Immer mehr Unternehmen und Behörden arbeiten mit elektronischen Rechnungen, um Zeit und Kosten zu sparen. Doch wenn es um E-Rechnungen geht, gibt es verschiedene Formate, die du kennen solltest. Zwei der bekanntesten in Deutschland sind die ZUGFeRD-Rechnung und die XRechnung. Aber was genau unterscheidet sie?
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
ZUGFeRD ist ein ziemlich kompliziert klingender Name, deshalb erstmal kurz erklärt: ZUGFeRD steht für „Zentrale User Group elektronische Rechnung Deutschland“. Diese Art von Rechnung wurde entwickelt, damit Unternehmen Rechnungen einfach elektronisch versenden und empfangen können – auch kleine Firmen oder Geschäfte.
Der Clou bei ZUGFeRD: Jede Rechnung ist eine Mischung aus einer PDF, die man am Bildschirm sehen, und einer XML-Datei, die der Computer lesen kann. Das heißt, eine ZUGFeRD-Rechnung kann von Menschen UND Maschinen genutzt werden. Das ist besonders praktisch, weil man sie ohne viel Technikaufwand verwenden kann.
Häufig verwenden Firmen in Deutschland ZUGFeRD-Rechnungen im Bereich B2B (Business-to-Business, also zwischen zwei Firmen) oder B2C (Business-to-Consumer, also zwischen einer Firma und einem Kunden).
Und was ist eine XRechnung?
Die XRechnung wurde speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt. Stellen wir uns vor, ein Bauunternehmen schickt eine Rechnung an eine Stadt oder eine Bundesbehörde: Dann muss diese Rechnung in XRechnung-Format sein.
Die XRechnung ist anders aufgebaut als ZUGFeRD. Sie besteht nur aus einer maschinenlesbaren Datei im sogenannten XML-Format. Das bedeutet: Menschen könnten die Rechnung zwar lesen, aber sie wäre auf den ersten Blick etwas komplizierter und technischer als eine normale PDF.
Die XRechnung enthält alle Informationen, die eine öffentliche Einrichtung braucht, und folgt strikten Standards, die sogar in ganz Europa gültig sind.
Was sind die Hauptunterschiede?
Hier sind die wichtigsten Unterschiede zwischen dem ZUGFeRD- und dem XRechnung-Format:
- Zielgruppe: Die ZUGFeRD-Rechnung wird bei Firmen und Kunden genutzt (B2B und B2C), während die XRechnung für Rechnungen an den öffentlichen Sektor gedacht ist.
- Format: ZUGFeRD verbindet PDF und maschinenlesbare Daten, während XRechnung nur maschinenlesbare XML-Daten enthält.
- Pflicht: ZUGFeRD ist freiwillig, aber XRechnung ist für den öffentlichen Sektor in Deutschland vorgeschrieben.
Für welche Rechnung sollte ich mich entscheiden?
Das kommt darauf an, wem du die Rechnung schicken möchtest:
- Für deine Kunden oder Geschäftspartner: ZUGFeRD ist oft die bessere Wahl, weil es benutzerfreundlich und flexibel ist.
- Für Behörden oder den öffentlichen Sektor: Hier musst du (in Deutschland) die XRechnung nutzen, wenn es vorgeschrieben ist.
Beide Formate helfen dir dabei, Rechnungen schneller und effizienter zu verarbeiten, da sie den Papierkram minimieren und oft automatisch verarbeitet werden können.
Fazit
ZUGFeRD-Rechnungen und XRechnungen sind zwei clevere Möglichkeiten, Rechnungen elektronisch zu verschicken. Sie unterscheiden sich vor allem in ihrer Zielgruppe, ihrem Aufbau und ob sie verpflichtend sind oder nicht. Egal ob du ein kleiner Unternehmer bist oder mit Behörden arbeitest – es lohnt sich, diese beiden Formate zu verstehen!