E-Rechnungen sind elektronische Rechnungen. Sie sind wie eine normale Rechnung, aber statt auf Papier werden sie digital erstellt, verschickt und gespeichert. Das klingt einfach, aber es gibt wichtige Dinge, die Unternehmen beachten müssen, um sicherzustellen, dass die Daten in der E-Rechnung korrekt und sicher sind. Das nennt man Datenintegrität. In diesem Artikel erkläre ich, worauf Unternehmen achten sollten, damit ihre E-Rechnungen zuverlässig und sicher bleiben.
Warum ist Datenintegrität wichtig?
Datenintegrität bedeutet, dass die Informationen in einer E-Rechnung genau so bleiben, wie sie ursprünglich erstellt wurden. Sie dürfen nicht durch Fehler, Manipulation oder technische Probleme verändert werden. Das ist wichtig, weil Unternehmen ihren Finanzen vertrauen müssen – und damit auch den Rechnungen, die sie verschicken oder empfangen.
1. Sichere Übertragung der E-Rechnung
Wenn eine E-Rechnung von einem Unternehmen zum anderen gesendet wird, sollte sie unterwegs nicht von Hackern abgefangen oder verändert werden können. Dafür gibt es zwei wichtige Maßnahmen:
- Verschlüsselung: Die E-Rechnung wird in einen Code umgewandelt, den niemand ohne den richtigen Schlüssel lesen kann. Das funktioniert zum Beispiel mit Protokollen wie HTTPS.
- Authentifizierung: Hierbei wird geprüft, ob der Absender auch wirklich der ist, der er vorgibt zu sein. Das verhindert, dass Betrüger falsche Rechnungen verschicken.
2. Datenvalidierung für korrekte Informationen
Schon bevor die E-Rechnung verschickt wird, sollten Unternehmen die Daten genau überprüfen:
- Eingabekontrolle: Sind alle Felder ausgefüllt? Stehen dort die richtigen Angaben, wie z. B. Name, Rechnungsnummer und Betrag?
- Plausibilitätsprüfungen: Passen die Informationen zueinander? Zum Beispiel sollte die Summe aller Produkte mit dem Gesamtbetrag übereinstimmen.
3. Integritätsprüfungen für unveränderte Daten
Damit niemand die E-Rechnung nach dem Erstellen heimlich verändert, nutzen Unternehmen zwei wichtige Technologien:
- Hash-Funktionen: Eine Art digitaler Fingerabdruck wird erstellt. Sobald an den Daten etwas geändert wird, stimmt der Fingerabdruck nicht mehr überein.
- Digitale Signaturen: Diese zeigen, dass die Rechnung wirklich vom angegebenen Absender stammt und nicht manipuliert wurde.
4. Sichere Speicherung und Archivierung
Eine E-Rechnung wird nicht nur verschickt, sondern auch gespeichert – oft für viele Jahre. Dabei muss Folgendes beachtet werden:
- Sichere Speicherung: Die Daten sollten verschlüsselt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.
- Langzeitarchivierung: Selbst nach Jahren müssen die Daten lesbar sein. Dafür werden sichere und zuverlässige Speichermethoden genutzt.
5. Einhaltung von Vorschriften
In vielen Ländern gibt es Gesetze, die regeln, wie E-Rechnungen erstellt und aufbewahrt werden müssen. Unternehmen sollten:
- Rechtliche Anforderungen: Vorschriften wie die EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung müssen eingehalten werden.
- Branchenstandards: Standards wie ZUGFeRD in Deutschland oder PEPPOL in Europa helfen dabei, E-Rechnungen einheitlich zu verwenden.
6. Regelmäßige Überprüfungen und Audits
Um sicherzugehen, dass alles richtig läuft, sollten Unternehmen regelmäßig prüfen:
- Sicherheitsaudits: Diese zeigen, ob die Systeme sicher sind oder ob Schwachstellen vorhanden sind.
- Datenintegritätsprüfungen: So wird überprüft, ob alle gespeicherten E-Rechnungen noch unverändert sind.
7. Benutzerzugriff kontrollieren
Nicht jeder im Unternehmen sollte Zugriff auf die Rechnungsdaten haben. Es ist wichtig, dass nur autorisierte Personen an die Daten kommen. Dafür gibt es:
- Zugriffsbeschränkungen: Mitarbeitende bekommen nur Zugang zu den Daten, die sie für ihre Arbeit benötigen.
- Protokollierung: Jeder Zugriff oder jede Änderung wird aufgezeichnet. So kann man nachvollziehen, wer wann etwas gemacht hat.
8. Notfallpläne für den Ernstfall
Falls etwas schiefgeht – wie ein Datenverlust – müssen Unternehmen vorbereitet sein:
- Backup-Strategien: Regelmäßige Sicherungskopien (Backups) sorgen dafür, dass keine wichtigen Daten verloren gehen.
- Wiederherstellungspläne: Hier wird beschrieben, wie das System schnellstmöglich wiederhergestellt wird, damit der Betrieb weiterläuft.
Fazit
Die Datenintegrität in der E-Rechnung ist entscheidend, damit Unternehmen sicher und zuverlässig arbeiten können. Durch Maßnahmen wie sichere Übertragungen, Datenprüfungen, langzeitige Archivierung und regelmäßige Audits können Unternehmen gewährleisten, dass ihre Finanztransaktionen geschützt sind. Mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Technologien bleibt die Welt der E-Rechnungen nicht nur praktisch, sondern auch sicher.