Mit der fortschreitenden Digitalisierung wird die Elektronische Rechnung immer bedeutender. Verbindliche Anforderungen seitens der Bundesverwaltung machen es notwendig, dass Lieferanten und Dienstleister nun ihre Rechnungen elektronisch übermitteln. Ab dem 1. Februar 2024 ist es verpflichtend, bei einem Nettoauftragswert von mindestens 1.000 Euro, E-Rechnungen zu nutzen. Durch die Einführung dieser Technik sollen bürokratische Hürden gesenkt und die Effizienz der öffentlichen Verwaltung gesteigert werden.
Für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung stehen zwei autorisierte Plattformen zur Verfügung: die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE). Beide Plattformen erfordern eine unentgeltliche Registrierung und unterstützen unterschiedliche Wege der Rechnungsübermittlung, was die Einreichung von E-Rechnungen flexibilisiert.
Wichtige Informationen zur E-Rechnung
- Bis 1. Februar 2024 ist die Umstellung auf E-Rechnungsstellung für Nettoaufträge über 1.000 Euro für alle Bundeslieferanten verpflichtend.
- Die ZRE und OZG-RE sind die primären Plattformen für die Einreichung von E-Rechnungen an die Bundesverwaltung.
- Eine einmalige Registrierung auf den Plattformen ist benötigt, jedoch ohne Kosten verbunden.
- Mehrere Übertragungskanäle wie Webschnittstelle, Upload, Peppol und E-Mail stehen zur Verfügung.
- Der XRechnung-Standard 3.0.1 tritt ab Februar 2024 in Kraft und erleichtert die Rechnungsübermittlung.
- Die Netzwerktreffen zur E-Rechnung boten auf der Smart Country Convention 2023 eine Plattform für den Austausch zwischen den Beteiligten.
Definition und Bedeutung der E-Rechnung
Die Einführung des XML-Rechnungsformats hat die Grundlage für die moderne Rechnungsstellung geschaffen. Besonders das XRechnung-Format spielt eine zentrale Rolle, da es maschinenlesbar ist und eine automatisierte Verarbeitung in der öffentlichen Verwaltung sowie zunehmend im B2B-Sektor ermöglicht.
Was ist eine E-Rechnung genau?
Eine E-Rechnung wird im speziellen XML-Rechnungsformat ausgestellt, welches eine effektive und fehlerfreie digitale Übermittlung und Verarbeitung gewährleistet. Die Technologie hinter der E-Rechnung unterstützt die Durchführung einer automatisierten Verarbeitung ohne menschliche Intervention, wodurch Prozesse merklich beschleunigt werden.
Rechtsgrundlage der elektronischen Rechnungsstellung
Die E-Rechnungsverordnung legt die rechtlichen Rahmenbedingungen für die E-Rechnungsstellung fest. Sie verpflichtet Lieferanten der öffentlichen Hand, ihre Rechnungen in einem standardisierten elektronischen Format einzureichen, welches von den zuständigen Systemen gelesen und automatisch verarbeitet werden kann.
Vorteile der E-Rechnung gegenüber traditionellen Methoden
Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Hierzu zählen insbesondere:
- Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Druck- und Versandkosten
- Verkürzte Durchlaufzeiten durch direkte und automatisierte Verarbeitung
- Geringere Fehleranfälligkeit und verbesserte Compliance durch Standardisierung im XRechnung-Format
- Ökologischer Vorteil durch Reduzierung des Papierverbrauchs
Vor dem Hintergrund dieser Faktoren wird deutlich, warum das XML-Rechnungsformat und die darauf basierende E-Rechnungsverordnung eine so wichtige Rolle in der modernen Geschäftswelt spielen.
Verpflichtung zur E-Rechnungsstellung in Deutschland
Seit dem 27. November 2020 markiert die E-Rechnungsverordnung eine wichtige Wende für alle Lieferanten und Dienstleister der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Es besteht eine elektronische Übermittlungspflicht für Direktaufträge ab einem Nettowert von 1.000 Euro. Diese Maßnahme zielt darauf ab, Transaktionen effizienter und transparenter zu gestalten.
- Mit Plattformen wie der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und der OZG-konformen Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) ist eine systematische Übermittlung von E-Rechnungen möglich.
- Eine einmalige, kostenfreie Registrierung auf diesen Plattformen ermöglicht die Nutzung verschiedener Übertragungswege.
- Zur Auswahl stehen Methoden wie Webservice über Peppol, manuelles Hochladen, sowie die Übertragung per E-Mail.
Die Lieferantenpflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen unterstreicht die Notwendigkeit, auf dem aktuellen Stand der technologischen Möglichkeiten zu bleiben. Ab dem 1. Februar 2024 erleichtert der neue Standard XRechnung 3.0.1 die Einreichung von E-Rechnungen an alle angeschlossenen Rechnungsempfänger, was eine signifikante Vereinfachung für viele Unternehmen darstellen wird.
