Automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen: Welche Dateiendungen eignen sich am besten?

Die digitale Transformation verändert die Rechnungsstellung in Deutschland. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Firmen E-Rechnungen im B2B- und B2G-Bereich verarbeiten können. Diese Änderung bringt Herausforderungen bei der Wahl der richtigen Dateiendungen mit sich.

Unternehmen müssen ihre Systeme auf die digitale Rechnungsstellung umstellen. Formate wie ZUGFeRD und XRechnung sind dabei wichtig. Sie machen die Verarbeitung effizient und erfüllen europäische Normen.

Die Entscheidung zwischen ZUGFeRD und XRechnung hängt von den Bedürfnissen des Unternehmens ab. Beide Formate erleichtern die Verarbeitung von E-Rechnungen. Es ist wichtig, frühzeitig mit der Umstellung zu beginnen.

Wichtige Erkenntnisse

Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen verarbeiten können
ZUGFeRD und XRechnung sind gängige Formate für E-Rechnungen
Die Wahl des Formats hängt von Unternehmensanforderungen ab
Automatisierte Verarbeitung steigert die Effizienz
Frühzeitige Umstellung ist empfehlenswert

E-Rechnungspflicht und gesetzliche Grundlagen

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland stammt aus der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Diese legt Standards für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor fest. In Deutschland wurde sie durch die E-Rechnungsverordnung (E-RechV) vom 13. Oktober 2017 umgesetzt.

EU-Richtlinie und nationale Umsetzung

Die XRechnung ist europaweit als Referenz etabliert. Sie diente als Basis für das Factur-X Format in Frankreich. Seit November 2020 müssen alle öffentlichen Aufträge mit E-Rechnungen abgewickelt werden. Die Umsetzungsfrist der Länder für die XRechnung endete am 18. April 2020.

Zeitplan und Übergangsfristen

Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland eine E-Invoicing-Pflicht für den B2B-Bereich erwartet. Bis zum 31.12.2026 können Umsätze in B2B-Bereichen noch in Papier- oder PDF-Formaten übermittelt werden, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt. Ab 2028 wird die elektronische Rechnung zwingend und in allen Bereichen anwendbar sein.

Anforderungen laut Umsatzsteuergesetz

Das Umsatzsteuergesetz legt steuerliche Anforderungen an E-Rechnungen fest. Elektronische Rechnungen müssen originär elektronisch erstellt und versandt werden. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gelten für die Archivierung. Die Aufbewahrungsfristen sind wie bei Papierrechnungen zu beachten, wobei eine revisionssichere Archivierung erforderlich ist. E-Rechnungen bieten gegenüber traditionellen Rechnungen auf Papier grundlegende Vorteile wie Kosten-, Platz- und Zeitersparnis.

Unternehmen sollten sich frühzeitig auf die Umstellung vorbereiten. Die Implementierung einer Lösung für Eingangsrechnungen dauert etwa 3 Monate. Es empfiehlt sich, einen strukturierten Projektplan zu erstellen, um den Übergang zu digitalen Rechnungsprozessen zu erleichtern. Mehr Informationen zur Umstellung auf E-Rechnungen finden Sie hier.

Automatisierte Verarbeitung E-Rechnungen Dateiendungen: Formate im Vergleich

Strukturierte Datenformate sind für die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen wichtig. Sie basieren auf einem semantischen Datenmodell. Dadurch können sie effizient weiterverarbeitet werden. ZUGFeRD und XRechnung erfüllen die EU-Norm EN-16931.

ZUGFeRD: Hybridformat mit PDF/A-3 und XML

ZUGFeRD kombiniert PDF/A-3 mit XML. Es hat eine PDF-Datei, die Menschen lesen können, und eine XML-Datei, die Maschinen lesen. So kann es per E-Mail, Datenaustausch oder Upload übermittelt werden.

Der Vorteil ist, dass es maschinenlesbare Daten in einem PDF enthält. Das macht es flexibel.

XRechnung: Reines XML-Format

XRechnung ist ein reines XML-Format mit der Dateiendung .xml. Es hat nur XML-codierte Rechnungsdaten. Das macht es für automatische Systeme sehr effizient.

Vor- und Nachteile der verschiedenen Dateiendungen

Beide Formate sind gut für die automatische Weiterverarbeitung. ZUGFeRD ist gut für Menschen, weil es visuell ist. XRechnung ist effizienter, weil es nur XML ist.

Unternehmen sollten E-Rechnungen prüfen, bevor sie sie buchen. Der DPS eInvoice Reader hilft dabei, Eingangsrechnungen einfacher zu machen.

Fazit

Die E-Rechnungsumstellung ist ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung. Ab 2025 ist sie im B2B-Bereich Pflicht in Deutschland. Bis 2028 soll sie vollständig umgesetzt sein. XRechnung und ZUGFeRD sind die bevorzugten Formate.

Die Effizienzsteigerung durch E-Rechnungen ist groß. Unternehmen wie KONE AG zeigen, wie vielseitig die Möglichkeiten sind. Es gibt viele Wege, wie man Rechnungen elektronisch übermittelt, von E-Invoices bis zu PDF-Rechnungen per E-Mail.

Kleine Betriebe profitieren besonders von der Digitalisierung. Sie können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und werden effizienter. Die elektronische Archivierung macht es auch einfacher für Steuerberater und Finanzämter, was die Transparenz erhöht.

Die E-Rechnungsumstellung erfordert eine gute Planung, bringt aber viele Vorteile. Unternehmen sollten die Chance nutzen, ihre Systeme anzupassen. So können sie von den Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung profitieren.