In der heutigen digitalen Welt müssen Unternehmen viele Regeln beachten, vor allem wenn es um Buchhaltung und Rechnungen geht. Zwei wichtige Begriffe, die dabei immer wieder auftauchen, sind die GoBD und E-Rechnungen. Aber was genau bedeuten diese Begriffe? Und warum sind sie so wichtig?
Was sind die GoBD?
Die GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Kurz gesagt, sie sind eine Art Regelbuch für Unternehmen, das vorgibt, wie digital geführte Daten und Dokumente gespeichert werden müssen.
Die wichtigsten Anforderungen der GoBD
- Unveränderbarkeit: Alle Geschäftsdaten müssen so gespeichert werden, dass niemand sie später unbemerkt ändern kann.
- Vollständigkeit: Es dürfen keine Daten fehlen. Jeder Geschäftsfall muss dokumentiert werden.
- Nachvollziehbarkeit: Außenstehende, wie z.B. der Steuerprüfer, müssen alle Abläufe leicht verstehen können.
- Organisation: Unternehmen müssen klare, gut dokumentierte Abläufe und Kontrollsysteme haben.
Besonders wichtig ist, dass Daten für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Das gilt nicht nur für Papierdokumente, sondern vor allem auch für digitale Daten.
Was sind E-Rechnungen?
E-Rechnungen, oder auch elektronische Rechnungen, sind Rechnungen, die nicht auf Papier gedruckt, sondern digital erstellt und verschickt werden. Beispiele dafür sind Rechnungen im PDF- oder XML-Format.
Die Vorteile von E-Rechnungen
- Sie sparen Papier, Druckkosten und Porto.
- Die Übermittlung geht schneller, z.B. per E-Mail.
- Die Verarbeitung ist oft automatisch und daher kostengünstiger und weniger fehleranfällig.
Welche Regeln gelten für E-Rechnungen?
Auch bei E-Rechnungen gibt es Vorschriften, die eingehalten werden müssen:
- Erforderliche Angaben: Jede Rechnung, egal ob digital oder gedruckt, muss wichtige Infos wie das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten.
- Format: E-Rechnungen können in Formaten wie PDF oder XML erstellt werden. In Deutschland ist das ZUGFeRD-Format sehr beliebt, weil es Daten für Menschen und Maschinen lesbar macht.
- Unveränderbarkeit: Genau wie bei den GoBD muss auch hier die Rechnung so gespeichert werden, dass sie nicht verändert werden kann.
Falls erforderlich, kann eine elektronische Signatur eingesetzt werden. Diese sorgt dafür, dass alle Daten authentisch sind und nachträglich nicht manipuliert werden können.
Wie hängen GoBD und E-Rechnungen zusammen?
E-Rechnungen müssen, weil sie digital vorliegen, auch die Anforderungen der GoBD erfüllen. Das bedeutet, dass sie unveränderlich gespeichert und für Steuerprüfungen nachvollziehbar aufbewahrt werden müssen. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass sie eine passende Software oder ein System nutzen, das beide Anforderungen abdeckt.
Wie können Unternehmen die Anforderungen umsetzen?
Die richtige Software
Es gibt spezielle Programme, die dafür sorgen, dass alle Vorschriften eingehalten werden. Sie helfen dabei, Rechnungen zu erstellen, zu speichern und alle Daten sicher zu verwalten.
Interne Organisation
- Unternehmen sollten klare Prozesse definieren, wie E-Rechnungen erstellt, gesendet und archiviert werden.
- Das Team sollte regelmäßig geschult werden, um sicher mit den Systemen umgehen zu können.
Regelmäßige Prüfungen
Damit Unternehmen immer auf der sicheren Seite sind, sollten sie regelmäßig überprüfen, ob sie die gesetzlichen Vorgaben einhalten. Das nennt man auch Compliance. Dabei kann es helfen, externe Experten zu Rate zu ziehen.
Fazit
Die GoBD und E-Rechnungen mögen vielleicht wie komplizierte Begriffe klingen, aber sie helfen Unternehmen eigentlich dabei, sicher und effizient zu arbeiten. Wer die Regeln beachtet und passende Systeme nutzt, spart Zeit, Geld und vermeidet Probleme – genau das Richtige für eine erfolgreiche Digitalisierung!