Die DIN EN 16931 Norm wurde am 28. Juni 2017 veröffentlicht und stellt das Resultat einer europäischen Initiative dar, um ein einheitliches Format für den Austausch elektronischer Rechnungen zu schaffen. Diese Norm legt die wesentlichen Merkmale von eRechnungen fest, die europaweit anerkannt und gültig sind. Im Mittelpunkt steht die „Kernrechnung“, die nur die Basisinformationen einer Rechnung enthält.
Ergänzende Informationen durch länderspezifische und branchenspezifische Erweiterungen, die sogenannten CIUS (Core Invoice User Specifications), sind zusätzlich zu berücksichtigen. Ab dem Jahr 2020 müssen Rechnungen, die an öffentliche Behörden gerichtet sind, gemäß der Norm und der EU-Richtlinie 2014/55/EU in elektronischer Form übermittelt werden. Diese Vorgaben gelten insbesondere für öffentliche Auftraggeber und Unternehmen, die für solche Auftraggeber tätig sind, und haben weitreichende Auswirkungen auf die gesamte Wirtschaft.
Zentrale Erkenntnisse
- Die DIN EN 16931 Norm wurde zur Standardisierung von elektronischen Rechnungen in der EU entwickelt.
- Ab 2020 müssen Rechnungen an öffentliche Behörden in elektronischer Form gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU übermittelt werden.
- Die Norm standardisiert nur die Basisinformationen der Rechnung, während länderspezifische Erweiterungen ergänzend betrachtet werden müssen.
- Die Einhaltung der Norm ist für öffentliche Auftraggeber und deren Lieferanten verpflichtend und hat wirtschaftliche Auswirkungen.
- CIUS sind länderspezifische und branchenspezifische Erweiterungen zur Norm, die zusätzliche Anforderungen umfassen.
Was ist DIN EN 16931?
Die DIN EN 16931 ist eine europäische Vorgabe, die die elektronische Fakturierung standardisiert und somit einen wesentlichen Beitrag zur Optimierung der Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen leistet. Diese Norm umfasst sowohl technische als auch semantische Regeln zur einheitlichen Umsetzung der elektronischen Rechnungen in der gesamten EU.
Übersicht und Hintergrund
Die elektronische Fakturierung, auch bekannt als eRechnung, wurde durch die DIN EN 16931 auf eine gemeinsame Basis gestellt, um die Interoperabilität innerhalb der EU zu gewährleisten. Die Änderungen in der neuesten Version beinhalten unter anderem die Ergänzung eines europäischen Vorworts und diverse Korrekturen in Tabellen und Beispielen. Diese Modifikationen fördern die einheitliche Anwendung der Norm und erhöhen die Genauigkeit von Details wie der VAT-Identifikationsnummer.
Kernelemente und Standardisierung
Die Norm definiert klar die Kernrechnung als Hauptbestandteil der elektronischen Rechnungsstellung. Dabei werden zulässige Syntaxen wie UBL und UN/CEFACT CII sowie spezifische Datenmodelle durch die Norm festgelegt. Deutschland hat mit der XRechnung eine nationale Umsetzung dieser europäischen Vorgaben entwickelt, die zusätzliche Anforderungen für öffentliche Auftraggeber umfasst. Diese müssen Details wie die Leitweg-Identifikationsnummer und Bankverbindungsdaten berücksichtigen.
Anwendungsfälle und Verpflichtungen
Öffentliche Auftraggeber sind gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Verpflichtungen sind in gesetzten Fristen zu erfüllen, die variieren, je nach Verwaltungsebene. Zudem regelt die DIN EN 16931 auch die Verwendung elektronischer Signaturen und deren rechtlichen Rahmen. Beispielsweise sind Anpassungen in Tabellen wie den Tabellen 2 und 19 vorgenommen worden, um Daten wie Rabatte und Nettopreise konsistenter darzustellen.
Zusammenfassend bietet die DIN EN 16931 mit Ergänzungen wie dem CIUS und ZUGFeRD in Deutschland eine fundierte Grundlage für eine standardisierte und effiziente Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor.
Weitere Details zur Norm finden Sie hier
Umsetzung und Spezifikationen der EN16931
Die Umsetzung der EN16931 erfordert eine sorgfältige Planung und Strukturierung der elektronischen Rechnungsstellung von Rechnungsstellern und Empfängern. Ein zentrales Element hierbei ist die Auswahl eines gemeinsamen Rechnungsformates, auch als Syntax bekannt. Diese Syntax ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnungen und muss sich an das durch die Norm vorgegebene, syntaxneutrale semantische Datenmodell halten. Die semantische Ebene definiert die wesentlichen Inhalte einer Rechnung und sorgt somit für eine einheitliche Darstellung.
CIUS und ZUGFeRD
Ein wesentliches Element bei der Implementierung der EN16931 sind die Core Invoice User Specifications (CIUS), die länderspezifische und branchenspezifische Erweiterungen des Standards darstellen. In Deutschland beispielsweise wird der Standard durch die XRechnung repräsentiert. Diese nationale Spezifikation präzisiert die Geschäftsregeln und technischen Anforderungen, die zur Einhaltung der Norm erforderlich sind. ZUGFeRD, ein weiteres Format für den Austausch elektronischer Rechnungen, ergänzt diese Anpassungen und stellt sicher, dass die Integrität der Daten gewahrt bleibt.
Die Leitweg-Identifikationsnummer und andere elektronische Identifikationsdaten sind dabei entscheidend, um die Verarbeitung der Rechnungen auf Verwaltungsebene zu ermöglichen. Darüber hinaus bieten Plattformen wie PEPPOL Webservices zur sicheren Übermittlung und validieren die Einhaltung der Standardanforderungen mit Hilfe von Schematron-Dateien. Dies stellt sicher, dass Rechnungen korrekt erstellt und verarbeitet werden.
Die Verwendung von Cookies spielt ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Umsetzung der EN16931. Unterschiedliche Laufzeiten und Einsatzmöglichkeiten, wie zum Beispiel Borlabs Cookie für ein Jahr, Matomo für 13 Monate oder OpenStreetMap für bis zu 10 Jahre, zeigen die Vielfalt und Notwendigkeit technologischer Anpassungen. Diese technischen Instrumente gewährleisten die Einhaltung der Geschäftsregeln und bieten eine verlässliche Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung.