Elektronische Rechnungen, auch E-Rechnungen genannt, sind digitale Dokumente, die eine Rechnung vollständig ersetzen. Doch die Regeln, wie diese Rechnungen aussehen und verarbeitet werden müssen, unterscheiden sich je nach Region. In diesem Artikel schauen wir uns an, wie sich die Anforderungen in der Europäischen Union (EU) und Lateinamerika unterscheiden.
Elektronische Rechnungen in der EU
In der Europäischen Union gibt es bestimmte Regeln und Standards, die alle Länder einhalten müssen. Diese sollen den Handel zwischen den Ländern einfacher machen und für mehr Einheitlichkeit sorgen.
- Richtlinien und Standards: Die EU hat Richtlinien wie die „Richtlinie 2014/55/EU“ eingeführt. Diese sorgt dafür, dass alle öffentlichen Stellen in der EU elektronische Rechnungen akzeptieren können. Dazu wird häufig der Standard EN 16931-1 verwendet, der genau beschreibt, wie eine E-Rechnung aussehen soll.
- Interoperabilität: Ein schweres Wort, das bedeutet, dass Systeme in verschiedenen Ländern miteinander arbeiten können. In der EU wird vieles daran gesetzt, dass jede Firma mit Firmen aus anderen EU-Ländern problemlos E-Rechnungen austauschen kann.
- Datenschutz: Dank der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind in der EU strenge Regeln dafür festgelegt, wie persönliche Daten in Rechnungen geschützt werden müssen.
Zusammengefasst versucht die EU, einheitliche Regeln zu schaffen, damit es für Unternehmen einfacher wird, mit Kunden und Lieferanten in verschiedenen Ländern zu arbeiten.
Elektronische Rechnungen in Lateinamerika
In Lateinamerika sieht das Ganze ein wenig anders aus. Hier hat jedes Land seine eigenen Regeln für die elektronische Rechnungsstellung. Das macht es komplizierter, wenn man in mehreren Ländern Geschäfte macht.
- Länderspezifische Vorschriften: Zum Beispiel muss in Mexiko jede E-Rechnung den „CFDI“-Standard einhalten. In Brasilien gibt es dafür das System „Notas Fiscais Eletrônicas“ (NF-e). Jedes Land hat ein eigenes Format und eigene Anforderungen.
- Steuerautorisierungen: In vielen Ländern Lateinamerikas müssen elektronische Rechnungen zuerst von den Steuerbehörden genehmigt werden, bevor man sie einem Kunden schicken kann. In Chile passiert das über das „DTE“-System.
- Technische Anforderungen: In Lateinamerika sind technische Details wie die Digitalisierung und Signierung besonders wichtig. Zum Beispiel müssen Rechnungen oft in einem speziellen XML-Format vorliegen.
- Zusätzliche Berichte: In einigen Ländern, wie Kolumbien, müssen zusätzlich Berichte erstellt werden, die alle Rechnungen eines Monats zusammenfassen.
Wichtige Unterschiede zwischen der EU und Lateinamerika
Hier sind die größten Unterschiede zwischen den beiden Regionen auf einen Blick:
- Harmonisierung: Während die EU auf einheitliche Regeln setzt, hat Lateinamerika vor allem länderspezifische Vorgaben.
- Genehmigungen: In Lateinamerika müssen E-Rechnungen oft von der Steuerbehörde freigegeben werden. Das ist in der EU so gut wie nie der Fall.
- Technische Standards: Die EU setzt auf klare Standards wie EN 16931-1. In Lateinamerika variieren die technischen Anforderungen stark von Land zu Land.
Wenn ein Unternehmen international tätig ist, muss es die Anforderungen jedes Landes genau kennen, um alle Vorschriften einzuhalten. Das kann aufwendig sein, ist aber wichtig, um keine Strafen oder Verzögerungen zu riskieren.
Fazit
Elektronische Rechnungen sind zwar überall auf der Welt im Einsatz, aber die Regeln dafür unterscheiden sich stark. In der EU wird viel Wert auf einen gemeinsamen Standard gelegt, während Lateinamerika sehr länderspezifisch vorgeht. Es ist wichtig, diese Unterschiede zu kennen, wenn man international arbeitet, um Probleme zu vermeiden und den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen.