3 häufige Herausforderungen bei der Umstellung auf E-Rechnungen und wie Sie sie meistern

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2025 für Unternehmen im inländischen B2B-Bereich zur Pflicht. Diese Maßnahme, unterstützt durch das Wachstumschancengesetz, bringt allerdings auch einige Herausforderungen mit sich. Hierzu zählen insbesondere technische Anforderungen, rechtliche und organisatorische Hürden sowie die Notwendigkeit, Mitarbeiter für neue Prozesse zu schulen. Es ist essenziell für Unternehmen, diese Herausforderungen aktiv anzugehen, um die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen und die neuen Steuervorschriften zu erfüllen.

Die Notwendigkeit der Integration von digitalen Rechnungsprozessen ergibt sich nicht nur aus steuerlichen Anforderungen, sondern auch aus der Tatsache, dass öffentliche Auftraggeber schon seit dem 27. November 2020 E-Rechnungen verwenden. Ab 2025 sind Unternehmen verpflichtet, diese Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Zahlreiche Organisationen sehen sich dank dieser Umstellung Verbesserungen in der Automatisierung und Prozessoptimierung gegenüber, doch der Übergang ist nicht ohne Tücken.

Ein besonderes Augenmerk liegt auf den aktuellen Entwicklungen, wie etwa dem Vorschlag der EU-Kommission, die E-Rechnung auch für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen verpflichtend zu machen. Außerdem definiert das Wachstumschancengesetz die elektronische Rechnung als ein strukturiertes Format nach dem europäischen Rechnungsstandard EN16931. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie rechtliche Vorgaben rund um die Lesbarkeit und Datensicherheit einhalten und dabei gleichzeitig Datenschutzfragen klären.

Wichtige Erkenntnisse

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist ab dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich verpflichtend.
Das Wachstumschancengesetz schafft die Grundlage für die Einführung einer Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen für Umsatzsteuerzwecke.
Die technische Integration und Systemkompatibilität sind wesentliche Herausforderungen.
Rechtliche und organisatorische Anforderungen, wie die Einhaltung der EU-Norm EN16931, müssen beachtet werden.
Die Schulung von Mitarbeitern für die neuen digitalen Rechnungsprozesse ist unerlässlich.
Elektronische Rechnungen helfen, Liquidität zu verbessern und Tippfehler zu minimieren.
E-Rechnungen im ZUGFeRD-Standard tragen zur Reduzierung des CO2-Fußabdrucks bei.

Technische Anforderungen und Systemintegration

Ein zentraler Aspekt bei der Umstellung auf E-Rechnungen ist die technische Integration in bestehende Unternehmenssoftware. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Systemlandschaften an die E-Invoicing-Pflichten anzupassen und dabei sicherzustellen, dass die neuen Prozesse nahtlos funktionieren.

Integration in bestehende Systeme

Die erfolgreiche Implementierung der Systemintegration E-Rechnung erfordert oft Investitionen in neue Software und Hardware. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre aktuellen Buchhaltungssysteme und ERP-Lösungen mit den neuen E-Invoicing-Lösungen kompatibel sind. Sorgfältige Planung und eine schrittweise Integration können dabei helfen, technische Hürden zu überwinden und eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten.

Kompatibilität verschiedener Formate und Standards

Ein weiteres zentrales Thema ist die Kompatibilität der Formate. In Deutschland gelten gemäß dem Wachstumschancengesetz ab 2025 neue Standards. Diese umfassen den EU-Standard EN16931 und nationale Standards wie ZUGFeRD und XRechnung. Die Unternehmenssoftware muss in der Lage sein, diese unterschiedlichen Formate zu verarbeiten. Dies ist besonders wichtig, um eine medienbruchfreie, automatisierte Verarbeitung zu gewährleisten, die den Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit genügt.

Auswahl einer flexiblen E-Invoicing-Lösung

Eine flexible und skalierbare E-Invoicing-Lösung ist unerlässlich, um den zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden. Diese Lösungen müssen nicht nur bestehende Formate unterstützen, sondern sich auch schnell an neue Entwicklungen anpassen können. Zudem sollten sie die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien sicherstellen und mögliche Optimierungen bei der Datenverarbeitung bieten. Investitionen in solche E-Invoicing-Lösungen tragen erheblich zur Effizienzsteigerung der Buchhaltungsprozesse und zur Reduzierung der Betriebskosten bei.

Angesichts der Verpflichtung ab 2025 zur Verwendung von E-Rechnungen in B2B-Bereichen ist die sorgfältige Planung und Auswahl geeigneter E-Invoicing-Lösungen ein entscheidender Faktor für den Erfolg der digitalen Transformation jedes Unternehmens. Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und die Integration in die bestehende Unternehmenssoftware werden den Unterschied zwischen einer erfolgreichen und einer problematischen Umstellung ausmachen.

Rechtliche und regulatorische Hürden

Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt zahlreiche rechtliche und regulatorische Herausforderungen mit sich. Ab 2025 müssen alle Unternehmen und Selbstständigen elektronische Rechnungen annehmen. Diese Verpflichtung erfordert eine genaue Einhaltung der Steuervorschriften, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Einhaltung von Steuervorschriften

Die Steuervorschriften verlangen, dass elektronische Rechnungen ab 2026 im B2B-Bereich ausschließlich in diesem Format übermittelt werden dürfen. Dies bedeutet, dass eine Zustimmung im Jahr 2025 notwendig ist, um Geschäftskunden weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen zu senden. Zudem müssen die Rechnungsdaten ab 2028 parallel an das Finanzamt gemeldet werden. Dies erhöht die Anforderungen an die E-Rechnungsstandards, wie etwa ZUGFeRD und XRechnung.

Archivierungspflichten und Prüfanforderungen

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle relevanten Informationen langfristig archivieren und jederzeit für Prüfungen zugänglich machen können. Staatliche oder private eRechnungs-Plattformen werden die Rechnungen auf Plausibilität prüfen und die Daten an die Finanzverwaltung melden, wodurch die Einhaltung der Steuervorschriften weiter sichergestellt wird. Zudem dürfen Rechnungen nicht mehr allein mit Word oder Excel erstellt werden.

ZUGFeRD und XRechnung Standard

Die Nutzung der E-Rechnungsstandards ZUGFeRD und XRechnung wird immer wichtiger, um alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Hybride Rechnungen, die aus einer PDF- und einer XML-Datei bestehen, könnten hier eine Lösung bieten. Diese Standards garantieren die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts, was sie zu einer wichtigen Voraussetzung für die zukünftige automatisierte Weiterverarbeitung und die Kommunikation mit ausländischen Geschäftspartnern macht.