Die 5 besten Praktiken für das Archivieren von E-Rechnungen

Mit der ab dem 1. Januar 2025 geltenden E-Rechnungspflicht in Deutschland müssen Unternehmen ihre Prozesse zur digitalen Archivierung von E-Rechnungen optimieren. Gemäß dem Wachstumschancengesetz ist die Nutzung von E-Rechnungen für Umsatzsteuerzwecke künftig verpflichtend. Damit einhergehend sind Anpassungen in Geschäftsprozessen, technische Anforderungen, Datenschutz und die Schulung der Mitarbeiter erforderlich.

Die EU-Kommission sieht die elektronische Rechnung als strukturierten Datensatz vor, der rechnungsbegleitende Unterlagen integrieren kann, um eine automatisierte Verarbeitungsweise zu unterstützen. Insbesondere mittelständische und kleine Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Belegverarbeitung zu digitalisieren. Gleichzeitig bietet die digitalisierte Rechnungsverarbeitung zahlreiche Vorteile: Medienbruchfreie Verarbeitung, kürzere Durchlaufzeiten, weniger Papierverbrauch und der Wegfall von Portokosten sind nur einige der positiven Aspekte.

Zentrale Erkenntnisse:

E-Rechnungen werden in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 im B2B-Bereich verpflichtend.
Die digitale Archivierung muss den EU-Standard EN16931 erfüllen.
Medienbruchfreie Prozesse und weniger Papierverbrauch sind wesentliche Vorteile.
Kleinere Unternehmen müssen ihre Digitalisierung beschleunigen.
Prozesse zur Sicherstellung der Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit sind entscheidend.

Rechtliche Anforderungen und Compliance

Das Archivieren von E-Rechnungen in Deutschland sowie EU-weit unterliegt strengen rechtlichen Rahmenbedingungen, die durch verschiedene Verordnungen und Gesetze definiert sind. Diese Vorschriften erstrecken sich über zahlreiche Aspekte, einschließlich der Erfüllung der EU-Richtlinie 2014/55/EU und des deutschen E-Rechnungs-Gesetzes. Steuerpflichtige müssen sicherstellen, dass sie die steuerlichen Anforderungen des Umsatzsteuerrechts befolgen, einschließlich der Anforderungen an die Echtheit, Integrität und Lesbarkeit der Rechnungen über einen Zeitraum von zehn Jahren.

Gesetzliche Rahmenbedingungen

In Deutschland schreibt das Umsatzsteuerrecht eine Archivierungsdauer von zehn Jahren für erhaltene und ausgestellte Rechnungen vor, wobei diese Frist ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde, zu berechnen ist. Verglichen mit anderen EU-Ländern, wie Spanien, wo die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen sechs Jahre beträgt, zeigt sich die Ernsthaftigkeit deutscher steuerlicher Anforderungen. Die Abgabenordnung (AO) ermöglicht Unternehmen zwar die Datenhaltung im Ausland, allerdings erfordert eine Archivierung außerhalb der EU eine formelle Genehmigung. Archivierte Daten müssen für steuerliche Zwecke jederzeit zugänglich und prüfbar sein, was von den Finanzbehörden durch unmittelbaren Zugriff, mittelbaren Zugriff oder die Datenträgerüberlassung sichergestellt wird.

Erfüllung der EU-Richtlinie 2014/55/EU

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU legt den Grundstein für die Standardisierung der elektronischen Rechnungsstellung im europäischen Binnenmarkt. Das deutsche E-Rechnungs-Gesetz verpflichtet Unternehmen, strukturierte Datensätze für die E-Rechnungserstellung und -archivierung zu nutzen und dabei die Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Dies betrifft insbesondere die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der aufbewahrten Daten, um die steuerliche Akzeptanz sicherzustellen.

Steuerrechtliche Vorgaben

Der § 147 AO verlangt für steuerliche Zwecke den Nachweis der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts und der Lesbarkeit der Rechnung über einen Zeitraum von zehn Jahren. Innerbetriebliche Kontrollverfahren sind entscheidend, um einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und erbrachter Leistung zu schaffen. Die GoBD fordert zudem eine umfassende Verfahrensdokumentation, die den gesamten Prozess der Datenverarbeitung transparent und schlüssig darlegt, selbst wenn keine spezifische Zertifizierung durch externe Stellen wie den TÜV vorliegt. Dies bildet die Basis für ein ordnungsgemäßes und rechtskonformes Archivierungssystem.

Technische Maßnahmen zur sicheren Archivierung

Um die Sicherheit und Compliance beim Archivieren von E-Rechnungen zu gewährleisten, spielen technische Maßnahmen eine entscheidende Rolle. Diese umfassen digitale Signaturen und Verschlüsselung, um die Authentizität und Integrität der archivierten Rechnungen sicherzustellen. Zudem müssen Technologien und Prozesse vorhanden sein, die die Langzeitarchivierung und den kontinuierlichen Zugriff auf die archivierten Daten garantieren.

Digitale Signaturen und Verschlüsselung

Digitale Signaturen stellen sicher, dass die Echtheit der E-Rechnungen bestätigt wird, sodass sie nicht unbemerkt verändert werden können. Durch die Verwendung von Verschlüsselungstechniken bleibt die Vertraulichkeit der sensiblen Daten während der Speicherung und Übertragung gewahrt. Dadurch wird eine umfassende Datenintegrität gewährleistet, was ein wichtiger Bestandteil der digitalen Archivierung ist.

Sicherstellung der Lesbarkeit

Wichtig für die Langzeitarchivierung von E-Rechnungen ist die Sicherstellung ihrer Lesbarkeit über viele Jahre hinweg. Technologische Fortschritte erfordern regelmäßige Updates und Anpassungen der Archivierungslösungen, um sicherzustellen, dass die Daten stets zugänglich und lesbar bleiben. Systeme zur automatisierten Archivierung und Integration verbessern die Effizienz und tragen zur Erfüllung steuerrechtlicher Anforderungen bei.

Zusammengefasst können Unternehmen durch die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung ihrer Archivierungstechnologien nicht nur die Einhaltung aktueller Datenschutzstandards und gesetzlicher Vorgaben sicherstellen, sondern auch langfristig profitieren. Eine gut geplante und ausgeführte digitale Archivierung sorgt für eine solide Basis an Datenintegrität und -verfügbarkeit, die den Anforderungen moderner Geschäftspraktiken gerecht wird.