Wie erstellt man eine E-Rechnung im richtigen Dateiformat?

Die digitale Rechnungserstellung wird in Deutschland immer beliebter. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen senden. Das richtige Dateiformat ist dabei sehr wichtig.

E-Rechnungen sind Dokumente, die Maschinen lesen können. Sie bestehen aus strukturierten Daten. Das macht das Rechnungswesen effizienter, spart Papier und sichert die Daten digital.

Ein professionelles Buchhaltungsprogramm hilft, E-Rechnungen zu erstellen und zu verarbeiten.

Seit November 2020 müssen für öffentliche Aufträge E-Rechnungen verwendet werden. Der Standard XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt. Jetzt gilt diese Regel auch für den gesamten B2B-Bereich.

Wichtige Erkenntnisse

Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich verwenden
E-Rechnungen sind maschinenlesbar und bestehen aus strukturierten Daten
Der Standard XRechnung ist für öffentliche Aufträge bereits seit 2020 Pflicht
Professionelle Buchhaltungssoftware ist für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen empfehlenswert
E-Rechnungen fördern Effizienz, Nachhaltigkeit und sichere digitale Archivierung

Grundlagen der E-Rechnung und gesetzliche Anforderungen

Die E-Rechnung wird in Deutschland immer beliebter. Das Wachstumschancengesetz setzt die Regeln für elektronische Rechnungen fest. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen verwenden.

Definition und Bedeutung von E-Rechnungen

E-Rechnungen sind digitale Dokumente für Geschäftsverbindungen. Sie haben viele Vorteile:

Kostenersparnis bei Papier und Porto
Schnelle, automatisierte Erstellung
Effiziente elektronische Archivierung
Weniger Aufwand in der Buchführung

Gesetzliche Vorgaben und Pflichtangaben

Das Umsatzsteuergesetz sagt, welche Informationen auf E-Rechnungen stehen müssen. Sie müssen:

Name und Anschrift
Rechnungsnummer
Steuernummer
Ausstellungsdatum
Art der Leistung
Entgelt und Steuerbetrag

Die E-Rechnungsverordnung sagt, dass E-Rechnungen echt, unversehrt und lesbar sein müssen.

Übergangsfristen und Zeitplan

Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise eingeführt:

1.01.2025 – 31.12.2026: Empfang und Verarbeitung
1.01.2027 – 31.12.2027: Erstellung für Unternehmen über 800.000 € Umsatz
Ab 1.01.2028: Pflicht für alle Unternehmen im B2B-Geschäft

Seit dem 18.04.2020 akzeptiert die öffentliche Verwaltung nur noch E-Rechnungen. Beachten Sie die steuerrechtlichen Vorschriften für die Aufbewahrung.

E-Rechnung richtiges Dateiformat erstellen

Die E-Rechnung wird im deutschen Geschäftsleben immer beliebter. Ab dem 1.1.2025 ist sie im B2B-Bereich Pflicht. Sie besteht aus strukturierten Daten und erleichtert die elektronische Verarbeitung.

Um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, ist das richtige Dateiformat wichtig.

Strukturierte Datenformate: X-Rechnung und ZUGFeRD

Es gibt zwei wichtige Formate für E-Rechnungen: X-Rechnung und ZUGFeRD. X-Rechnung braucht spezielle Software zum Lesen. ZUGFeRD nutzt ein visuelles PDF und ein hinterlegtes XML-Format.

Beide Formate erfüllen die technischen Anforderungen und sind maschinell auswertbar.

Technische Anforderungen an E-Rechnungen

E-Rechnungen müssen strukturiert, schnell auffindbar und ohne Medienbrüche sein. Sie müssen zehn Jahre aufbewahrt und revisionssicher digital archiviert werden. Sie müssen auch alle nötigen Pflichtangaben enthalten.

Schritte zur Erstellung einer E-Rechnung

Professionelle Software ist für die Erstellung einer E-Rechnung ideal. Sie ermöglicht die Erstellung auf Knopfdruck. Die besten Buchhaltungsprogramme haben Funktionen wie Bezahlmöglichkeiten und korrektes Buchen.

Die Preise liegen zwischen 19,90€ und 36,00€ pro Monat. Sie sind für viele Unternehmen erschwinglich und effizienter als kostenlose Lösungen.