Elektronische Rechnungen sind seit 2011 in Deutschland bekannt und werden ab dem 1. Januar 2025 für alle Freiberufler, Gewerbetreibende und Co. zur Pflicht. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Die Definition und Anforderungen für E-Rechnungen ändern sich durch das Wachstumschancengesetz, das auch eine neue E-Rechnungspflicht für B2B-Rechnungen einführt.
Es gibt verschiedene Formate für E-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD, und die Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten. Die Einführung von E-Rechnungen im Unternehmen erfordert die richtige Software, um E-Rechnungen zu erstellen, empfangen und verarbeiten zu können. E-Rechnungen bringen viele Vorteile mit sich, wie eine schnellere, sicherere und effizientere Rechnungsstellung.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nach der aktuellen Rechtslage eine Rechnung, die in einem elektronischen Format erstellt und empfangen wird. Sie enthält alle notwendigen Informationen einer herkömmlichen Papierrechnung, jedoch in digitaler Form. Elektronische Rechnungen sind seit 2011 mit Papierrechnungen gleichgestellt und können nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden.
Eine PDF-Rechnung, die per E-Mail versendet wird, gilt bereits als elektronische Rechnung. Allerdings wird ab dem 1. Januar 2025 eine neue Definition für E-Rechnungen durch das Wachstumschancengesetz eingeführt. Eine Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, um als E-Rechnung zu gelten. PDF-Rechnungen erfüllen diese Anforderungen nicht.
Pflicht für E-Rechnungen im B2B-Bereich
Ab dem 1. Januar 2025 wird eine Pflicht zur E-Rechnung für alle B2B-Rechnungen von in Deutschland ansässigen Unternehmen eingeführt. Diese E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich hat das Ziel, die Umsatzsteuermeldung zu vereinfachen und die Automatisierung zu fördern.
Es gibt jedoch Übergangsregelungen, die Papier- und PDF-Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum erlauben, sofern der Empfänger zustimmt. Diese Regelungen gelten bis Ende 2026 bzw. 2027, abhängig vom Umsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr.
Ab dem Jahr 2028 wird jedoch für alle Unternehmen im geschäftlichen Verkehr mit anderen Unternehmen die Pflicht zur E-Rechnung gelten. Es ist daher ratsam, sich bereits heute mit dem Thema E-Rechnungen zu beschäftigen und die Umstellung rechtzeitig vorzubereiten.
Einrichtung von E-Rechnungen
Die Einrichtung von E-Rechnungen erfordert einige grundlegende Schritte:
- Software auswählen: Entscheiden Sie sich für eine E-Rechnungssoftware, die die Formate XRechnung und ZUGFeRD unterstützt.
- Integration ins Finanzsystem: Integrieren Sie die Software in Ihr bestehendes Finanzsystem, um eine nahtlose Rechnungsstellung und -verwaltung zu gewährleisten.
- Schulung der Mitarbeiter: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software und den E-Rechnungsprozessen.
- Rechtliche Anforderungen prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen und Pflichtangaben erfüllen.
- Testphase: Führen Sie eine Testphase durch, um den Prozess zu optimieren und mögliche Fehlerquellen zu identifizieren.
Wichtige Meilensteine zur Einführung der E-Rechnung in Deutschland
| Datum | Meilenstein |
|---|---|
| April 2014 | Verabschiedung der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen |
| September 2017 | Erlass der E-Rechnungsverordnung (E-RechV) in Deutschland |
| November 2018 | Verpflichtender E-Rechnungsempfang für oberste Bundesbehörden und Verfassungsorgane |
| November 2019 | Ausweitung der E-Rechnungspflicht auf alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung |
| April 2020 | Verpflichtung für Länder und Kommunen zur Annahme von E-Rechnungen |
| November 2020 | Verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für Lieferanten und Dienstleister öffentlicher Auftraggeber des Bundes |
| Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht für Direktaufträge bis zu einem Auftragswert von 1.000 € netto | |
| Einführung der Rechnungseingangsplattformen ZRE für die unmittelbare Bundesverwaltung und OZG-RE für die mittelbare Bundesverwaltung und kooperierende Bundesländer | |
| November 2023 | Geplante Einführung eines E-Rechnungssystems für B2B-Umsätze im Inland, verabschiedet im Wachstumschancengesetz am 17. November 2023 |
| Ab 2025 | Geplante E-Rechnungspflicht für Unternehmen in Deutschland, basierend auf dem Richtlinienentwurf „VAT in the Digital Age“ (ViDA) der Europäischen Kommission |
| 2025-2026 | Übergangsregelung: Neben E-Rechnungen sind auch Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (PDF) zulässig, sofern der Empfänger zustimmt |
| 2027 | Übergangsregelung: Nur inländische Unternehmen mit einem Umsatz bis zu 800.000 Euro dürfen Papierrechnungen und andere elektronische Rechnungen ausstellen, sofern der Empfänger zustimmt; auch EDI-Rechnungen sind zulässig |
| Ab 2028 | Zwingende E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich. Neue Anforderungen an E-Rechnungen und ihre Übermittlung müssen umgesetzt werden |
Welche Formate gibt es bei E-Rechnungen?
