Immer mehr Unternehmen setzen auf die elektronische Rechnung (E-Rechnung). Doch welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit die Einführung problemlos funktioniert? In diesem Artikel erklären wir die wichtigsten Punkte verständlich.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem speziellen digitalen Format erstellt, versendet und empfangen wird. Anders als eine einfache PDF-Datei enthält sie strukturierte Daten, die von Computern automatisch verarbeitet werden können.
Wichtige technische Voraussetzungen für E-Rechnungen
1. Compliance mit Standards und Normen
Damit eine E-Rechnung gesetzlich anerkannt ist, muss sie bestimmten Standards entsprechen. In Deutschland sind das vor allem:
- XRechnung: Ein einheitliches Rechnungsformat, das in Deutschland häufig genutzt wird und auf einem europäischen Standard basiert.
- PEPPOL: Ein Netzwerk, das den sicheren Austausch von E-Rechnungen ermöglicht, besonders für Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern.
2. Passende Software und Systeme
Um E-Rechnungen zu nutzen, brauchen Unternehmen geeignete Software. Dazu gehören:
- ERP-Systeme: Große Unternehmen verwenden oft eine Enterprise Resource Planning-Software, die viele Geschäftsprozesse verwaltet, darunter auch Rechnungsstellung.
- Spezialisierte Rechnungssoftware: Es gibt Programme, die speziell für den Versand und Empfang von E-Rechnungen entwickelt wurden.
- Systemintegration: Die Software sollte sich mit bestehenden Buchhaltungs- und Finanzsystemen verbinden lassen.
3. Datenschutz und Sicherheit
Da Rechnungen sensible Daten enthalten, müssen sie sicher verarbeitet werden. Wichtig sind hier:
- Verschlüsselung: E-Rechnungen sollten verschlüsselt übermittelt werden, damit Unbefugte keinen Zugriff haben.
- Authentifizierung: Nur autorisierte Personen sollen die Rechnungen erstellen, senden und empfangen können.
- DSGVO-Konformität: Die Verarbeitung muss den Datenschutzgesetzen entsprechen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
4. Übertragung und Empfang von E-Rechnungen
E-Rechnungen können über verschiedene Wege versendet werden:
- Electronic Data Interchange (EDI): Ein direkter Austausch von Geschäftsdaten zwischen Unternehmen.
- Webdienste: Online-Plattformen, auf denen Rechnungen hochgeladen und empfangen werden.
- PEPPOL Access Points: Viele Unternehmen nutzen das PEPPOL-Netzwerk, um ihre Rechnungen sicher zu versenden.
5. Langfristige Archivierung
Unternehmen müssen Rechnungen oft viele Jahre aufbewahren. Dazu benötigen sie ein sicheres Archivierungssystem, das:
- Die Originaldaten unverändert speichert.
- Den Zugriff nur für berechtigte Personen erlaubt.
- Den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entspricht.
6. Qualitätssicherung
Damit keine fehlerhaften Rechnungen versendet werden, sind einige Zusatzfunktionen in der Software hilfreich:
- Validierung: Die Rechnungen sollten automatisch überprüft werden, um Fehler zu vermeiden.
- Testumgebungen: Vor dem Live-Einsatz können Unternehmen den Prozess in einer sicheren Testumgebung testen.
7. Benutzerfreundlichkeit und Schulung
Eine E-Rechnungssoftware sollte einfach zu bedienen sein. Zudem ist es wichtig, dass Mitarbeiter geschult werden, um Fehler zu vermeiden und das System bestmöglich zu nutzen.
Fazit
Die Einführung von E-Rechnungen bringt viele Vorteile mit sich, erfordert aber auch einige technische Anpassungen. Unternehmen, die sich frühzeitig mit den technischen Mindestvoraussetzungen beschäftigen, können die Umstellung effizient und sicher gestalten.