Die Archivierung von E-Rechnungen klingt vielleicht kompliziert, ist aber super wichtig, damit Unternehmen keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen. In Deutschland gibt es dafür klare Regeln, die sogenannten GoBD. Aber was hat es mit diesen Regeln auf sich und wie beeinflussen sie die Archivierung von E-Rechnungen? Das schauen wir uns jetzt an!
Was sind die GoBD?
Die GoBD – das steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – sind Leitlinien, die vom Finanzamt gemacht wurden. Sie geben vor, wie Unternehmen ihre E-Rechnungen und andere digitale Unterlagen richtig speichern müssen. Ziel ist, dass alles sicher, vollständig und nachvollziehbar bleibt.
Wichtige GoBD-Vorgaben für E-Rechnungen
Damit E-Rechnungen korrekt archiviert werden, müssen Unternehmen einige wichtige Regeln beachten. Hier sind die wichtigsten Punkte:
1. Vollständigkeit und Unveränderlichkeit
- Vollständigkeit: Jede E-Rechnung muss so gespeichert werden, wie sie ursprünglich erstellt wurde. Nichts darf fehlen!
- Unveränderlichkeit: Eine E-Rechnung darf nach dem Speichern nicht mehr verändert werden. Das kann zum Beispiel mit digitalen Signaturen oder sogenannten Hash-Werten sichergestellt werden. Diese funktionieren wie ein digitaler Fingerabdruck.
2. Lesbarkeit
Eine Rechnung, die keiner lesen kann, bringt niemandem etwas! Deshalb müssen E-Rechnungen so archiviert werden, dass sie auch nach Jahren noch lesbar sind. Das bedeutet, man sollte Dateiformate verwenden, die lange bestehen bleiben, wie PDF/A.
3. Nachvollziehbarkeit
Es muss immer klar sein, wann und wie eine E-Rechnung erstellt, empfangen und archiviert wurde. Dafür können Protokolle oder sogenannte Log-Dateien helfen. Dies ist besonders wichtig, um dem Finanzamt bei einer Prüfung zeigen zu können, dass alles richtig ablief.
4. Datensicherheit
E-Rechnungen müssen vor Verlust, Diebstahl oder Manipulation geschützt sein. Man speichert sie also am besten in sicheren Systemen, die nur autorisierte Personen nutzen können. Das schützt nicht nur die Rechnung, sondern auch sensible Daten, die vielleicht darauf stehen.
5. Aufbewahrungsfristen
Wusstest du, dass E-Rechnungen in Deutschland 10 Jahre aufgehoben werden müssen? Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Also: Wenn du 2023 eine Rechnung speicherst, darfst du sie frühestens 2034 löschen!
6. Dokumentation
Damit alle Prozesse rund um die Archivierung nachvollziehbar bleiben, müssen Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellen. Das ist so etwas wie eine Anleitung, die beschreibt, welche Systeme und Abläufe benutzt werden, um die GoBD-Regeln einzuhalten.
7. Datenschutz
In E-Rechnungen können auch persönliche Daten stehen, wie Name und Adresse. Deshalb muss man beim Speichern darauf achten, dass man die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhält. Das bedeutet unter anderem, dass keine unbefugten Personen Zugriff auf diese Daten haben dürfen.
Warum sind die GoBD so wichtig?
Ganz einfach: Wenn Unternehmen die GoBD-Regeln nicht einhalten, kann ihnen das Ärger mit dem Finanzamt einbringen. Das kann zu Strafen oder sogar Nachzahlungen führen, wenn Dokumente fehlen oder unsicher gespeichert wurden. Zum Glück helfen die GoBD dabei, Ordnung zu schaffen und alles rechtlich sicher zu machen.
Fazit
Die GoBD beeinflussen die Archivierung von E-Rechnungen auf viele Arten: Sie sorgen dafür, dass Rechnungen sicher, vollständig, lesbar und gut dokumentiert gespeichert werden. Wenn Unternehmen diese Regeln beachten, können sie sich im Falle einer Prüfung entspannt zurücklehnen – und das ist doch eine gute Nachricht, oder?