Am 1. Januar 2025 beginnt eine neue Ära für Unternehmen in Deutschland. Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) Pflicht. Dieses Gesetz wurde im Rahmen des Wachstumschancengesetzes im März 2024 beschlossen. Es folgt dem Vorbild anderer Länder, die schon erfolgreiche Erfahrungen damit gemacht haben.
Viele Branchen und Sektoren sind von der Einführung der E-Rechnung Umsetzung 2025 betroffen. Sie müssen ihre Abläufe anpassen. Diese Änderung ist ein großer Schritt zur digitalen Transformation. Sie bringt einheitliche und klar strukturierte Prozesse in die Rechnungsbearbeitung.
Die Europäische Kommission hat die ViDA-Initiative gestartet. Sie soll neben der E-Rechnung auch ein elektronisches System für Umsatzsteuermeldungen einführen. Unternehmen müssen sich ab 2025 umstellen. Sie müssen dann in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu bearbeiten und sicher zu speichern. Diese Regelung gilt für alle Unternehmen, ausgenommen sind Verkäufe an private Verbraucher (B2C) und grenzüberschreitende B2B-Umsätze.
Zentrale Erkenntnisse
- Ab 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend.
- Die Regelung basiert auf dem Wachstumschancengesetz, das im März 2024 verabschiedet wurde.
- Die E-Rechnung folgt dem Vorbild anderer EU-Länder und Drittländer.
- Die E-Rechnung Umsetzung 2025 ist ein wichtiges Element der digitalen Transformation in Deutschland.
- Die neuen Regelungen sind bis 2028 für alle inländischen Unternehmen verbindlich.
- Die Compliance wird durch ein standardisiertes Rechnungswesen verbessert.
- Der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen müssen ab 2025 gewährleistet sein.
Industrien und Sektoren, die von der E-Rechnung betroffen sind
Ab dem 1. Januar 2025 müssen inländische Firmen elektronische Rechnungen nutzen. Diese Regel gilt für den Wirtschafts- und den öffentlichen Sektor. Es ist eine große Umstellung für viele Branchen.
Wirtschaftssektor
Im Wirtschaftssektor sind besonders Firmen betroffen, die oft Rechnungen senden. Zum Beispiel die Herstellungsbranche und der Großhandel. Ab einem Rechnungswert von 250€ sind E-Rechnungen zwischen Unternehmen erforderlich. Dies wurde im Wachstumschancengesetz von November 2023 festgelegt.
Die EU hat die notwendige Zustimmung im Juli 2023 gegeben. Schon seit dem 27. November 2020 nehmen Bundesbehörden nur elektronische Rechnungen an. Diese müssen in einem speziellen Format sein, wie XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Formate erleichtern die digitale Abrechnung.
- Unternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro dürfen bis 2027 noch Papierrechnungen benutzen.
- Ab 2028 müssen alle Firmen E-Rechnungen verwenden.
Öffentlicher Sektor
Im öffentlichen Sektor ist die Umstellung ebenfalls groß. Seit 2020 müssen Rechnungen an den Staat elektronisch sein. Mit der neuen Regel ab 2025 müssen alle Verwaltungen eine passende Infrastruktur haben. Sie haben bis 2027 Zeit, um sich technisch anzupassen und digital zu werden.
Die neuen Regeln betreffen alle Firmen. Sie müssen ab 2025 elektronische Rechnungen von ihren Zulieferern akzeptieren.
- Für B2B-Transaktionen über 250€ sind E-Rechnungen nötig.
- Es gibt eine Übergangszeit bis 2027 für Kleinunternehmen.
E-Rechnung Umsetzung 2025: Auswirkungen und Vorbereitungen
Ab 2025 ist die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland ein Muss für alle Firmen. Dies bringt sowohl Herausforderungen als auch Chancen mit sich. Um rechtlich alles richtig zu machen, müssen Firmen ihre Abläufe überprüfen. Dies könnte auch bedeuten, dass sie in neue Rechnungsmanagement-Software investieren müssen.
