Unterstützt Codea die Erstellung von E-Rechnungen?

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 für B2B-Rechnungen in Deutschland wird die Automatisierung der Rechnungsprozesse immer wichtiger. Unternehmen müssen nun sicherstellen, dass ihre Rechnungserstellung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Hier kommt Codea ins Spiel: Mit der Lösung CODE.3 bietet Codea die Möglichkeit, standardkonforme elektronische Rechnungen zu erstellen, sicher zu übermitteln und zu empfangen.

Durch die Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsprozesse können Unternehmen die Vorteile der KI-gestützten Empfangsverarbeitung voll ausschöpfen und den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren. So können wiederkehrende Eingangsrechnungen als Buchungsvorschlag genutzt und umgehend verarbeitet werden. Darüber hinaus erfüllt Codea mithilfe von CODE.3 die Anforderungen der EU-Norm EN 16931, die für die E-Rechnungspflicht ab 2025 entscheidend ist.

Wichtige Erkenntnisse

Ab dem 1.1.2025 wird die E-Rechnungspflicht für B2B-Rechnungen in Deutschland eingeführt.
Elektronische Rechnungen müssen den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen.
Codea bietet mit CODE.3 eine Lösung zur sicheren und medienbruchfreien Übermittlung von E-Rechnungen.
Die Automatisierung der Rechnungsprozesse kann den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren.
PDF-Rechnungen sind nicht automatisch als E-Rechnungen gültig, da sie nicht maschinenlesbar sind.

Vorteile der E-Rechnung mit Codea

Die Nutzung der E-Rechnung Vorteile mit Codea bietet signifikante Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen für Unternehmen. Die gesamte Prozesskette von der Erstellung bis zum Empfang und der Archivierung von Rechnungen wird durch Automatisierung und Digitalisierung optimiert, um den modernen Anforderungen gerecht zu werden.

Erstellung und Übermittlung

Der Prozess der Rechnungserstellung und -übermittlung wird durch digitale Tools erheblich vereinfacht. Mit Codea können E-Rechnungen vollkommen KI-gestützt und automatisch erstellt werden. Dies minimiert Fehler und beschleunigt den Rechnungsaustausch. Zudem entfällt das Drucken und Versenden per Post, was zu direkten Kosteneinsparungen führt.

Empfang und Verarbeitung

Der Empfang und die Verarbeitung von Rechnungen werden durch die Nutzung von Codea deutlich effizienter. Der automatisierte Prozess reduziert manuelle Eingriffe und ermöglicht eine schnellere Bearbeitung, was zu einer weiteren Effizienzsteigerung führt. Während die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs auch die Fehlerquote erheblich mindert, wird die allgemeine Transparenz verbessert und die Nachverfolgbarkeit der Zahlungsvorgänge erleichtert.

Archivierung

Die Archivierung der elektronischen Rechnung ist ein entscheidender Faktor für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Codea unterstützt eine automatisierte und revisionssichere Archivierung der Rechnungen für eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahren. Dies gewährleistet nicht nur die gesetzliche Konformität, sondern auch die langfristige Sicherung und Integrität der Daten. Die E-Rechnung Vorteile umfassen dabei schnelle Abrufbarkeit und eine vereinfachte Auditierbarkeit der gespeicherten Rechnungen.

Ein weiterer großer Vorteil der digitalen Archivierung mit Codea ist die Reduzierung von Papierverbrauch und der damit einhergehende Beitrag zum Umweltschutz. Innerhalb des öffentlichen Sektors führt die Umstellung auf elektronisches Rechnungswesen zu jährlichen Einsparungen von etwa 6,5 Milliarden Euro, während im privaten Sektor Einsparungen von bis zu 225 Milliarden Euro laut Billentis Report 2015 prognostiziert werden.

Unterstützte E-Rechnungsformate

Ab Januar 2025 müssen Unternehmen zwischen elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) und anderen Rechnungsformaten unterscheiden. PDF-Rechnungen werden ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnungen für das B2B-Geschäft akzeptiert. Codea bietet Unterstützung für die wichtigsten und geforderten europäischen E-Rechnungsformate wie die XRechnung und das hybride Format ZUGFeRD.

XRechnung

Die XRechnung richtet sich nach den Vorgaben der EU-Richtlinie für den öffentlichen Sektor und ermöglicht die Weiterverarbeitung in verschiedenen Softwaresystemen. Seit Ende 2019 sind Unternehmen, die öffentliche Aufträge bearbeiten, zur Annahme und Weiterverarbeitung von elektronischen Rechnungen verpflichtet. Die XRechnung ist ein rein textbasiertes, strukturiertes Format, das effizient maschinenlesbar und besonders für die Nutzung im öffentlichen Sektor optimiert ist. Laut der EU-Norm 16931, welche XML als Standard für die elektronische Rechnungsstellung festlegt, stellt die XRechnung sicher, dass alle erforderlichen Daten korrekt und effizient übermittelt werden können.

ZUGFeRD und Factur-X

ZUGFeRD kombiniert eine PDF-Rechnung mit maschinenlesbaren XML-Daten und ist ideal für die revisionssichere Archivierung. Faktur-X, die internationale Bezeichnung für ZUGFeRD 2.0, wird in Ländern wie Frankreich eingesetzt und gewährleistet Konformität mit unterschiedlichen E-Rechnungsstandards weltweit. Das hybride Modell vereint die Vorteile einer visuellen Darstellung für den Menschen und eines maschinenlesbaren Formats für den automatisierten Prozess. Unternehmen können sich mit dem Rechnungsempfänger auf das gewünschte elektronische Rechnungsformat einigen, solange es den Vorgaben der europäischen Norm entspricht.

Codea sorgt für Konformität mit verschiedenen Standardisierungen und ermöglicht eine durchgängige digitale Verarbeitung, um den EU-weiten Rechnungsprozess sowohl effizienter als auch sicherer zu gestalten. Laut dem Bundesfinanzministerium sind Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden. Für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro gelten hierbei Ausnahmen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro im B2B-Bereich müssen ab dem 1. Januar 2027 elektronische Rechnungen nutzen.

Codea E-Rechnung Automatisierung

Die Umstellung auf Codea E-Rechnung Automatisierung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für alle inländischen B2B-Unternehmen zur Pflicht, was bedeutet, dass sie Rechnungen in den Formaten XML Cross Industry Invoice (CII), Universal Business Language (UBL) oder Factur-X/ZUGFeRD akzeptieren müssen. Codea unterstützt diesen digitalen Rechnungsaustausch optimal.

Durch die Automatisierung von Prozessoptimierung ermöglichen Unternehmen effiziente und nahtlose EDI-Verfahren ohne umfangreiche Programmierung oder Änderungen an ERP-Systemen. Diese Effizienz kann bis hin zu einer 100 % automatisierten Verarbeitung eingehender E-Rechnungen führen. Das System überprüft Rechnungen auf ihre Einhaltung der Standardformate wie ZUGFeRD oder XRechnung und greift bei Abweichungen auf vordefinierte Regeln zurück.

Ein weiterer Vorteil von Codea ist die Compliance. Ab 2028 dürfen Unternehmen nur noch elektronische Rechnungen an ihre Geschäftspartner senden. Codea erleichtert diesen Übergang, indem es eine automatisierte Rechnungserstellung, -übermittlung und -archivierung sicherstellt. Insbesondere der farbreiche Einsatz von OCR-Scans sorgt dafür, dass Daten aus Papierrechnungen effizient extrahiert und digital weiterverarbeitet werden können, was zu einer erheblichen Steigerung der Gesamteffizienz beiträgt.

Ein hybrides Verarbeitungsmodell, das alte und neue Rechnungsformate gleichzeitig unterstützt, ermöglicht eine reibungslose Umstellung auf E-Rechnungen und reduziert Fehler erheblich. Somit können Unternehmen durch Codea E-Rechnung Automatisierung von Low-Code-Technologien profitieren, die sich wie ein nahtloser Workflow in verschiedene Unternehmensbereiche einfügen, von der Personalabteilung bis zum Einkauf.

Fazit

Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist in vollem Gange und mit der Codea E-Rechnung Automatisierung wird die Zukunft der E-Rechnung Realität. Ab dem 1. Januar 2025 gilt im B2B-Bereich die Pflicht zur E-Rechnung, was Unternehmen dazu zwingt, ihre Prozesse anzupassen und zu modernisieren. Codea bietet eine umfassende Lösung, die nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, sondern auch die Anwenderfreundlichkeit und Effizienz verbessern kann.

Für Unternehmen, die ihre Buchhaltungsprozesse optimieren möchten, ist Codea besonders attraktiv, da es die Prozessautomatisierung unterstützt. Die automatisierte Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen minimiert manuelle Eingriffe und reduziert Fehler. Professionelle Büroprogramme zeigen hier klare Vorteile: sei es das Bezahlmanagement innerhalb der Software oder das korrekte Buchen von Eingangsrechnungen. Beispiele wie sevdesk (Testnote 1,2) oder lexoffice (Testnote 1,3) unterstreichen die Qualität solcher Lösungen.

Die strategische Integration einer Lösung wie Codea erlaubt es Unternehmen, nicht nur effizienter zu arbeiten, sondern auch regulatorische Risiken zu minimieren. Mit der langfristigen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren und der Einhaltung des europäischen Rechnungsstandards EN 16931 sind Unternehmen gut gerüstet für kommende Herausforderungen. Unternehmen, die ihre Buchhaltungssoftware frühzeitig umstellen, sichern sich somit klare Wettbewerbsvorteile in der Ära der Digitalisierung im Rechnungswesen.