Die bevorstehende Umsetzung einer Anmeldung über „Mein Unternehmenskonto” auf Basis von ELSTER ab Anfang 2024 verspricht zusätzlichen Komfort und erhöhte Sicherheitsstandards bei der Nutzung der OZG-RE Plattform. Diese Entwicklungen im Rahmen der digitalen Verwaltung zeigen das wachsende Engagement für automatisierte und vereinheitlichte Prozesse im elektronischen Geschäftsverkehr, was letztlich zu einer Optimierung der öffentlichen Dienste führt.
Die E-Rechnungsplattformen des Bundes
Seit dem Inkrafttreten der E-Rechnungsverordnung am 27. November 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung für Lieferanten, die Direktaufträge der Bundesverwaltung über 1.000 Euro abwickeln, verpflichtend. Diese Entwicklung hat zur Einführung und kontinuierlichen Anpassung spezialisierter Plattformen geführt, die diesen Prozess vereinfachen und standardisieren.
Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE)
Die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) ist eine zentrale Anlaufstelle für die Einreichung elektronischer Rechnungen an die Bundesverwaltung. Sie stellt sicher, dass alle eingehenden Rechnungen den gesetzlichen Standards entsprechen und effizient verarbeitet werden können. Nach der Registrierung auf der ZRE können Unternehmen mittels verschiedener Übertragungskanäle wie Peppol oder E-Mail ihre elektronischen Rechnungen einreichen.
Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE)
Parallel zur ZRE bietet die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) eine zusätzliche Möglichkeit zur Übermittlung elektronischer Rechnungen. Die OZG-RE ist eng mit dem „Mein Unternehmenskonto“ verbunden, was die Abwicklung weiter vereinfacht und die Nutzung für Unternehmen über die bestehenden Registrierung und Übertragungskanäle standardisiert. Diese Plattform folgt ebenfalls strikt den gesetzlichen Vorgaben und unterstützt Unternehmen bei der effizienten Einreichung ihrer Rechnungen.
Beide Plattformen, ZRE und OZG-RE, sind essentiell für die Umsetzung der E-Rechnungsverordnung und bieten eine zuverlässige Infrastruktur für die sichere und rechtskonforme Übermittlung von E-Rechnungen an die Bundesverwaltung. Mit der fortschreitenden Implementierung neuer Versionen, wie der XRechnung 3.0.1 ab Februar 2024, wird die Übertragungs- und Verarbeitungseffizienz weiter erhöht, um den Anforderungen aller angeschlossenen Rechnungsempfänger gerecht zu werden.
Wie erhalte ich eine E-Rechnung?
Mit der fortschreitenden Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung in Deutschland nimmt die Bedeutung von elektronischen Rechnungen stetig zu. Unternehmer, die mit der Bundesverwaltung Geschäfte machen, sind zunehmend gefordert, sich mit dem System der E-Rechnungsübermittlung auseinanderzusetzen. Ab Ende Januar 2024 wird der Anmeldeprozess auf der Onlinezugangsgesetz-konformen Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) wesentlich durch „Mein Unternehmenskonto“, basierend auf ELSTER, vereinfacht, sodass sie einen einfachen Zugang und eine effiziente Abwicklung ihrer Geschäftsprozesse ermöglicht.
Anmeldung und Nutzung von „Mein Unternehmenskonto“
Die einmalige Registrierung auf der OZG-RE, die Voraussetzung ist, um den Rechnungsstellern den Weg zu erleichtern, wird durch „Mein Unternehmenskonto“ erheblich optimiert. Dadurch entsteht nicht nur ein sicherer Rahmen für die Übermittlung von E-Rechnungen, sondern auch ein Plus an Benutzerfreundlichkeit. Unternehmen profitieren von der digitalisierten Abwicklung und können die entsprechenden Einsparpotenziale voll ausschöpfen, indem Durchlaufzeiten verkürzt und die Bearbeitung beschleunigt wird.
Schnittstellen und technische Voraussetzungen
Für die nahtlose Integration der E-Rechnungsformate in die bestehenden Unternehmensprozesse, müssen die technischen Standards wie XRechnung und eventuell ZUGFeRD beachtet werden. Ab Februar 2024 können E-Rechnungen im Profil 3.0.1 XRechnung sogar an alle Rechnungsempfänger übermittelt werden. Die Datenübermittlung erfolgt dabei über verschiedene Kanäle wie Peppol-Webservice oder E-Mail und wird nach Einreichung einer E-Rechnung umgehend validiert. Die Optimierung der Rechnungsverarbeitung sowie eine Steigerung der Datenqualität sind nur einige der Vorteile, die sich für Rechnungsempfänger ergeben.