Die Welt wird immer digitaler, und auch Rechnungen sind davon nicht ausgenommen. Früher wurden Rechnungen oft per Post verschickt und von Menschen überprüft. Heute gibt es sogenannte E-Rechnungen. Das sind digitale Rechnungen, die mit Computerprogrammen erstellt, verschickt und automatisch geprüft werden können. Klingt kompliziert? Keine Sorge, ich erkläre dir, wie das funktioniert und warum das so clever ist.
Was bedeutet „automatisierte Validierung“ bei E-Rechnungen?
Stell dir vor, du bekommst eine Rechnung für ein Spielzeug, das du online gekauft hast. Damit sichergestellt wird, dass die Rechnung richtig ist, gibt es Programme, die sie automatisch überprüfen. Diese Überprüfung nennt man automatisierte Validierung. Das bedeutet, dass ein Computerprogramm schaut, ob alle wichtigen Informationen auf der Rechnung korrekt sind. Zum Beispiel:
- Steht der richtige Betrag auf der Rechnung?
- Ist das Datum korrekt?
- Wurde die Rechnung vielleicht schon einmal bezahlt?
All diese Dinge kann ein Computer viel schneller und genauer prüfen als ein Mensch.
Welche Tools helfen bei der automatisierten Validierung?
Es gibt viele Programme, die Unternehmen bei der Verarbeitung von E-Rechnungen helfen. Hier sind ein paar Beispiele:
1. ERP-Systeme
ERP-Systeme (das steht für Enterprise Resource Planning) sind wie große elektronische Kalender für Unternehmen. Sie organisieren alles – von Bestellungen bis hin zu Rechnungen. Systeme wie SAP, Oracle oder Microsoft Dynamics haben dafür spezielle Funktionen, die E-Rechnungen prüfen können. Zum Beispiel können sie automatisch kontrollieren, ob die Beträge stimmen oder ob die Rechnung eine Rechnungsnummer hat.
2. Spezielle Rechnungs-Software
Es gibt auch Programme, die sich nur auf die Verarbeitung und Überprüfung von Rechnungen konzentrieren. Beispiele sind ReadSoft, Kofax oder ABBYY. Diese Programme können Rechnungen sogar „lesen“, wenn sie als Bild oder PDF vorliegen. Eine Technik namens OCR (Optical Character Recognition) übersetzt die Informationen in ein Format, das der Computer verstehen und prüfen kann.
3. API-basierte Lösungen
Manchmal wollen Unternehmen verschiedene Programme zusammen nutzen. Hier kommen APIs (Programmierschnittstellen) ins Spiel. Sie verbinden unterschiedliche Softwarelösungen miteinander und ermöglichen es, Daten zwischen ihnen auszutauschen. Anbieter wie Bill.com oder Tipalti bieten APIs, die E-Rechnungen automatisch überprüfen können.
4. Blockchain-basierte Lösungen
Die Blockchain-Technologie ist wie ein elektronisches Tagebuch, das niemand manipulieren kann. Mit Blockchain können Rechnungen so gespeichert werden, dass sie nicht verändert werden können. Das hilft, die Echtheit und Sicherheit der Rechnungen zu garantieren. Anbieter wie Tradeshift oder We.Trade nutzen Blockchain für ihre automatisierten Prozesse.
Wie läuft die Validierung einer E-Rechnung ab?
E-Rechnungen durchlaufen mehrere Schritte, bevor sie als „okay“ gelten. Hier ist eine einfache Übersicht, wie solche Prozesse aussehen können:
- Datenextraktion: Das Programm liest die wichtigen Informationen aus der Rechnung, zum Beispiel die Summe, das Datum oder die Steuernummer.
- Formatüberprüfung: Die Rechnung wird kontrolliert, ob sie dem richtigen Format entspricht. In Deutschland gibt es dafür zum Beispiel das Format ZUGFeRD.
- Inhaltliche Überprüfung: Ist alles in der Rechnung logisch? Zum Beispiel: Stimmen die Einzelpreise mit dem Gesamtbetrag überein?
- Compliance-Überprüfung: Das Programm checkt, ob die Rechnung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, wie die Angabe der richtigen Umsatzsteuer-ID.
- Doppelrechnungsprüfung: Es wird geprüft, ob die gleiche Rechnung schon einmal bezahlt wurde. Das schützt vor Fehlern.
- Genehmigungsworkflow: Manchmal müssen Rechnungen von bestimmten Personen freigegeben werden, bevor sie bezahlt werden können. Dieser Schritt kann automatisiert werden.
- Archivierung: Am Ende wird die Rechnung sicher gespeichert, damit sie später leicht gefunden werden kann.
Warum ist das so wichtig?
Du fragst dich jetzt vielleicht: Warum sollte man das alles automatisieren? Hier sind einige Gründe:
- Effizienz: Computer erledigen viele Aufgaben schneller als Menschen. Das spart Zeit.
- Weniger Fehler: Menschen können sich verrechnen oder Felder vergessen. Ein Programm macht das nicht.
- Geld sparen: Weniger Fehler bedeuten auch, dass das Unternehmen weniger für Korrekturen ausgeben muss.
- Gesetzliche Sicherheit: Durch die automatisierte Validierung wird garantiert, dass E-Rechnungen den gesetzlichen Regeln entsprechen.
Die automatisierte Validierung von E-Rechnungen macht die Arbeit also nicht nur einfacher, sondern auch sicherer und günstiger. Unternehmen, die diese Technologie nutzen, sind besser für die Zukunft gerüstet.