Alles, was Sie über die EN16931-Normenreihe wissen müssen

Die EN16931-Norm, veröffentlicht am 28. Juni 2017, setzt die europäische Richtlinie 2014/55/EU um und regelt die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern. Diese wichtige EU-Norm definiert die Kerninhalte für ein einheitliches Format elektronischer Rechnungen und ermöglicht länderspezifische sowie branchenspezifische Erweiterungen, die als Core Invoice Usage Specification (CIUS) bekannt sind.

Seit 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung im EN16931-Format an öffentliche Behörden verpflichtend. Diese Norm unterstützt die Interoperabilität und fördert die Digitalisierung der Rechnungsprozesse, indem sie die rechtlichen Rahmenbedingungen für die elektronische Rechnungsstellung festlegt. Ein bekanntes Beispiel ist die Umsetzung der E-Rechnungsverordnung (ERechV) und der nationale Standard XRechnung in Deutschland, der die Rechtskonformität sicherstellt und sowohl für öffentliche Behörden als auch für Unternehmen außerhalb des öffentlichen Auftragswesens von Bedeutung ist.

Wichtige Erkenntnisse:

Die EN16931 fördert die Interoperabilität elektronischer Rechnungen in der EU.
Seit 2020 sind elektronische Rechnungen im EN16931-Format für öffentliche Behörden verpflichtend.
EN16931 erlaubt länderspezifische und branchenspezifische Erweiterungen (CIUS).
Der deutsche Standard XRechnung setzt die Anforderungen der E-Rechnungsverordnung um.
Die Norm ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
Traffiqs-Netzwerk bietet eine Plattform für sicheren Austausch von Geschäftsdokumenten.
RICOH IDX-Lösung wird als Empfehlung für den elektronischen Rechnungsaustausch genannt.

Grundlagen und Bedeutung der EN16931

Die Grundlagen der EN16931 basieren auf der Förderung einer einheitlichen elektronischen Rechnungsstellung in der EU zur Erhöhung der Interoperabilität zwischen Unternehmen und Ländern. Diese elektronische Rechnungsstellung wird durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU reguliert, welche öffentliche Auftraggeber zur Akzeptanz und Verarbeitung von E-Rechnungen verpflichtet.

Die EN16931 stellt ein syntaxneutrales semantisches Datenmodell bereit, das Kernfelder für elektronische Rechnungen definiert. Ergänzende länderspezifische und branchenspezifische Erweiterungen, sogenannte CIUS, sind ebenfalls vorgesehen, um spezifische Anwendungsfälle abzudecken und nationale Anforderungen zu erfüllten.

Laut E-Rechnungsverordnung (ERechV) gelten elektronische Rechnungen nur als gültig, wenn sie in einem strukturierten Format erstellt, übermittelt und empfangen werden können. In Deutschland wird diese Anforderung durch den Standard XRechnung erfüllt, der die nationalen Anforderungen an elektronische Rechnungen umsetzt. Die Zentralde Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) schreibt die Nutzung von XRechnung für Rechnungen an Bundesbehörden vor.

Die neue Version der XRechnung, 3.0.1, tritt am 1. Februar 2024 in Kraft und bringt neue Pflichtfelder mit sich. Diese neue Version ersetzt die ältere Version 2.3.1, die nach dem Datum ihre Gültigkeit verliert. Die KoSIT hat beantragt, die nationalen Geschäftsregeln der XRechnung in die Spezifikation „Peppol BIS Billing 3.0“ aufzunehmen, um die Interoperabilität weiter zu fördern.

Weitere bedeutende Änderungen in der Version 3.0.1 integrieren Kernregeln aus dem Peppol-Kontext, um Unterschiede in den Geschäftsregeln zu minimieren. Neue oder geänderte Geschäftsregeln betreffen Elemente wie „Business process type“, „VAT accounting currency code“ und „Buyer electronic address“. Fehlercodes in der CIUS-XRechnung beginnen nun mit „PEPPOL“, was die Herkunft der Regeln aus der EU-Kernrechnung anzeigt.

Die Angleichung der deutschen Geschäftsregeln an das Peppol-National Ruleset ist ein bedeutender Schritt in Richtung verpflichtender elektronischer Rechnungsstellung im B2B-Kontext. Diese Verpflichtung wird sowohl im B2G- als auch im B2B-Kontext durch einheitliche Spezifikationen wie Peppol gefördert, was zur weiteren Digitalisierung von Geschäftsprozessen beiträgt.

Vorteile und Anwendung der EN16931

Die Europäische Norm EN16931 bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen und öffentlichen Behörden, indem sie als einheitlicher Standard für elektronische Rechnungsstellung dient. Diese Norm wurde entwickelt, um den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern und die Interoperabilität zwischen unterschiedlichen Geschäftsprozessen und Systemen sicherzustellen.

Standardisierung und Interoperabilität

Die EN16931 fungiert als gemeinsamer Sprachführer und schafft somit Klarheit und Einheitlichkeit in der elektronischen Rechnungsstellung. Dies fördert die Interoperabilität und erleichtert den Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen in unterschiedlichen EU-Ländern. Diese Standardisierung vereinfacht die Kommunikation und reduziert Handelshemmnisse, was den grenzüberschreitenden Handel erheblich fördert.

Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen

Durch die Automatisierung von Prozessen, die EN16931 ermöglicht, können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse optimieren und somit eine deutliche Effizienzsteigerung erreichen. Dies führt zu erheblichen Kosteneinsparungen, da Fehler reduziert und die Verarbeitung des gesamten Rechnungszyklus verbessert wird. Automatisierung und Prozessoptimierung tragen somit erheblich zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit bei.

Rechtskonformität und Digitalisierung

Die Einhaltung der EN16931-Norm garantiert die Rechtskonformität der elektronischen Rechnungsstellung gemäß der EU-Richtlinie und unterstützt gleichzeitig die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Dies ist von entscheidender Bedeutung, um die Integrität und Authentizität von Rechnungen zu gewährleisten. Durch die Digitalisierung wird nicht nur die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sichergestellt, sondern auch die Transformation und Modernisierung der Geschäftsprozesse vorangetrieben.

Technische Aspekte der EN16931

Die EN16931-Norm spielt eine wesentliche Rolle bei der Standardisierung digitaler Rechnungen in Europa. Sie definiert ein umfassendes Datenmodell und spezifiziert mehrere Syntaxen zur Implementierung elektronischer Rechnungen.

Durch die Verwendung des sentatischen Datenmodells der EN16931 können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechnungen den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen. Dieser Standard unterstützt mehrere Syntaxen wie UBL (Universal Business Language) und UN/CEFACT CII (Cross-Industry Invoice), was die Interoperabilität und den Austausch zwischen verschiedenen Systemen ermöglicht.

Datenmodell und Syntaxen

Das von der EN16931 definierte Datenmodell ist syntaxneutral und umfasst wichtige Kernelemente wie Rechnungsdaten, Lieferantendaten und Zahlungsinformationen. Die zugrundeliegenden Syntaxen sind XML-basierte Formate wie XML-Schemata UBL und UN/CEFACT CII.

UBL (Universal Business Language)
UN/CEFACT CII (Cross-Industry Invoice)

Mit mehr als 2000 verschiedenen Werten für mögliche Mengeneinheiten und der Unterstützung von über 40 verschiedenen Dokumententypen für Rechnungen oder Gutschriften bietet die Norm ein hohes Maß an Flexibilität.

Geschäftsregeln und Validierung

Ein wesentlicher Bestandteil der EN16931 sind die zahlreichen Geschäftsregeln, die sicherstellen, dass elektronische Rechnungen den rechtlichen und geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Diese Geschäftsregeln werden mithilfe von Schematron-Dateien validiert, um die Datenintegrität zu gewährleisten.

Da in den Niederlanden beispielsweise Blumen und Agrarprodukte überwiegend auf Basis der CrossIndustryInvoice gehandelt werden, sind präzise Geschäftsdaten und Validierung von entscheidender Bedeutung. Hier kommt Schematron ins Spiel, das sicherstellt, dass die Daten korrekt und vollständig übertragen werden.

Für die effiziente Verarbeitung von Rechnungen benötigen die Empfänger in der Regel etwa 20 bis 25 Informationen. Durch die Standardisierung und Validierung nach EN16931 können Unternehmen sicherstellen, dass all diese Informationen korrekt geliefert werden.

Mit dem steigenden Einsatz von CIUS (Core Invoice Usage Specification) innerhalb Europas wird die Einhaltung dieser Geschäftsregeln noch wichtiger, um die Kompatibilität und Interoperabilität in der gesamten EU sicherzustellen.

Fazit

Die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) gemäß EN16931-Norm bringt enorme Vorteile für die Geschäftswelt. Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland die E-Rechnung für inländische B2B-Transaktionen verpflichtend. Diese Maßnahme zielt darauf ab, die Effizienz und Standardisierung der Rechnungsstellung zu fördern. Seit 2011 erkennt der Gesetzgeber elektronische Rechnungen als ordnungsgemäß für umsatzsteuerliche Zwecke an, was die Akzeptanz und Verbreitung solcher Rechnungsformate erleichtert hat.

Die standardisierten Datensätze der E-Rechnung sorgen für eine einheitliche Kommunikation zwischen Käufer und Verkäufer und werden über eine staatliche Clearing-Plattform der Finanzverwaltung zugänglich gemacht. Diese Norm ist europaweit unter EN16931 festgelegt und erleichtert den grenzüberschreitenden Handel erheblich, indem sie die Komplexität und den Verwaltungsaufwand reduziert. Der zukünftige Reformplan „VAT in the Digital Age (ViDA)“ wird zusätzlich den Anwendungsbereich des One-Stop-Shop erweitern und lokale Registrierungen in mehreren EU-Staaten überflüssig machen.

Die geplanten Änderungen, die ab 2025 wirksam werden sollen, werden nicht nur die rechtlichen Anforderungen vereinheitlichen, sondern auch die Digitalisierung der Geschäftskommunikation vorantreiben. Dies ist ein bedeutender Schritt hin zu einer zukunftssicheren und effizienten Wirtschaftslandschaft. Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung liegen klar auf der Hand: Standardisierung, Effizienzsteigerung und Rechtskonformität. Unternehmen, die sich frühzeitig an diese Veränderungen anpassen, werden langfristig von den Vorteilen elektronischer Rechnungsstellung profitieren.