Eine E-Rechnung ist mehr als eine einfache eingescannte oder PDF-Rechnung. Es handelt sich um elektronisch erstellte, übermittelte und empfangene Rechnungen, die aus strukturierten Rechnungsdaten bestehen. Diese Daten können automatisch weiterverarbeitet werden. Die europäische Norm EN 16931 legt einheitliche Inhalte und Formate für E-Rechnungen in ganz Europa fest.
Ab dem 27. November 2020 müssen Auftragnehmer der Bundesregierung ihre Rechnungen digital einreichen. Für Landesbehörden, Kommunen und privatwirtschaftliche Auftraggeber wurden noch keine verbindlichen Termine festgelegt. E-Rechnungen können mithilfe von kaufmännischer Software erstellt werden und verschiedene Datenaustauschformate wie XRechnung und ZUGFeRD werden akzeptiert. Die Übermittlung der E-Rechnungen kann über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) der Bundesverwaltungen erfolgen.
Die Einführung von E-Rechnungen bringt viele Vorteile mit sich, darunter eine schnellere Bearbeitung und Kostenersparnisse. Es ist jedoch wichtig, dass Mitarbeiter darüber informiert und geschult werden.
Schlüsselerkenntnisse:
- Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten Rechnungsdaten und wird elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen.
- Das Format und die Inhalte der E-Rechnung sind in der Norm EN 16931 festgelegt.
- Auftragnehmer der Bundesregierung müssen ab dem 27. November 2020 ihre Rechnungen digital einreichen.
- Kaufmännische Software kann für die Erstellung von E-Rechnungen verwendet werden.
- E-Rechnungen können über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) der Bundesverwaltungen übermittelt werden.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als eine eingescannte Rechnung oder eine Rechnung im PDF-Format. Sie wird elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen. Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten Rechnungsdaten, die von Softwareprogrammen automatisch weiterverarbeitet werden können. Das Format und die Inhalte der E-Rechnung sind europaweit in der Norm EN 16931 festgelegt.
Die öffentlichen Verwaltungen akzeptieren Formate wie XRechnung und ZUGFeRD. Landesbehörden, Kommunen und die Privatwirtschaft können abweichende Regeln festlegen.
E-Rechnungen erstellen und übermitteln
Kaufmännische Software spielt eine entscheidende Rolle bei der Erstellung von E-Rechnungen. Unternehmen sollten daher darauf achten, dass ihre Software die Funktion zur Erstellung von E-Rechnungen bietet. Dadurch wird sichergestellt, dass die Rechnungen den Anforderungen der öffentlichen Verwaltungen entsprechen und problemlos weiterverarbeitet werden können.
Es gibt verschiedene Datenaustauschformate, die von öffentlichen Verwaltungen akzeptiert werden, darunter XRechnung und ZUGFeRD. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen diese Standards erfüllen, um eine reibungslose Übermittlung und Verarbeitung zu gewährleisten.
Für Unternehmen, die keine spezielle Software zur Erstellung von E-Rechnungen nutzen möchten, gibt es die Möglichkeit, die strukturierten Rechnungsdaten manuell auf der Zentralen Rechnungseingangsplattform (ZRE) der Bundesverwaltungen einzugeben. Auf dieser Plattform können E-Rechnungen hochgeladen oder direkt aus der Software zur ZRE gesendet werden.
Im Falle von Fragen oder Unklarheiten zum zentralen Rechnungseingang des Bundes steht ein Bürgerservice zur Verfügung. Dieser Service unterstützt Unternehmen bei der Übermittlung von E-Rechnungen und steht als Anlaufstelle für weitere Informationen zur Verfügung.
Vorteile von E-Rechnungen
E-Rechnungen sind eine wichtige Modernisierungsmaßnahme für Unternehmen, insbesondere im Zeitalter der Digitalisierung. Sie bieten zahlreiche Vorteile, von denen Unternehmen im Garten- und Landschaftsbau profitieren können.
- Digitalisierung: E-Rechnungen sind ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation von Unternehmen. Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse können GaLaBau-Unternehmen effizienter arbeiten und sich wettbewerbsfähiger positionieren.
- Kostenersparnisse: Der Einsatz von E-Rechnungen führt zu erheblichen Kosteneinsparungen für Unternehmen. Der Wegfall von Druck-, Papier- und Versandkosten führt zu einer spürbaren Reduzierung der Ausgaben.
- Schnellere Bearbeitung: E-Rechnungen ermöglichen eine schnellere Bearbeitung und Freigabe der Rechnungen. Durch die Verwendung von strukturierten Rechnungsdaten kommt es zu deutlich weniger Fehlern bei der Erfassung und Übermittlung der Rechnungsdaten, wodurch der gesamte Rechnungsprozess beschleunigt wird.
- Weitere Prozessverbesserungen: Die Einführung von E-Rechnungen kann auch zu weiteren Verbesserungen in den Abläufen der Rechnungslegung führen. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Integration von E-Rechnungen in bestehende Systeme können Unternehmen ihre Effizienz steigern und Zeit sparen.
Die Vorteile von E-Rechnungen im Garten- und Landschaftsbau sind daher vielfältig. Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse ermöglicht nicht nur eine schnellere Bearbeitung der Rechnungen, sondern auch erhebliche Kostenersparnisse für Unternehmen. GaLaBau-Unternehmen sollten daher die Einführung von E-Rechnungen in Betracht ziehen und von den vielen Vorteilen profitieren, die diese Technologie bietet.
Fazit
Die Digitalisierung hat auch im Garten- und Landschaftsbau Einzug gehalten und E-Rechnungen sind ein wichtiger Bestandteil dieser Entwicklung. Durch die Einführung von E-Rechnungen können GaLaBau-Unternehmen Effizienzvorteile erzielen und die Rechnungslegung optimieren.
Es ist ratsam, dass Unternehmen im Garten- und Landschaftsbau sich mit dem Thema E-Rechnungen vertraut machen und rechtzeitig die Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse planen. Die Digitalisierung der Rechnungslegung ermöglicht eine schnellere Bearbeitung der Rechnungen und eine Optimierung des Zahlungsflusses.
Die Vorteile der E-Rechnungen im Garten- und Landschaftsbau liegen auf der Hand: Kostenersparnis durch den Wegfall von Druck-, Papier- und Versandkosten, weniger Fehler bei der Erfassung der Rechnungsdaten sowie eine beschleunigte Bearbeitung und Freigabe der Rechnungen. Eine rechtzeitige Umstellung auf E-Rechnungen ermöglicht Unternehmen im Garten- und Landschaftsbau eine effiziente und zukunftssichere Rechnungsabwicklung.