Die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung genannt, wird immer beliebter, weil sie umweltfreundlicher und effizienter ist als die klassische Papier-Rechnung. Aber wusstest du, dass es dabei auch ganz klare Regeln gibt? Diese Regeln nennt man in Deutschland GoBD. Was das genau bedeutet und warum es so wichtig ist, erklären wir dir in diesem Artikel!
Was ist das GoBD?
GoBD ist eine Abkürzung und steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Ganz schön kompliziert, oder? Einfach gesagt, sind das Regeln, die sicherstellen sollen, dass digitale Daten – wie die E-Rechnung – richtig gespeichert, aufbewahrt und verarbeitet werden.
Warum ist das GoBD bei E-Rechnungen so wichtig?
Jede Rechnung – ob auf Papier oder digital – unterliegt in Deutschland bestimmten Vorschriften. Schließlich müssen Unternehmen ihre Einnahmen und Ausgaben korrekt dokumentieren, damit das Finanzamt prüfen kann, ob alles rechtens ist. Damit das auch bei elektronischen Rechnungen funktioniert, gibt es das GoBD. Es sorgt dafür, dass E-Rechnungen genauso sicher und zuverlässig wie Papierrechnungen behandelt werden.
Die wichtigsten Anforderungen des GoBD an E-Rechnungen
Damit eine E-Rechnung GoBD-konform ist und zum Beispiel vom Finanzamt akzeptiert wird, gibt es verschiedene Regeln. Schauen wir uns die genauer an:
1. Ordnungsmäßige Führung und sichere Aufbewahrung
Alle Rechnungen müssen so gespeichert werden, dass sie sicher sind und nicht verändert werden können. Das bedeutet: Du kannst eine gespeicherte Rechnung nicht einfach nachträglich bearbeiten oder löschen. Es muss auch leicht erkennbar sein, wann und wie die Daten gespeichert wurden.
2. Authentizität und Integrität
Die Begriffe klingen kompliziert, sind aber wichtig! Authentizität bedeutet, dass klar ist, wer die Rechnung ausgestellt hat. Zum Beispiel hilft dabei der Name und die Adresse des Unternehmens auf der Rechnung. Integrität bedeutet, dass die Rechnung unverändert bleibt, damit niemand sie im Nachhinein manipulieren kann. Hier kommen Verfahren wie digitale Signaturen ins Spiel.
3. Nachvollziehbarkeit
Jeder Schritt, bei dem eine E-Rechnung erstellt, bearbeitet oder gespeichert wird, sollte dokumentiert werden. Das nennt man Nachvollziehbarkeit. Damit ist gemeint, dass alles später genau überprüft werden kann – wie ein Pfad, der zeigt, welche Schritte mit der Rechnung gemacht wurden.
4. Zugriff und Lesbarkeit
Auch nach vielen Jahren musst du die Daten deiner Rechnungen noch öffnen und lesen können. Deshalb ist es wichtig, dass die eingesetzten Dateiformate, wie zum Beispiel PDF, langfristig nutzbar sind. Außerdem müssen die Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist – das sind meist 10 Jahre – jederzeit verfügbar sein.
5. Datenschutz und Sicherheit
In einer E-Rechnung stehen oft auch persönliche Daten, wie der Name und die Anschrift eines Kunden. Deshalb müssen Unternehmen dafür sorgen, dass diese Daten gut geschützt sind und niemand Unbefugtes darauf zugreifen kann. Hier greifen auch Regeln aus der DSGVO, der Datenschutz-Grundverordnung.
Was passiert, wenn man das GoBD nicht einhält?
Wenn ein Unternehmen die Vorschriften des GoBD nicht beachtet, könnte das im schlimmsten Fall Steuerprobleme oder sogar Strafen zur Folge haben. Zum Beispiel könnten steuerliche Vorteile gestrichen werden, wenn Rechnungen nicht ordnungsmäßig aufbewahrt wurden. Das GoBD ist also nicht nur eine Empfehlung, sondern Pflicht!
Fazit: Das GoBD sorgt für Ordnung bei E-Rechnungen
Das GoBD mag auf den ersten Blick kompliziert wirken, ist aber eine wichtige Grundlage, damit E-Rechnungen sicher, nachvollziehbar und korrekt bleiben. Es sorgt dafür, dass alle Rechnungen jederzeit überprüfbar sind und keine Fehler oder Manipulationen passieren. Wenn Unternehmen diese Regeln beachten, sind sie auf der sicheren Seite – und sparen gleichzeitig Papier und Zeit!