Die Welt wird immer digitaler, und das macht auch vor Rechnungen keinen Halt. Immer öfter werden heute sogenannte E-Rechnungen eingesetzt. Das sind Rechnungen, die nicht auf Papier gedruckt, sondern elektronisch erstellt, verschickt und gespeichert werden. In Deutschland gibt es dabei ein paar wichtige Regeln, die alle Unternehmen beachten müssen. Die wichtigsten davon heißen „E-Rechnung“ und GoBD. Aber keine Sorge, wir erklären dir alles ganz einfach!
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist einfach gesagt eine Rechnung, die als Datei verschickt wird, statt sie auszudrucken. Sie kann z.B. eine PDF-Datei oder ein spezielles Format wie XML sein. Unternehmen verwenden heute oft E-Rechnungen, weil sie schneller, einfacher und umweltfreundlicher sind.
Die Sache ist aber: E-Rechnungen müssen bestimmte Regeln einhalten. Welche das sind, schauen wir uns jetzt an.
Was muss bei E-Rechnungen beachtet werden?
Damit eine E-Rechnung gültig ist, muss sie ein paar Anforderungen erfüllen:
- Maschinenlesbares Format: Die Rechnung sollte als Datei vorliegen, die ein Computer verstehen kann – das ist wichtig für die automatische Verarbeitung, z.B. in der Buchhaltung.
- Wichtige Angaben: Jede E-Rechnung muss die wichtigsten Infos enthalten, z.B. wer die Rechnung ausgestellt hat, das Datum, wie viel Geld bezahlt werden muss, und die Umsatzsteuer. Kurz: Alles, was auch auf einer Papier-Rechnung stehen würde.
- Sicherheit: Niemand darf die Rechnung im Nachhinein verändern können. Unternehmen nutzen dafür oft digitale Signaturen oder andere Sicherheitsverfahren.
- Lesbarkeit: Nicht nur der Computer, sondern auch ein Mensch sollte die Rechnung leicht verstehen können.
- Empfangsbestätigung: Damit die Firma sicher weiß, dass der Empfänger die Rechnung erhalten hat, kann man eine Bestätigung vom Empfänger einholen. Das ist zwar keine Pflicht, aber sehr hilfreich.
Welche Standards gibt es in Deutschland?
Viele Firmen in Deutschland verwenden spezielle Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Formate wurden extra so entwickelt, dass sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Mit ihnen sind Unternehmen auf der sicheren Seite.
Was sind die GoBD?
Die GoBD – ein komplizierter Name, der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ bedeutet – sind Regeln, wie Unternehmen mit elektronischen Dokumenten wie E-Rechnungen umgehen müssen. Sie sorgen dafür, dass alles korrekt und nachvollziehbar bleibt.
Die wichtigsten GoBD-Regeln
Folgendes musst du bei den GoBD beachten:
- Unveränderbarkeit: Sobald eine Rechnung gespeichert ist, darf sie nicht mehr verändert werden.
- Vollständigkeit: Nichts darf weggelassen werden. Alle Geschäftsvorfälle müssen aufgezeichnet werden.
- Richtigkeit: Die Angaben müssen korrekt sein und mit der Realität übereinstimmen.
- Nachvollziehbarkeit: Es muss immer nachzuverfolgen sein, wann und wie die Rechnung erstellt wurde.
Wie kann ich die GoBD umsetzen?
Das klingt nach viel Arbeit, aber mit der richtigen Software ist es ganz einfach. Viele Firmen nutzen sogenannte Dokumentenmanagement-Systeme, die alle Rechnungen und Dokumente so speichern, dass sie sicher, unveränderlich und leicht auffindbar sind. Dazu gehört auch, Zugriffe zu protokollieren, also zu speichern, wer was wann bearbeitet hat.
Außerdem ist es wichtig, regelmäßig eine Datensicherung zu machen. Damit verlierst du keine wichtigen Daten, wenn mal etwas schiefgeht, z.B. bei einem Stromausfall.
Fazit: Was du dir merken solltest
- E-Rechnungen sind praktisch, aber sie müssen bestimmte Regeln einhalten, z.B. ein maschinenlesbares Format und Sicherheitsstandards wie digitale Unveränderbarkeit.
- Dank Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD klappt die Erstellung und Verarbeitung oft ganz einfach.
- Die GoBD schreiben vor, wie elektronische Rechnungen aufbewahrt werden müssen, und sorgen dafür, dass alles sicher und nachvollziehbar bleibt.
- Mit guter Softwarelösungen kannst du dir die Arbeit enorm erleichtern und sicherstellen, dass alles gesetzeskonform ist.
Wenn du diese Punkte beachtest, kannst du die digitale Welt der E-Rechnungen ganz einfach meistern und dabei sogar noch Papier sparen!