Möchten Sie wissen, wie Sie eine qualifizierte elektronische Signatur (kurz: QES) bei E-Rechnungen richtig einsetzen? In diesem Artikel erkläre ich Ihnen Schritt für Schritt, warum diese Signatur wichtig ist und wie Sie sie ganz einfach nutzen können.
Warum ist eine qualifizierte elektronische Signatur wichtig?
Die QES ist wie eine digitale Unterschrift, die bestätigt, dass eine Rechnung echt ist (das nennt man Authentizität) und dass niemand sie nachträglich verändert hat (das nennt man Integrität). Besonders bei elektronischen Rechnungen ist das wichtig, um rechtliche Anforderungen einzuhalten und sicherzustellen, dass alle Daten korrekt sind.
Die 7 Schritte zur Nutzung einer qualifizierten Signatur
Hier sind die Schritte, die Sie befolgen sollten, um eine E-Rechnung mit einer qualifizierten Signatur zu versehen.
1. Auswahl eines geeigneten Zertifizierungsdiensteanbieters
Erstens brauchen Sie einen Zertifizierungsdiensteanbieter. Das ist ein Anbieter, der von einer zuständigen Behörde, wie z. B. der Bundesnetzagentur in Deutschland, geprüft und zugelassen ist. Dieser Anbieter stellt Ihnen ein digitales Zertifikat aus. Das Zertifikat ist eine Art digitale ID-Karte, die Ihnen gehört und Ihre Rechnungen „signieren“ kann.
2. Erstellung der Rechnung
Erstellen Sie Ihre Rechnung in einem gängigen Format, zum Beispiel als PDF oder XML-Datei. Achten Sie darauf, dass die Rechnung alle wichtigen Informationen enthält: Datum, Rechnungsnummer, Empfänger- und Lieferanteninformationen sowie Informationen zu den verkauften Artikeln oder Dienstleistungen.
3. Hash-Wert erstellen
Ein Hash-Wert ist wie ein digitaler Fingerabdruck Ihrer Rechnung. Er zeigt an, ob die Datei im Originalzustand ist. Um diesen Hash-Wert zu erstellen, nutzen Sie spezielle Algorithmen wie SHA-256. Das hört sich kompliziert an, aber viele Programme erledigen das automatisch für Sie.
4. Signieren des Hash-Werts
Jetzt kommt der wichtigste Schritt: Sie signieren den Hash-Wert mit Ihrem privaten Schlüssel. Dieser Schlüssel gehört zu Ihrem digitalen Zertifikat und ist so etwas wie Ihr digitales Siegel. Mit speziellen Tools oder Diensten Ihres Zertifizierungsanbieters können Sie diesen Schritt ausführen.
5. Anbringung der Signatur
Die qualifizierte elektronische Signatur wird nun zur Rechnung hinzugefügt. Das kann auf zwei Arten passieren:
- Als separate Datei (zum Beispiel eine .p7s-Datei).
- Direkt in der Rechnung, zum Beispiel in einer PDF-Datei.
Spezielle Software übernimmt das Einfügen automatisch.
6. Überprüfung der Signatur
Bevor Sie die Rechnung abschicken, sollten Sie sicherstellen, dass der Empfänger Ihre Signatur prüfen kann. Dazu benötigt der Empfänger eine Software, die den Hash-Wert überprüft und sicherstellt, dass das Zertifikat gültig ist.
7. Archivierung
Speichern Sie die signierte Rechnung und das dazugehörige Zertifikat sicher. Digitale Rechnungen müssen oft mehrere Jahre lang aufbewahrt werden, damit sie bei Bedarf überprüft werden können.
Tools, die Ihnen helfen können
Falls Sie noch nicht wissen, welche Werkzeuge Sie nutzen können, hier zwei Beispiele:
OpenSource-Tools
- OpenSSL: Ein kostenloses Programm, das Hash-Werte berechnen und Signaturen erstellen kann.
- LibreOffice: Einige Versionen dieses Programms unterstützen das Signieren von Dokumenten direkt.
Kommerzielle Software
- Adobe Acrobat: Mit dieser Software können Sie PDF-Dokumente einfach signieren und die Signatur prüfen.
- ERP-Systeme: Viele Systeme bieten Funktionen zur automatischen E-Rechnungsstellung mit eingebauter Signierung.
Worauf sollten Sie achten?
Hier sind noch ein paar Tipps, damit alles nach Plan läuft:
- Rechtliche Anforderungen: Prüfen Sie die Gesetze in Ihrem Land, um sicherzugehen, dass Ihre Signatur den Vorschriften entspricht.
- Sicherheit: Nutzen Sie sichere Algorithmen und bewahren Sie Ihre Schlüssel gut geschützt auf.
- Kompatibilität: Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen von Ihren Kunden geöffnet und geprüft werden können.
Jetzt wissen Sie, wie Sie eine qualifizierte elektronische Signatur bei E-Rechnungen einsetzen! Mit diesen Schritten sind Ihre Rechnungen rechtlich sicher und vor Manipulation geschützt.