Immer mehr Unternehmen nutzen E-Rechnungen, also elektronische Rechnungen, um den Papierkram zu reduzieren. Doch damit man später keine Probleme mit dem Gesetz bekommt, müssen diese Rechnungen sicher aufbewahrt werden. Dies nennt man revisionssichere E-Rechnungsarchivierung. Aber was bedeutet das genau, und wie funktioniert es? Hier sind ein paar praktische Tipps, die du leicht verstehen kannst!
Was bedeutet revisionssicher?
Den Begriff „revisionssicher“ könnte man mit „gesetzeskonform“ übersetzen. Es bedeutet, dass die Rechnungen so gespeichert sind, dass sie später genauso aussehen wie bei der Erstellung. Sie dürfen nicht geändert oder einfach gelöscht werden. Außerdem muss es möglich sein, die Rechnungen einfach wiederzufinden, z. B. bei einer Prüfung durch das Finanzamt.
Wie sorgt man für eine korrekte Archivierung?
Damit alles korrekt läuft, solltest du einige Dinge beachten. Hier sind die wichtigsten Schritte in einer Liste erklärt:
1. Halt dich an die Gesetze
In Deutschland gibt es strenge Regeln, wie Rechnungen archiviert werden müssen. Diese findest du zum Beispiel im Umsatzsteuergesetz (UStG) oder im Handelsgesetzbuch (HGB). Aber auch europäische Vorgaben, wie die EU-Richtlinie 2010/45/EU, sind wichtig. Wenn du dir unsicher bist, sprich mit einem Steuerberater oder Experten für E-Rechnungen.
2. Rechnungen dürfen nicht verändert werden
Eine einmal gespeicherte Rechnung muss unveränderbar bleiben. Dazu nutzen viele Unternehmen spezielle Technologien wie digitale Signaturen oder sogenannte Hash-Werte. Stell dir vor, ein Hash-Wert ist wie ein Fingerabdruck für deine Rechnung – jede Änderung würde sofort auffallen.
3. Alles muss komplett lesbar sein
Es reicht nicht, nur die Rechnung zu speichern. Auch wichtige Infos wie das Ausstellungsdatum oder die Rechnungsnummer (das nennt man Meta-Daten) müssen gut archiviert werden. Und später muss die Rechnung immer noch so lesbar sein wie am ersten Tag!
4. Schütze den Zugang
Nur autorisierte Leute sollten auf die Rechnungen zugreifen können. Dafür brauchst du ein sicheres System mit Passwortschutz oder klaren Regeln, wer was anschauen darf.
5. Langfristige Speicherung
In Deutschland musst du Rechnungen mindestens 10 Jahre speichern. Das heißt, du solltest Systeme oder Speichermedien verwenden, die so lange halten. Zusätzlich kann es nötig sein, die Daten regelmäßig auf neue Geräte oder Technologien zu übertragen, damit alles erhalten bleibt.
6. Protokolliere alles
Jeder „Besuch“ im Archiv sollte dokumentiert werden. Das heißt, du solltest aufschreiben, wer wann auf die Rechnungen zugegriffen hat. Solche Protokolle nennt man Audit-Trails. Sie zeigen, dass niemand heimlich etwas ändern konnte.
7. Erstelle Backups
Ein Backup ist eine Sicherheitskopie deiner Rechnungen. Speichere diese Kopien an anderen Orten, damit du sie bei Verlust oder einem Computerausfall wiederherstellen kannst. Außerdem solltest du einen Notfallplan haben (man nennt das Disaster Recovery), damit du immer auf deine Daten zugreifen kannst.
8. Nutze geprüfte Software
Es gibt spezielle Programme und Dienste, die dir bei der revisionssicheren Archivierung helfen. Viele davon sind sogar zertifiziert, also offiziell geprüft. Schau nach Zertifikaten wie DIN 14641-1 oder IDW PS 880, um sicherzugehen, dass die Lösung den Anforderungen entspricht.
9. Überprüfe regelmäßig
Nimm dir hin und wieder Zeit, deine Speicherungssysteme zu prüfen. Teste, ob du alte Rechnungen problemlos wiederherstellen kannst, und überprüfe, ob alles richtig funktioniert. Das verhindert böse Überraschungen im Ernstfall.
10. Schreibe alles auf
Jeder Schritt, den du zum Speichern der Rechnungen machst, sollte dokumentiert sein. Wenn ein Prüfer fragt, wie dein System funktioniert, kannst du die Infos einfach vorlegen.
Warum ist das wichtig?
Die sichere Archivierung von E-Rechnungen ist nicht nur ein Muss, weil es gesetzlich vorgeschrieben ist. Es schützt dein Unternehmen auch im Falle einer Überprüfung. Außerdem macht ein gut organisiertes Archiv die Arbeit einfacher und spart Zeit!
Wenn du diese Tipps befolgst, bist du auf der sicheren Seite und kannst dich auf andere wichtige Dinge konzentrieren – ohne Kopfzerbrechen über deine Rechnungen.