Rechnungsmanagement optimieren
Digitale Rechnungen ermöglichen es Firmen, ihre Prozesse besser zu steuern. Sie machen das Arbeiten effizienter und können Kosten senken. Die Nutzung von Software wie Esker kann dabei auf beiden Seiten helfen.
Technische Anforderungen
Eine gute technische Basis ist sehr wichtig. Firmen sollten ihre Systeme prüfen, ob sie mit Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD arbeiten können. Diese erfüllen schon alle technischen Bedingungen. Es ist auch wichtig, das Team gut einzuschulen, damit alles reibungslos läuft.
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist nicht nur ein rechtliches Muss. Firmen, die dies früh tun, können sich Vorteile im Wettbewerb sichern.
Fazit
Ab dem 1. Januar 2025 ist die Einführung der E-Rechnung ein großer Schritt für die Digitalisierung in Europa. Unternehmen können durch elektronische Rechnungen effizienter arbeiten. Sie sparen Verwaltungskosten und machen weniger Fehler dank automatischer Prozesse.
Bis 2028 müssen alle Firmen in Deutschland ihre Systeme so ändern, dass sie E-Rechnungen richtig verarbeiten können. Kleinere Unternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro haben bis 2027 Zeit, diese Änderung vorzunehmen. Für kleine Rechnungen unter 250 Euro und bestimmte andere Fälle gibt es Sonderregeln. Diese helfen, die Umstellung leichter zu machen.
Plattformen wie Peppol machen es einfacher, Rechnungen sicher online zu senden. Das hilft Unternehmen, effizienter zu sein und sich auf die Zukunft vorzubereiten. Die EU möchte, dass bis 2030 alle die E-Rechnung nutzen. Das wird den Handel zwischen Ländern einfacher machen. Mehr Infos gibt es bei Für Gründer und Erechnun-Einfach-Sicher.
Hallo Herr Weber,
mit Belustigung habe ich Ihre Artikel betr. der E-Rechnungen gelesen. Dabei ist mir aufgefallen: Haben Sie selbst schon mal E-Rechnungen an deutsche Städte, Gemeinden oder Behörden verschickt? Wohl nicht, denn sonst würden Sie nicht so positiv darüber berichten.
Wir kleinen Freiberufler, Firmen etc. kämpfen schon immer mit den Windmühlen der öffentlichen Hand aber jetzt setzt die E-Rechnung noch einen drauf.
Ich kann diese schon länger schreiben an z.B. eine Behörde hier in BW. Aber von 10 Abteilungen in diesem Ministerium können nur 2 diese E-Rechnungen lesen, verarbeiten, Aufträge entsprechend den Vorschriften ausstellen etc.
Fazit: noch nie in meiner über 30-jährigen Selbstständigkeit habe ich so lange gebraucht, bis endlich mal eine Rechnung bei dem Kunden war und diese dort auch bearbeitet wird. Die Kunden wollen immer noch ein „normales“ pdf wie gehabt. Drucken das dann aus, setzen ihren Stempel drunter, unterschreiben und scannen das dann ein. Nur wenn das alles händisch drauf ist bekommen wir die Rechnung überhaupt bezahlt.
Und vllcht können Sie mir das als Fachmann beantworten: warum kann man in ZUGFeRD etc. keine einfache Schlussrechnung erstellen, wobei man nur die zugehörigen Abschlagsrechnungen anklicken muss und die stehen dann untendrunter. Und, und, und ….
Ich bin wahrlich nicht gegen neue Technik und digitale Medien. Wir nutzen diese seit Jahren und müssen auch immer auf relativ neuem Wissensstand sein. Aber diese E-Rechnung ist – das sage ich einfach direkt heraus – bis dato nur Murx, wie man bei uns im Süden das so sagt.
Wer bezahlt mir denn die vielen, vielen Stunden am Rechner um vllcht mal einen Kunden zu finden, der die erforderlichen Daten auch verarbeiten kann? Wer zahlt mir Zinsen für die viel zu spät bezahlten Rechnungen weil: das geht alles noch nicht richtig?
