5 wichtige rechtliche Aspekte der E-Rechnung, die Sie beachten müssen

Elektronische Rechnungen liegen im Trend: Im Jahr 2021 haben bereits 43% der Unternehmen in Deutschland ihre Rechnungen digital versandt, im Jahr 2018 waren es noch 19%. Besonders kleine Unternehmen profitieren von der digitalen Rechnungsstellung durch Zeit- und Kosteneinsparungen. Seit 2011 sind elektronische Rechnungen der Papierrechnung gleichgestellt und können auch ohne Signatur gültig sein. Dennoch gibt es wichtige rechtliche Anforderungen für E-Rechnungen, die beachtet werden müssen, um rechtlichen Vorgaben zu entsprechen.

Zu den rechtlichen Anforderungen gehört dabei insbesondere die Einhaltung der Pflichtangaben nach §14 UStG, die Zustimmung des Empfängers sowie die Sicherstellung der Echtheit, Unversehrtheit der Daten und Lesbarkeit der E-Rechnung. Elektronische Rechnungen unterliegen zudem der Aufbewahrungspflicht gemäß §14b UStG und müssen zehn Jahre lang archiviert werden.

Das Wichtigste auf einen Blick

Es gelten dieselben Pflichtangaben wie bei Papierrechnungen gemäß §14 UStG.
Empfänger müssen der elektronischen Zustellung der Rechnung zustimmen.
Die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung muss gewährleistet sein.
Die Rechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
Elektronische Archivierung ist erforderlich, ein Ausdruck auf Papier genügt nicht.

Pflichtangaben und Zustimmung des Empfängers

Die Einführung der E-Rechnung gemäß §14 UStG bringt einige wissenwerte Aspekte mit sich, die sowohl für große als auch kleine Unternehmen von Bedeutung sind. Dies umfasst die Pflichtangaben, die gleichermaßen wie bei Papierrechnungen notwendig sind, sowie die Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Rechnungsstellung.

Pflichtangaben gemäß §14 UStG

Die Pflichtangaben E-Rechnung sind gesetzlich geregelt und identisch zu denen der klassischen Papierrechnung. Es sind folgende Informationen notwendig:

Name und Anschrift des leistenden Unternehmens sowie des Leistungsempfängers
Steuernummer oder umsatzsteuerliche Identifikation (USt-ID)
Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
Beschreibung der Leistung oder Lieferung, einschließlich Menge und Entgelt

Der Gesetzgeber sieht diese Angaben als unerlässlich, um Handelsrecht Compliance zu gewährleisten. Eine genaue Befolgung dieser Vorgaben ist daher zwingend notwendig.

Zustimmung des Empfängers

Für die elektronische Rechnungsstellung ist jedoch auch die Zustimmung elektronische Rechnung des Empfängers erforderlich. Gemäß §14 UStG E-Rechnung kann diese Zustimmung in unterschiedlicher Form erfolgen:

Explizit durch eine formlose Einverständniserklärung.
Indirekt, durch einen Hinweis in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB).
Stillschweigend, beispielsweise durch die kommentarlose Begleichung der Rechnung.

Für die zukünftigen Pflichten sieht die EU-Kommission zudem weitergehende Maßnahmen vor. Im Rahmen des ViDA-Initiativs der EU-Kommission wird ein elektronisches Meldesystem geplant, das ab 2030 oder 2032 die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ablösen soll.

Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der E-Rechnung

Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben gemäß §§14 UStG spielt eine entscheidende Rolle bei der Nutzung von E-Rechnungen. Um die Echtheit der Rechnung sicherzustellen, müssen spezielle Anforderungen beachtet werden, die die Herkunft, Unversehrtheit und Lesbarkeit betreffen.

Echtheit der Herkunft

Die Echtheit der Rechnung kann durch interne Kontrollverfahren wie das Vier-Augen-Prinzip gewährleistet werden. Außerdem können qualifizierte elektronische Signaturen oder der elektronische Datenaustausch (EDI) zur Authentifizierung genutzt werden. Dies bedeutet, dass sogenannte qualifizierte Zertifikate von Zertifizierungsdienstanbietern erforderlich sind.

Unversehrtheit des Inhalts

Die Rechnungssicherheit und Unversehrtheit des Inhalts sind zentral für die Glaubwürdigkeit einer PDF-Rechnung. Hierfür muss die Rechnung in einem unveränderlichen Format wie PDF oder Bilddateien versendet werden. Ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und erbrachter Leistung ist notwendig. Diese Anforderungen sichern, dass die Inhalte unverfälscht und korrekt sind.