Bei E-Rechnungen stehen verschiedene Formate zur Verfügung, darunter XRechnung, ZUGFeRD und EDI. Jedes dieser Formate bietet spezifische Vorteile und wird in verschiedenen Branchen und Unternehmen eingesetzt.
XRechnung
- Beschreibung: XRechnung ist ein spezifisches Format für elektronische Rechnungen, das in Deutschland entwickelt wurde. Es erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen.
- Anwendung: Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland seit November 2020.
- Merkmale: XML-basiertes Format, konform mit den europäischen Normen EN 16931. Fokus auf den öffentlichen Sektor.
ZUGFeRD
- Beschreibung: ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das sowohl eine maschinenlesbare XML-Datei als auch eine menschenlesbare PDF-Datei kombiniert.
- Anwendung: Weit verbreitet in Deutschland, geeignet für die Rechnungsstellung an sowohl öffentliche als auch private Auftraggeber.
- Merkmale: Einfachere Implementierung als reine XML-Formate, da es sowohl für maschinelle Verarbeitung als auch für menschliche Lesbarkeit konzipiert ist. Verschiedene Profilstufen (Basic, Comfort, Extended) je nach Detailgrad und Anwendungsfall.
EDI
- Beschreibung: EDI ist ein allgemeiner Standard für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, einschließlich Rechnungen. Es verwendet verschiedene standardisierte Formate wie EDIFACT und ANSI X12.
- Anwendung: EDI wird in vielen Branchen weltweit verwendet und unterstützt eine breite Palette von Geschäftsdokumenten, nicht nur Rechnungen.
- Merkmale: Hohe Automatisierung und Integration in Geschäftssysteme, benötigt oft spezifische Implementierungen und Anpassungen.
Vorteile der E-Rechnung
E-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Rechnungsprozesse effizienter, sicherer und schneller abzuwickeln. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Vorteile aufgeführt:
Schnellere Zahlung
Eine der Hauptvorteile von E-Rechnungen liegt in der Möglichkeit, Rechnungen innerhalb von Minuten oder sogar Sekunden zuzustellen. Im Vergleich zu herkömmlichen papierbasierten Rechnungen, die per Post versendet werden, entfällt die zeitaufwendige Zustellung. Dadurch können Unternehmen schneller über ihr Geld verfügen und ihre Liquidität verbessern.
Effizientere Rechnungsverarbeitung
Mit E-Rechnungen entfällt der manuelle Prozess der Erfassung von Daten aus papierbasierten Rechnungen oder PDF-Dokumenten. Alle relevanten Informationen werden automatisch in das Finanzsystem übertragen, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt. Darüber hinaus minimiert dies auch das Risiko von Fehlern durch manuelle Dateneingabe.
Kosteneinsparungen
E-Rechnungen können erhebliche Kosteneinsparungen ermöglichen. Unternehmen sparen Geld für Druckerpapier, Toner und Porto, da alle Rechnungen elektronisch versendet werden. Darüber hinaus erfordert die elektronische Aufbewahrung von Rechnungen weniger physischen Speicherplatz im Vergleich zu Papierrechnungen. Dies trägt ebenfalls zur Reduzierung der Kosten bei.
Einhaltung von Zahlungszielen und Dokumentationspflichten
Durch den automatisierten Prozess der E-Rechnungsverarbeitung wird die Einhaltung von Zahlungszielen erleichtert. Rechnungen können zeitnah bearbeitet werden, sodass Unternehmen ihre Zahlungsverpflichtungen innerhalb der vereinbarten Fristen erfüllen können. Darüber hinaus ermöglichen E-Rechnungen eine einfache und umfassende Dokumentation, was bei steuerlichen und rechtlichen Anforderungen von Vorteil ist.
Verbesserte Datensicherheit und Zugriff auf Rechnungsdaten
E-Rechnungen bieten eine höhere Datensicherheit im Vergleich zu physischen Rechnungen oder PDF-Dokumenten, da sie vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Darüber hinaus ermöglichen elektronische Rechnungen einen einfachen und schnellen Zugriff auf archivierte Rechnungsdaten. Dies erleichtert die Suche, Überprüfung und Nachverfolgung von Rechnungen bei Bedarf.
Insgesamt bieten E-Rechnungen eine Vielzahl von Vorteilen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Rechnungsprozesse effizienter, sicherer und schneller zu gestalten. Die Umstellung auf E-Rechnungen ist eine sinnvolle Investition, um von diesen Vorteilen zu profitieren.
Fazit
Die Einführung von E-Rechnungen markiert eine wichtige Entwicklung in der Rechnungsstellung für Freelancer und Unternehmen. Mit E-Rechnungen profitieren sie von einer schnelleren, sichereren und effizienteren Rechnungsstellung. Mit dem Wachstumschancengesetz wird ab dem 1. Januar 2025 eine neue E-Rechnungspflicht für B2B-Rechnungen eingeführt. Bei E-Rechnungen stehen verschiedene Formate wie XRechnung, ZUGFeRD und EDI zur Verfügung. Um die Vorteile und die gesetzliche E-Rechnungspflicht optimal nutzen zu können, empfiehlt es sich, sich frühzeitig mit dem Thema E-Rechnungen zu befassen und die Umstellung im Unternehmen vorzubereiten.