Die Archivierung von E-Rechnungen ist eine wichtige Aufgabe für Finanzleiter, die E-Invoicing einführen. In Deutschland sind E-Rechnungen seit dem 1. Juli 2011 steuerrechtlich gleichgestellt. Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen wird durch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) geregelt. Die Archivierung muss revisionssicher erfolgen und bestimmte Kriterien wie Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Lesbarkeit erfüllen. Die Archivierung sollte idealerweise in einem eigenen Datencenter oder in der Cloud eines Dienstleisters stattfinden, wobei darauf zu achten ist, dass die Serverstandorte den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Schlüsselerkenntnisse:
- Die Archivierung von E-Rechnungen ist in Deutschland gesetzlich geregelt.
- Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre.
- Revisionssichere Archivierung erfordert Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Lesbarkeit.
- Die Wahl des Archivierungsorts ist entscheidend.
- Die Archivierung von E-Rechnungen kann in einem eigenen Datencenter oder in der Cloud erfolgen.
Aufbewahrungspflichten und rechtliche Grundlagen für E-Rechnungen
Die Aufbewahrungspflichten für E-Rechnungen sind ein essenzieller Aspekt bei der Einführung von E-Invoicing-Systemen. In Deutschland unterliegen E-Rechnungen seit dem 1. Juli 2011 den gleichen rechtlichen Bestimmungen wie herkömmliche Papierrechnungen. Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen ist in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) festgelegt.
Laut GoBD müssen Rechnungen im Original aufbewahrt werden. Bei elektronischen Rechnungen bedeutet dies, dass sie in elektronischer Form gespeichert werden müssen. Wenn eine E-Rechnung in ein anderes Format konvertiert wird, müssen sowohl das Original als auch das konvertierte Format aufbewahrt werden.
Es gibt bisher keine einheitlichen Aufbewahrungsfristen für E-Rechnungen in der Europäischen Union. Jedes Land hat seine eigenen gesetzlichen Vorgaben. Die EU strebt jedoch eine Harmonisierung der Aufbewahrungsfristen an.
Die Aufbewahrung von E-Rechnungen muss revisionssicher erfolgen, was bedeutet, dass sie unveränderbar, nachvollziehbar und lesbar sein müssen. Dies gewährleistet die Integrität und die rechtliche Gültigkeit der archivierten Rechnungen. Die revisionssichere Archivierung ist ein wichtiger Aspekt, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Rechtliche Grundlagen für die Aufbewahrung von E-Rechnungen:
- Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nach den GoBD
- Aufbewahrung im Original bei elektronischen Rechnungen
- Aufbewahrung sowohl des Originals als auch des konvertierten Formats bei Konvertierung
- Revisionssichere Archivierung gemäß den Prinzipien der Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Lesbarkeit
Die Einhaltung dieser rechtlichen Grundlagen ist entscheidend, um die Integrität und Gültigkeit von E-Rechnungen sicherzustellen.
Anforderungen an die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen
Die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen erfordert die Erfüllung mehrerer Kriterien. Es ist wichtig, dass die Rechnungen unverändert und fälschungssicher archiviert werden. Daher sollten sie direkt nach Eingang im Archiv abgelegt werden. Im Idealfall erfolgt die Archivierung in einem eigenen Datencenter oder in der Cloud eines Dienstleisters, der den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Um spätere Änderungen nachvollziehbar zu machen, ist eine umfassende Verfahrensdokumentation des Rechnungsprozesses unerlässlich. Die Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit der Rechnungen muss gewährleistet sein. Aus diesem Grund sollten die Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden. Zudem ist es wichtig, geeignete Anzeigeprogramme für die Rechnungen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg vorzuhalten.
Die revisionssichere Archivierung erfordert eine Kombination aus Organisation und Technik. Es ist von entscheidender Bedeutung, über ein entsprechendes Archivsystem zu verfügen, das alle Anforderungen erfüllt. Dadurch wird sichergestellt, dass die E-Rechnungen revisionssicher und gesetzeskonform aufbewahrt werden können.
Die Erfüllung der Anforderungen an die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen ist von großer Bedeutung, um gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden und den reibungslosen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten.
Ort der Archivierung von E-Rechnungen
Die Archivierung elektronischer Rechnungen ist ein wichtiger Aspekt bei der Einführung von E-Invoicing. Ideal wäre es, die Archivierung in Deutschland durchzuführen. In anderen EU-Ländern ist die Archivierung grundsätzlich möglich, erfordert jedoch eine Genehmigung der Finanzverwaltung und einen Online-Zugriff für Betriebsprüfer.
Die Archivierung von E-Rechnungen außerhalb Europas ist nur bedingt möglich und sollte deshalb vermieden werden, um mögliche rechtliche Risiken zu minimieren.
Bei der Auswahl eines Cloud-Anbieters für die Archivierung ist es wichtig, den Standort der Server zu berücksichtigen. Es ist ratsam, dass die Server in Deutschland oder einem europäischen Land stehen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Die Sicherheit und Datenschutzbestimmungen sollten bei der Auswahl eines Cloud-Anbieters eine zentrale Rolle spielen, um sicherzustellen, dass die Daten ordnungsgemäß geschützt und gesichert sind.
Die Archivierung elektronischer Rechnungen erfordert die Einhaltung bestimmter Vorgaben und sollte den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, um sowohl datenschutzrechtliche als auch steuerrechtliche Aspekte zu berücksichtigen.
Fazit
Die Archivierung von E-Rechnungen ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensprozesse und unterliegt einer Vielzahl von Aufbewahrungspflichten und rechtlichen Grundlagen. Um eine revisionssichere Archivierung zu gewährleisten, müssen bestimmte Kriterien wie Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Lesbarkeit erfüllt werden.
Idealerweise sollte die Archivierung von E-Rechnungen in einem eigenen Datencenter oder in der Cloud erfolgen, unter Berücksichtigung der gesetzlichen Anforderungen an Serverstandorte. Durch die Einführung von E-Rechnungen können Unternehmen von verkürzten Durchlaufzeiten, eliminierten menschlichen Fehlern und Kosteneinsparungen profitieren.
Die Archivierung von E-Rechnungen kann auch als Ausgangspunkt für die Digitalisierung von Dokumentenprozessen dienen und somit zu einer effizienteren und nachhaltigeren Unternehmensorganisation beitragen.