Die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen ist für Unternehmen ein wichtiger Prozess, um sicherzustellen, dass sie gesetzliche Anforderungen und steuerliche Vorschriften einhalten. Aber was bedeutet das genau, und wie wird das eigentlich umgesetzt? In diesem Artikel erklären wir es Schritt für Schritt.
Was ist revisionssichere Archivierung?
Revisionssicher bedeutet, dass die archivierten Dokumente – in diesem Fall E-Rechnungen – sicher und unverändert gespeichert werden. Dabei muss auch gewährleistet sein, dass die Rechnungen jederzeit lesbar und nachvollziehbar bleiben, und niemand sie ohne Erlaubnis ändern oder löschen kann. Unternehmen müssen das tun, um rechtliche Vorschriften wie das deutsche Umsatzsteuergesetz (UStG) oder andere Richtlinien in der EU einzuhalten.
Wichtige Maßnahmen, um E-Rechnungen revisionssicher zu archivieren
1. Einhalten von Gesetzen und Vorschriften
Die wichtigste Grundlage für die revisionssichere Archivierung ist das Verständnis der Gesetzgebung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle relevanten Regeln einhalten, wie z. B. das Umsatzsteuergesetz oder die EU-Richtlinien. Wer unsicher ist, sollte sich von Experten beraten lassen.
2. Technische Infrastruktur einrichten
Ein gutes Archivierungssystem ist entscheidend. Es sollte technische Anforderungen für die Langzeitarchivierung erfüllen. Hier einige Beispiele:
- Spezielle Speichertechnologien wie WORM (Write Once, Read Many): Diese erlauben es, Daten zu speichern, ohne sie später zu ändern.
- Sichere Cloud-Speicherlösungen mit hohen Standards für Datenschutz und Datensicherheit.
3. Authentizität und Integrität gewährleisten
E-Rechnungen müssen immer authentisch (also echt) und unverändert bleiben. Unternehmen erreichen das folgendermaßen:
- Digitale Signaturen: Diese beweisen, dass die Rechnung echt ist.
- Mechanismen wie Hash-Werte: Diese zeigen, ob eine Datei manipuliert wurde.
4. Lesbarkeit und Zugänglichkeit erhalten
Ein Archiv ist nur dann hilfreich, wenn man die Dokumente auch nach vielen Jahren noch lesen kann. Deshalb sollten Unternehmen Standards verwenden, die langfristig unterstützt werden, z. B. PDF/A. Außerdem sollte es leicht sein, die E-Rechnungen im Archivsystem zu finden und darauf zuzugreifen.
5. Sicherheit und Datenschutz
Wer ein Archiv betreibt, trägt viel Verantwortung für die Sicherheit der gespeicherten Daten. Hierzu gehören unter anderem:
- Verschlüsselung: Damit können Unbefugte die Daten nicht lesen.
- Zugriffskontrollen: Nur autorisierte Personen dürfen auf die E-Rechnungen zugreifen.
- Datenschutz: Alle Vorschriften – wie die DSGVO in Europa – müssen eingehalten werden.
6. Audit- und Protokollierungsfunktionen
Ein gutes Archivierungssystem erlaubt es, alle Vorgänge im System zu protokollieren. Zum Beispiel wird aufgezeichnet, wer wann auf eine Rechnung zugegriffen hat. Solche Protokolle müssen ebenfalls revisionssicher sein, damit sie nicht verändert werden können.
7. Regelmäßige Überprüfung und Wartung
Hier gilt der Spruch: „Vorsicht ist besser als Nachsicht.“ Unternehmen sollten regelmäßig Backups ihrer archivierten Rechnungen durchführen und diese testen. Auch die Archivierungssoftware selbst sollte aktualisiert und auf Funktionstüchtigkeit geprüft werden.
8. Zertifizierte Lösungen verwenden
Es gibt viele Anbieter, die spezielle Software für die revisionssichere Archivierung anbieten. Unternehmen sollten darauf achten, dass diese Lösungen zertifiziert sind, z. B. mit einer Bescheinigung nach § 14 Abs. 2 UStDV in Deutschland. Solche Zertifikate garantieren, dass die Software alle rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllt.
Fazit
Die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen mag zunächst kompliziert klingen, aber mit einer klaren Struktur und den richtigen Tools ist sie gut umsetzbar. Unternehmen sollten nicht nur in die Technik investieren, sondern auch die gesetzlichen Vorgaben genau im Blick behalten. Wer auf Sicherheit und Zuverlässigkeit achtet, schützt nicht nur sich selbst, sondern auch die Daten seiner Kunden und Geschäftspartner.