Ist die belegebox für die Erstellung von E-Rechnungen geeignet?

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 wird die Digitalisierung von Rechnungen und angrenzenden Prozessen zwingend notwendig. Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Rechnungen, unabhängig davon, ob sie von Lieferanten stammen oder an Kunden gesendet werden. Zu den wesentlichen Anforderungen gehört nicht nur die Darstellung von XML-Rechnungen und ZUGFeRD-Formaten, sondern auch die Integration in den gesamten Buchhaltungsprozess. Die belegebox bietet eine zentrale Lösung für das Sammeln und Verwalten von Belegen.

Durch die Vorbereitung der Belege für die elektronische Archivierung und digitale Übergabe an die Buchhaltung kann die belegebox maßgeblich zur Einhaltung der neuen Vorschriften beitragen. Dies ist besonders im Hinblick auf Einfachheit, Kosteneffizienz und Anpassungsfähigkeit, wie es auch von vielen „Anwälten und Standorten“ im Alltag verwendet wird, von großer Bedeutung. Zudem ermöglicht sie eine signifikante Zeitersparnis und erhöht die Effizienz in den digitalen Rechnungsprozessen. Das Immobilienmanagement setzt die belegebox seit Juni 2021 erfolgreich ein, und ein Optiker nutzt sie bereits seit Mai 2021 für etwa 600 Belege pro Monat.

Wichtige Erkenntnisse

Die E-Rechnungspflicht tritt ab dem 1. Januar 2025 in Kraft.
Die belegebox bietet Unterstützung für XML-Rechnungen und ZUGFeRD-Formate.
Integration in den Buchhaltungsprozess ist entscheidend.
Die Belegebox ist ideal für Einfachheit, Kosteneffizienz und Anpassungsfähigkeit.
Einsatz in verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen, z. B. von Anwälten, Zahnlaboren und Optikern.
Schneller Zugriff auf digitale Belege durch OCR-Volltextsuche.

Vorteile der Belegebox für das E-Rechnung Dokumentenmanagement

Die Belegebox bietet vielfältige Vorteile für das Belegmanagement und die Verwaltung von E-Rechnungen. Mit der zentralen Ablage aller Belege wie Rechnungen, Lieferscheine und Verträge verbessert sich der Zugriff und die Übersichtlichkeit erheblich.

Zentrale Verwaltung von Belegen

Die Belegebox ermöglicht eine nahtlose zentrale Ablage, die den Einstieg effizienter gestaltet. Aus 91% der Nutzerberichte geht hervor, dass die Plattform als intuitiv und einfach zu handhaben empfunden wird. Diese Eigenschaft macht sie insbesondere für kleine Unternehmen zur idealen Lösung im Cloud-Dokumentenmanagement. Durch die OCR-Volltextsuche können Belege auch noch Jahre später schnell gefunden werden, was zu erheblicher Prozessoptimierung führt.

Einfache Prüf- und Freigabeprozesse

Die Belegebox unterstützt einfache Prüf- und Freigabeprozesse. Die Automatisierung spielt hier eine zentrale Rolle: 82% der Nutzer berichteten von einer enormen Zeitersparnis durch die Vorsortierung und Weiterleitung von Belegen. Benutzer können verschiedene Rollen einrichten, was den Zugang zu bestimmten Ordnern kontrolliert und dadurch eine sichere Bearbeitung von sensiblen Daten ermöglicht.

Revisionssichere Archivierung

Ein weiteres herausragendes Merkmal der Belegebox ist das revisionssichere Archiv. Diese Funktion stellt sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden, was besonders bei Steuerprüfungen von Vorteil ist. 67% der Nutzer gaben an, dass die Strukturiertheit und Übersichtlichkeit der Daten in der Belegebox ihre Arbeit erheblich erleichtert haben, was auch die Arbeit der Steuerberater unterstützt. Zudem ermöglicht die OCR-Volltextsuche eine schnelle und effiziente Dokumentensuche.

Integration und Funktionsweise der Belegebox mit Lexware Office

Die Belegebox bietet eine nahtlose Lexware Office Integration und fungiert als ideales Vorsystem für das dortige Cloud-basiertes Dokumentenmanagement. Der Prozess der Einbindung ist einfach und benötigt lediglich einen belegebox Account sowie das Aktivieren eines entsprechenden Plug-Ins.

Nahtlose Anbindung

Sobald Belege eingegangen sind, können sie geprüft, freigegeben und anschließend direkt für die Buchung in Lexware Office übertragen werden. Dies ermöglicht eine schnelle Optimierung von Buchhaltungsprozessen und spart wertvolle Zeit. Die Belegebox bietet eine vielseitige Schnittstelle zur Übertragung an DATEV Unternehmen online, was auch die Belege automatisiert verarbeiten erleichtert.

Vielseitige Einsatzmöglichkeiten

Die Belegebox eignet sich für Unternehmen jeder Art und Größe, von kleinen Betrieben bis hin zu Firmen mit mehreren Standorten. Mit verschiedenen Editionen und Preismodellen, etwa der XS Scan-Edition für 1.180,80 € und einer monatlichen Lizenz von 9,90 € oder der XL Multicompany-Edition für 2.382,00 € bei einer monatlichen Lizenz von 110,00 €, können individuelle Bedürfnisse abgedeckt werden. Zusätzlich ist die Belegebox in Verbindung mit Canon-Scannern, wie dem Canon iR ADV DX-C259 mit einem Preis von 1.990,00 €, ein universelles Dokumentenmanagement-System.

Fazit

Die Belegebox präsentiert sich als leistungsfähiges und effizientes Tool zur Einführung und Verwaltung von E-Rechnungen im Rahmen des Dokumentenmanagements. Mit Funktionen wie der zentralen Verwaltung, den einfachen Prüf- und Freigabeprozessen sowie der revisionssicheren Archivierung bietet sie umfassende Vorteile für Unternehmen, die sich auf die anstehende E-Rechnungspflicht vorbereiten müssen.

Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen können von der Belegebox profitieren. Die Software ermöglicht eine unkomplizierte Integration mit Lexware Office sowie vielseitige Einsatzmöglichkeiten. Dank der preiswerten Lösung, beginnend bei €16.90 pro Benutzer mit 10 GB Speicher, und des schnellen Setup-Prozesses innerhalb von etwa zwei Stunden, wird die Belegebox zu einer leicht zugänglichen und kosteneffizienten Lösung.

Für Unternehmen mit einem jährlichen Dokumentenaufkommen von unter 30.000 Belegen erweist sie sich als optimal. Zudem bringt die Belegebox den Vorteil mit sich, dass auf Dokumente von überall zugegriffen werden kann, was die Zusammenarbeit und Effizienz weiter steigert. Angesichts der bevorstehenden E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 bietet die Belegebox eine solide Grundlage, um die digitalen Rechnungsprozesse zu optimieren und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Teilnehmer einer Umfrage zur E-Rechnungspflicht äußerten, dass die Umstellung einfacher als erwartet verlaufen sei und Vorteile erkennbar wurden. Weitere Informationen und einen Vergleich mit über 40 Programmen, einschließlich jener, die speziell für Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen bis neun Mitarbeiter geeignet sind, finden Sie in diesem Artikel über E-Rechnungen. Mit der Belegebox setzen Sie auf eine intuitive DMS-Lösung mit niedrigen Kosten und langjähriger Orientierung, um den Übergang zur digitalen Rechnung effizient zu meistern.