E-Rechnungen sind digitale Rechnungen, die nicht auf Papier, sondern elektronisch verschickt werden. Damit diese Rechnungen sicher und korrekt von einem Computer zum anderen übertragen werden können, nutzen Unternehmen spezielle Übertragungsprotokolle und Standards. Hier schauen wir uns die wichtigsten davon an und vergleichen sie miteinander, damit du weißt, wofür sie gut sind.
1. PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online)
PEPPOL ist ein Netzwerk, das in ganz Europa genutzt wird, damit Unternehmen und Behörden einfach und sicher elektronische Rechnungen austauschen können.
- Vorteile: Es ist sehr sicher, weil nur zertifizierte Teilnehmer mitmachen dürfen. Außerdem verwendet es ein standardisiertes Format (zum Beispiel UBL), sodass alle Systeme gut miteinander arbeiten können.
- Nachteile: Für die Nutzung braucht man besondere Zertifikate, und es kann kompliziert sein, das System einzurichten.
2. EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport)
EDIFACT ist ein global genutzter Standard, der in vielen Branchen eingesetzt wird, um Daten wie Rechnungen auszutauschen.
- Vorteile: Viele Länder und Unternehmen nutzen EDIFACT, und es kann an viele Bedürfnisse angepasst werden.
- Nachteile: Es ist technisch anspruchsvoll und erfordert viel Arbeit, um es einzurichten.
3. XML (Extensible Markup Language)
XML ist eine Art, Daten in einer bestimmten Struktur darzustellen. Es wird oft zusammen mit Standards wie UBL oder XRechnung verwendet.
- Vorteile: Es ist flexibel und funktioniert sowohl für Menschen als auch für Computer gut.
- Nachteile: Ohne zusätzliche Regeln kann es Probleme geben, wenn zwei Systeme nicht genau dieselbe Sprache „sprechen“.
4. XRechnung
XRechnung ist ein speziell für Deutschland entwickeltes Format für E-Rechnungen, das Behörden sehr häufig verwenden.
- Vorteile: Es ist optimal für die Anforderungen deutscher Behörden angepasst.
- Nachteile: In anderen Ländern wird XRechnung eher selten genutzt.
5. SFTP und FTPS
SFTP (Secure File Transfer Protocol) und FTPS (FTP mit Verschlüsselung) sind Protokolle, um Dateien wie E-Rechnungen sicher zwischen Computern zu übertragen.
- Vorteile: Sie sind sicher und ziemlich einfach einzurichten.
- Nachteile: Sie sind nicht speziell für E-Rechnungen gemacht, daher müssen viele Schritte manuell durchgeführt werden.
6. API-basierte Lösungen
APIs (Schnittstellen für Anwendungen) ermöglichen es, Rechnungsdaten direkt von einem System ins andere zu übertragen, ohne dass Menschen dazwischen eingreifen müssen.
- Vorteile: Alles läuft automatisch, und sie sind sehr flexibel, wenn du besondere Anforderungen hast.
- Nachteile: Du brauchst eine gute IT-Infrastruktur und Fachleute, um APIs einzurichten.
Vergleich der Protokolle
Jedes dieser Protokolle hat seine eigenen Stärken und Schwächen. Hier sind ein paar wichtige Vergleichspunkte:
- Sicherheit: PEPPOL, API-basierte Lösungen und SFTP/FTPS garantieren hohe Sicherheit durch Verschlüsselung.
- Kompatibilität: PEPPOL und XRechnung arbeiten mit standardisierten Formaten, sodass sie gut kompatibel sind.
- Flexibilität: XML und API-basierte Lösungen sind am flexibelsten, weil sie individuell angepasst werden können.
- Einfachheit: SFTP und FTPS sind technisch einfacher einzusetzen, während PEPPOL und EDIFACT mehr Arbeit erfordern.
Das richtige Protokoll für dein Unternehmen hängt davon ab, was du brauchst: Sicherheit, Flexibilität, oder einfach nur eine schnelle Lösung. Oft ist eine Kombination aus mehreren Ansätzen die beste Wahl!