Die elektronische Rechnungsstellung gewinnt in Deutschland zunehmend an Bedeutung. Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen nach neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten. Mit dieser Regelung sollen Geschäftsprozesse digitalisiert und optimiert werden. Ein Beispiel dafür ist die Nutzung von E-Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber, um Effizienz und Kostenersparnisse zu steigern.
Da die E-Rechnungspflicht jedoch zunächst mit Unsicherheiten verbunden ist, stehen viele Unternehmen – insbesondere kleinere und mittelständische (KMU) – vor Herausforderungen bezüglich der technischen Umsetzung, Integration in bestehende Systeme sowie Datenschutz und Mitarbeiterschulungen. Auch durch die EU-Vorschläge zur grenzüberschreitenden Nutzung der E-Rechnung müssen diese Unternehmen nun neue digitale Prozesse adoptieren. Weitere Informationen zur E-Rechnungspflicht in Deutschland können Sie hier finden.
Wichtige Erkenntnisse:
- Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten.
- Die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen für Umsatzsteuerzwecke beginnt ebenfalls ab dem 1. Januar 2025.
- EU-Kommission schlägt verpflichtende E-Rechnungen für grenzüberschreitende B2B-Umsätze vor.
- Die E-Rechnung soll Geschäftsprozesse optimieren und Kosten senken.
- Technische Umsetzung, Systemintegration und Datenschutz sind kritische Faktoren für KMUs.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung ist ein in elektronischem Format ausgestelltes und empfangenes Dokument, das die steuerrechtlichen Anforderungen gemäß Umsatzsteuerrecht erfüllt. Bisher gab es keine einheitliche Definition E-Rechnung, aber strengere Vorgaben zeichnen sich durch das Wachstumschancengesetz ab. Zukünftig müssen E-Rechnungen einem strukturierten elektronischen Format entsprechen und den europäischen Rechnungsstandard EN16931 erfüllen.
Diese Definition ermöglicht es, elektronische Rechnungen nahtlos, sicher und automatisiert im Geschäftsverkehr zu nutzen. Die elektronische Verarbeitung von Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile: Sie steigert die Prozesseffizienz, reduziert den Papierverbrauch und optimiert das Finanzmanagement. Von der Umstellung profitieren vor allem Unternehmen, die ihre Geschäftsabläufe digitalisieren und vereinfachen möchten.
Zudem werden Formate wie XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) von der Finanzverwaltung als geeignet angesehen, den Anforderungen einer E-Rechnung zu entsprechen. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD wird der strukturierte Teil zukünftig als maßgeblich betrachtet, statt der bisher führenden Bilddatei. Die neuen Regelungen fördern die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Rechnungsstellung und erleichtern die elektronische Verarbeitung erheblich.
Rechtliche Rahmenbedingungen und Anforderungen
In Deutschland wirkt sich das Wachstumschancengesetz maßgeblich auf die künftige Handhabung der E-Rechnung aus. Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen nach neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Maßnahme ist ein bedeutender Schritt zur Digitalisierung und Prozessoptimierung im Geschäftsverkehr.
Was besagt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Das Wachstumschancengesetz bildet die Grundlage für die Einführung einer Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen für Umsatzsteuerzwecke. Diese wird ab dem 1. Januar 2025 für alle B2B-Transaktionen im Inland verpflichtend. Parallel dazu fordert die Richtlinie 2014/55/EU von den öffentlichen Auftraggebern bereits die Annahme und Verarbeitung von E-Rechnungen. Nationale Gesetze und Verordnungen auf Bundes- und Länderebene regeln die Umsetzung dieser Vorgabe, um eine einheitliche Anwendung zu gewährleisten.
Wie werden die steuerlichen Vorschriften umgesetzt?
Elektronische Rechnungen müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleisten. Diese Anforderungen sind essenziell für den Vorsteuerabzug. Zukünftig müssen strukturierte Formate verwendet werden, die den Europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung erfüllen. Unternehmen sind daher gefordert, verlässliche innerbetriebliche Kontrollverfahren einzurichten, die einen durchgängigen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung ermöglichen und so den steuerlichen Anforderungen entsprechen.
Die EU-Kommission schlägt zudem eine verpflichtende Nutzung der E-Rechnung für grenzüberschreitende Transaktionen vor, die voraussichtlich eingeführt wird, um den internationalen Geschäftsverkehr weiter zu vereinfachen und sicherer zu gestalten. Die Expertenrunde in Brüssel am 7. März 2024 wird sich intensiv mit den Themen der obligatorischen E-Rechnung für B2B-Umsätze sowie den Anliegen von KMU auseinander setzen.