Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung. Sie hilft Unternehmen, ihre Arbeit einfacher und schneller zu machen, weil sie Rechnungen nicht mehr auf Papier verschicken müssen. Aber was ist nötig, damit E-Rechnungen richtig funktionieren? Hier sind die wichtigsten technischen Voraussetzungen, damit man E-Rechnungen in einem Unternehmen nutzen kann.
1. Integration in bestehende Systeme
Eine E-Rechnung muss zu den bestehenden IT-Systemen eines Unternehmens passen. Ein IT-System ist wie das „Gehirn“ eines Computers oder eines Netzwerks. Wenn ein Unternehmen schon mit bestimmten Programmen oder Computern arbeitet, dann muss die E-Rechnungslösung genau zu diesen Programmen passen. Es ist wie ein neues Puzzlestück, das in das Bild passen muss. Nur so funktioniert alles zusammen und es gibt keine Probleme mit der Technik.
2. Datenschutz und IT-Sicherheit
Datenschutz bedeutet, dass die Informationen in der E-Rechnung sicher sind. Niemand sollte die Rechnungen ohne Erlaubnis sehen können. Zudem müssen Unternehmen sicherstellen, dass die E-Rechnung auf dem Weg zum Empfänger nicht verändert wird. IT-Sicherheit ist dabei besonders wichtig: Es muss verhindert werden, dass Hacker Inhalte ändern oder stehlen. Das macht die Arbeit für die Unternehmen sicherer.
3. Kompatibilität mit Europäischen Standards
Eine E-Rechnung muss für alle Länder in Europa gleich gut funktionieren. Dafür gibt es den europäischen Rechnungsstandard EN 16931. Dieser Standard hilft dabei, Rechnungen von einem Land ins andere zu schicken. So können Firmen in Deutschland Rechnungen an Firmen in Frankreich oder Italien senden, ohne dass es zu Problemen kommt. Jede Rechnung muss gleich aufgebaut sein, damit alle Länder sie verstehen.
4. Strukturierte elektronische Formate
Viele Rechnungen werden heute noch als PDF verschickt. Doch PDFs sind wie Bilder und können nicht von Computern richtig gelesen werden. Stattdessen brauchen wir E-Rechnungen in Formaten wie XML. XML besteht aus Daten, die Computer verstehen können. In Deutschland gibt es die Formate ZUGFeRD und XRechnung, die speziell dafür gemacht sind, dass Maschinen sie automatisch verarbeiten können.
5. Rechtskonformität und gesetzliche Vorgaben
Wenn Unternehmen E-Rechnungen nutzen, müssen sie sich an Gesetze halten. Es gibt in Europa und Deutschland bestimmte Regeln. Zum Beispiel gibt es das Umsatzsteuergesetz und eine Regel aus der EU namens EU-Richtlinie 2014/55/EU. Diese sagen den Firmen genau, wie sie mit den Rechnungen umgehen müssen. Zum Beispiel müssen alle E-Rechnungen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
6. Betriebliche Kontrollverfahren
Jede E-Rechnung muss geprüft werden, um sicherzustellen, dass sie korrekt ist. Für viele Firmen ist es wichtig, dass keine Fehler passieren, bevor die Rechnung verschickt wird. Deswegen gibt es Kontrollverfahren, die sicherstellen, dass der Inhalt der Rechnung richtig ist und nichts verloren gegangen ist. Diese Prüfungen können entweder von Hand oder mit dem Computer gemacht werden.
7. Übergangsregelungen
Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Es gibt aber ein paar Übergangsregelungen für kleinere Firmen, die vielleicht mehr Zeit brauchen. Doch alle Unternehmen müssen sich darauf vorbereiten, dass E-Rechnungen bald der Standard sind. Es gibt keine Ausrede, für den Empfänger, der auf die E-Rechnung wartet.
Mit diesen technischen Voraussetzungen können Unternehmen die Vorteile von E-Rechnungen wie schnellere Abläufe und weniger Papierverbrauch nutzen.