Wenn Unternehmen E-Rechnungen (digitale Rechnungen) verarbeiten, müssen sie viele wichtige Dinge beachten, um den Datenschutz zu garantieren. In diesem Artikel erklären wir, was Unternehmen tun können, um sicherzustellen, dass die Informationen auf ihren E-Rechnungen sicher sind und niemand Unbefugtes darauf zugreifen kann.
Integrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit
Diese drei Wörter sind entscheidend für die Sicherheit von E-Rechnungen:
- Integrität bedeutet, dass die Rechnung nicht nachträglich verändert oder manipuliert werden darf. Die Rechnung muss also genau gleich bleiben, nachdem sie erstellt wurde.
- Verfügbarkeit heißt, dass die Rechnung jederzeit abrufbar sein muss, falls sie gebraucht wird.
- Vertraulichkeit bedeutet, dass nur autorisierte Personen, also Personen, die dafür berechtigt sind, die Rechnung sehen dürfen.
Einsatz moderner Verschlüsselungstechnologien
Eine wichtige Technik, um Rechnungen zu schützen, ist die Verschlüsselung. Das bedeutet, dass die Daten der Rechnung in eine Art geheimen Code umgewandelt werden, den nur bestimmte Personen wieder entschlüsseln können. Dafür gibt es verschiedene Methoden:
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Nur der Absender und der Empfänger können den Inhalt der Rechnung lesen.
- Symmetrische Verschlüsselung: Alle, die die gleiche geheime Schlüsselnummer haben, können die Daten lesen.
- Asymmetrische Verschlüsselung: Es gibt zwei Schlüssel: einen öffentlichen, um eine Rechnung zu verschlüsseln, und einen privaten, um sie zu lesen.
Digitale Zertifikate und Signaturen
Um sicherzustellen, dass E-Rechnungen echt sind und nicht gefälscht wurden, können Unternehmen digitale Zertifikate und digitale Signaturen verwenden. Diese funktionieren wie ein digitaler Ausweis und zeigen, dass die Rechnung wirklich von der Person kommt, von der sie zu kommen scheint, und dass niemand sie verändert hat.
Rollenbasierte Zugriffskontrollen
Damit nicht jeder im Unternehmen auf E-Rechnungen zugreifen kann, können rollenbasierte Zugriffskontrollen eingeführt werden. Dadurch werden nur bestimmte Personen mit passenden Rechten befugt, sich die Rechnungen anzusehen oder zu bearbeiten. Ein Berechtigungsmanagement sorgt dafür, dass jeder die richtigen Zugangsrechte hat.
Schulung der Mitarbeiter und interne Richtlinien
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass die Mitarbeiter geschult werden. Sie müssen wissen, wie sie sicher mit E-Rechnungen umgehen und welche Regeln sie dabei beachten müssen. Unternehmen sollten außerdem interne Richtlinien erarbeiten und regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass immer alles korrekt abläuft.
Regelmäßige Sicherheitsupdates und -audits
Die Systeme, die zum Verarbeiten von E-Rechnungen genutzt werden, sollten regelmäßig Sicherheitsupdates erhalten. So können mögliche Schwachstellen behoben werden, bevor sie von Hackern ausgenutzt werden. Auch Sicherheitsaudits helfen dabei, regelmäßig zu überprüfen, ob alles sicher ist.
Datenspeicherung und -archivierung
E-Rechnungen müssen meistens 10 Jahre lang sicher aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass sie so gespeichert werden müssen, dass sie in dieser Zeit immer verfügbar und lesbar sind. Außerdem darf ihr Inhalt nicht verändert werden.
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Unternehmen müssen sich außerdem an gesetzliche Vorgaben halten, wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Es gibt auch spezielle Gesetze und Richtlinien für E-Rechnungen, wie die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Rechnungen sollten in Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung übermittelt werden, damit sie den Gesetzen entsprechen.
Informationspflichten und Transparenz
Schließlich müssen Unternehmen ganz transparent darüber informieren, wie sie mit den Rechnungsdaten umgehen. Den betroffenen Personen sollte gesagt werden, warum und wie lange ihre Daten verarbeitet werden, und sie müssen wissen, wie sie ihre Rechte geltend machen können.
Mit all diesen Maßnahmen können Unternehmen dafür sorgen, dass der Datenschutz bei der Verarbeitung von E-Rechnungen eingehalten wird. Das schützt nicht nur die Daten, sondern auch das Vertrauen ihrer Kunden und Partner.