Ich täte mich freuen, wenn mal irgendetwas Neues aus den Finanzbehörden eingeführt und gefordert wird, was aber beim Start auch wirklich funktioniert.
Vielleicht wissen Sie eine Antwort drauf? Würde mich wirklich interessieren.
Mit freundlichen Grüßen
Margot Welsch
Sehr geehrte Frau Welsch,
vielen Dank für Ihre offene und direkte Rückmeldung zu meinen Artikeln über E-Rechnungen. Ich verstehe Ihre Frustration und die Herausforderungen, mit denen Sie als Freiberuflerin im Umgang mit öffentlichen Auftraggebern konfrontiert sind. Ihre Erfahrungen spiegeln ein Problem wider, das in der Praxis leider häufig anzutreffen ist.
Es ist richtig, dass eine positive Darstellung der E-Rechnung nicht die Schwierigkeiten ausblenden darf, die in der Umsetzung bestehen. Ihre Schilderung, dass innerhalb einer Behörde nur wenige Abteilungen E-Rechnungen verarbeiten können und dass Kunden weiterhin Papierausdrucke bevorzugen, zeigt deutlich, dass die digitale Transformation in den Verwaltungen noch nicht flächendeckend angekommen ist.
Zu Ihren konkreten Punkten:
Verarbeitung von E-Rechnungen in Behörden: Das Problem der unterschiedlichen Verarbeitungsfähigkeit innerhalb von Behörden ist ein Zeichen für mangelnde Standardisierung und fehlende Schulungen. Es ist essenziell, dass alle relevanten Stellen in der öffentlichen Verwaltung in der Lage sind, E-Rechnungen gemäß den Standards zu empfangen und zu verarbeiten. Hier besteht dringender Handlungsbedarf seitens der Politik und der Verwaltung selbst.
Verzögerungen und Mehraufwand: Die von Ihnen beschriebenen Verzögerungen und der zusätzliche Aufwand durch das Hin- und Hergehen zwischen digitalen und analogen Prozessen sind inakzeptabel. Es ist nicht hinnehmbar, dass Selbstständige und Unternehmen die Kosten für eine unzureichend implementierte Technologie tragen müssen.
Funktionalität von ZUGFeRD und Co.: Ihre Frage nach der Möglichkeit, in ZUGFeRD oder ähnlichen Formaten einfache Schlussrechnungen durch Auswahl von Abschlagsrechnungen zu erstellen, ist berechtigt. Technisch wäre dies durchaus umsetzbar. Die aktuellen Standards und Softwarelösungen bieten diese Funktionalität jedoch oft nicht in der gewünschten Benutzerfreundlichkeit. Hier besteht definitiv Verbesserungspotenzial. Die Entwicklung von benutzerfreundlicheren und funktionaleren Lösungen ist entscheidend für die Akzeptanz und den Erfolg der E-Rechnung.
Warum funktioniert es noch nicht richtig?
Die Einführung der E-Rechnung ist ein komplexer Prozess, der nicht nur technische, sondern auch organisatorische und kulturelle Veränderungen erfordert. Einige der Hauptprobleme sind:
Mangelnde Standardisierung: Obwohl es mit der EN 16931 einen europäischen Standard gibt, gibt es in der Umsetzung immer noch Interpretationsspielräume und Inkompatibilitäten zwischen verschiedenen Systemen.
Fehlende Interoperabilität: Die verschiedenen Softwarelösungen und Plattformen für die E-Rechnung kommunizieren oft nicht nahtlos miteinander.
Unzureichende Schulungen und Information: Viele Anwender, sowohl in der Wirtschaft als auch in der Verwaltung, sind nicht ausreichend über die korrekte Verwendung der E-Rechnung informiert.
Ich hoffe, meine Ausführungen konnten Ihnen einige Antworten liefern
Mit freundlichen Grüßen,
Thomas Weber