zu berücksichtigen, um länderspezifische und branchenspezifische Anforderungen zu erfüllen. In Deutschland wird beispielsweise der XRechnung-Standard verwendet, der den Vorgaben von EN16931 entspricht und zusätzliche nationale Spezifikationen integriert.

Zudem spielen Validierungswerkzeuge eine wichtige Rolle. Sowohl CEN als auch der IT-Planungsrat bieten technische Mittel zur Validierung von Geschäftsregeln an. Diese Tools unterstützen Unternehmen dabei, die Konformität ihrer E-Rechnungen zu prüfen und sicherzustellen, dass alle technischen Anforderungen eingehalten werden.

Damit eine E-Rechnung nach EN16931 vollständig interoperabel ist, müssen alle syntaktischen, semantischen und spezifischen Erweiterungen berücksichtigt werden. Dies ermöglicht eine reibungslose und automatisierte Verarbeitung über verschiedene Systeme und Ländergrenzen hinweg.

Fazit

Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 markiert einen bedeutenden Schritt Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im B2B Bereich. Im Vergleich zum ursprünglichen EU-Plan, der die Verpflichtung erst ab 2028 vorsah, wird Deutschland drei Jahre früher aktiv. Diese Entscheidung zeigt den starken Willen, die Vorteile der E-Rechnung wie Kostenreduktion und rechtskonforme Digitalisierung so schnell wie möglich zu nutzen und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Die europäische Norm EN 16931 bildet die Grundlage für einheitliche Inhalte und Formate der E-Rechnungen. Das macht die Umstellung auf elektronische Rechnungen nicht nur für inländische, sondern auch für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen zukunftssicher. Bis Ende 2025 sind neben dem EU-Standard auch andere Formate zulässig, was den Unternehmen etwas Flexibilität bietet, bevor die EN16931-Norm ab 2028 verpflichtend wird.

Das Wachstumschancengesetz schafft die rechtlichen Rahmenbedingungen für die verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen ab 2025. Dies zielt vor allem auf die Betrugsbekämpfung im Bereich der Mehrwertsteuer und die Einführung eines elektronischen Meldesystems ab. Die Umstellung wird von SEEBURGER und anderen Anbietern durch Lösungen wie EDI, ZUGFeRD, Factur-X und Peppol unterstützt, wodurch eine reibungslose Implementierung und Anpassung an die neuen gesetzlichen Anforderungen gewährleistet ist.

Insgesamt stellt die verpflichtende Einführung der E-Rechnung im B2B Bereich ein wichtiges Element auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung und Optimierung der finanziellen Prozesse dar. Unternehmen müssen sich auf die neuen Anforderungen einstellen, um die Vorteile der E-Rechnung, wie Effizienzsteigerung und Kostenreduktion, maximal zu nutzen und zugleich den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden.