Elektronische Rechnungen, kurz E-Rechnungen, sind digitale Versionen von normalen Rechnungen, die direkt über das Internet verschickt werden. Sie sparen Papier, Zeit und machen viele Prozesse einfacher. Aber wenn du eine E-Rechnung erstellen möchtest, gibt es eine wichtige Regel, die du beachten musst – die Norm EN 16931. Klingt kompliziert? Keine Sorge, wir erklären dir alles ganz leicht!
Was ist die EN 16931-Norm?
Die EN 16931 ist eine Art Regelbuch für E-Rechnungen über öffentliche Aufträge in Europa. Sie sorgt dafür, dass elektronische Rechnungen überall gleich aufgebaut sind und alle notwendigen Informationen enthalten. Wenn du dich an diese Norm hältst, kann dein Kunde deine Rechnung problemlos lesen und verarbeiten.
Wie baust du eine EN-16931-konforme E-Rechnung?
Es gibt ein paar wichtige Dinge, die du beachten musst, damit deine E-Rechnung der Norm entspricht. Lies weiter, wir führen dich Schritt für Schritt durch den Prozess!
1. Wähle die richtige Sprache für deine E-Rechnung
Stelle dir vor, es gibt verschiedene Sprachen für E-Rechnungen. Zwei beliebte „Sprachen“ sind UBL (Universal Business Language) und CII (Construction Industry Invoice). Du musst dich für eine der Sprachen entscheiden, die am besten zu deinem Unternehmen passt.
2. Baue die Rechnung richtig auf
Eine E-Rechnung muss bestimmte Informationen enthalten, damit sie EN-16931-konform ist. Hier eine Checkliste:
- Rechnungsnummer und Datum: Jede Rechnung braucht eine eindeutige Nummer und ein Datum.
- Lieferanten- und Kundeninformationen: Schreibe auf, wer die Rechnung ausstellt und wer sie bekommt.
- Artikel oder Dienstleistungen: Liste genau auf, was verkauft wurde, wie viel davon und zu welchem Preis.
- Steuern: Zeige die Mehrwertsteuer und andere Steuern an.
- Gesamtbetrag: Rechne alles zusammen, damit der Kunde weiß, wie viel er bezahlen muss.
- Zahlungsbedingungen: Schreibe auf, bis wann die Rechnung bezahlt werden muss.
3. Daten überprüfen
Alles vollständig? Dann überprüfe, ob die Angaben korrekt und in der richtigen Formatierung sind. Zum Beispiel sollte ein Datum wie „2023-10-01“ geschrieben sein. Und bei Geldbeträgen ist es wichtig, die richtige Währung wie Euro (€) anzugeben.
4. Nutze Validierungstools
Um sicherzugehen, dass deine E-Rechnung alle Anforderungen erfüllt, gibt es spezielle Programme, sogenannte Validierungstools. Diese prüfen deine Rechnung und sagen dir, ob etwas fehlt oder falsch ist. Ein kostenloses Tool findest du bei der Europäischen Kommission.
Warum sollte deine Rechnung kompatibel sein?
Weißt du, manchmal sprechen Computer nicht dieselbe Sprache. Wenn du sicherstellst, dass deine Rechnung den Regeln der EN 16931 folgt, kannst du garantieren, dass der Computer deines Kunden deine Rechnung versteht. Das ist besonders wichtig, wenn du mit Ämtern oder größeren Firmen arbeitest.
E-Rechnungen speichern und ein Team schulen
Vergiss nicht, dass du deine E-Rechnungen speichern musst. Das ist in vielen Ländern gesetzlich vorgeschrieben, oft für 10 Jahre oder mehr. Es kann auch hilfreich sein, dein Team zu schulen, damit alle wissen, wie man konforme E-Rechnungen erstellt. So spart ihr Zeit und vermeidet Fehler!
Fazit
Eine EN-16931-konforme E-Rechnung zu erstellen, ist gar nicht so schwer. Befolgst du die Regeln, dann kann nichts schiefgehen. Nutze die richtigen „Sprachen“ wie UBL oder CII, achte auf Ordnung und überprüfe deine Daten. Wenn alles stimmt, steht einer reibungslosen Übertragung nichts mehr im Weg!