Lesbarkeit

Eine gute Lesbarkeit der E-Rechnung ist ein weiteres Muss. Komplexe Grafiken oder Bilder sollten daher vermieden werden, um die Lesbarkeit nicht zu beeinträchtigen. Um den Anforderungen der GoBD zu entsprechen, müssen die Rechnungen zudem ordnungsgemäß archiviert werden. Die elektronische Archivierung über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum gewährleistet eine effiziente und zuverlässige Dokumentation.

Insgesamt tragen diese Maßnahmen dazu bei, die Rechnungssicherheit zu gewährleisten und den gesetzlichen Anforderungen umfassend zu entsprechen. Dies ist nicht nur für den rechtlichen Rahmen bedeutend, sondern fördert auch eine reibungslose und zuverlässige Buchhaltung.

Rechtliche Aspekte der E-Rechnung

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die E-Rechnung sind klar definiert und stellen sicher, dass alle elektronischen Rechnungen gemäß den aktuellen Steuergesetzen verarbeitet und archiviert werden.

Elektronische Archivierung

Gemäß den GoBD Vorschriften und der Steuergesetzgebung müssen elektronisch ausgestellte Rechnungen auch digital archiviert werden. Ein einfacher Papierausdruck genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht und führt zu einem Medienbruch. Stattdessen ist eine elektronische Archivierung erforderlich, bei der insbesondere der Originalzustand digital beibehalten werden muss. Dies ermöglicht eine medienbruchfreie und effiziente Verarbeitung sowie schnellere Durchlaufzeiten.

Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist Dokumente, einschließlich E-Rechnungen, beträgt gemäß den GoBD Vorschriften und der aktuellen Steuergesetzgebung zehn Jahre. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Ab dem 1. Januar 2025 wird es für alle Unternehmen im B2B-Bereich Pflicht sein, E-Rechnungen in einem bestimmten Format zu empfangen und zu verarbeiten, das den europäischen Standard erfüllt. Durch diese neuen Regeln im Rechnungsmanagement und in der Finanzbuchhaltung Digitalisierung werden Steuerprozesse optimiert und die Steuergesetzgebung in der EU harmonisiert.

Fazit

Die fortschreitende Digitalisierung und die bevorstehende gesetzliche Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ab dem 1. Januar 2025 markieren einen bedeutenden Wendepunkt im Rechnungswesen. Unternehmen müssen sich nicht nur auf die Nutzung von E-Rechnungen für B2B-Transaktionen einstellen, sondern auch für grenzüberschreitende Geschäfte gemäß den Vorschlägen der EU-Kommission.

Der elektronische Rechnungsaustausch bietet zahlreiche Vorteile wie verkürzte Durchlaufzeiten, reduzierte Papierkosten und durch digitale Archive einen sofortigen Zugriff auf wichtige Daten für Unternehmen und Steuerbehörden. Dabei werden Anforderungen wie die Sicherstellung der Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnungen betont, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten. Jeder Unternehmer hat hierbei die Freiheit, die Methoden zur Erfüllung dieser Anforderungen selbst zu wählen.

Das Wachstumschancengesetz und Projekte wie ViDA schaffen darüber hinaus die notwendigen Grundlagen für standardisierte und qualitativ hochwertige umsatzsteuerliche Meldungen. Die Nutzung von Formaten, die dem europäischen Rechnungsstandard EN16931 entsprechen, wird dabei unerlässlich. Es gibt Übergangsregelungen bis Ende 2026, sodass eine schrittweise Umstellung möglich ist. Ab 2028 jedoch muss jedes Unternehmen die neuen gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen vollständig erfüllen.

Der Weg hin zur flächendeckenden Nutzung von E-Rechnungen bedeutet für viele Unternehmen eine wichtige Umstellungsphase, sowohl technisch als auch organisatorisch. Mit den Vorteilen wie Kostenersparnis, Platzersparnis und Optimierungspotential in der täglichen Praxis bietet die elektronische Rechnungsstellung jedoch enorme Zukunftsperspektiven. Firmen, die frühzeitig auf die digitale Rechnungsstellung umsteigen, sichern sich nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern optimieren auch ihre Geschäftsprozesse und bleiben wettbewerbsfähig.