Der E-Rechnungsworkflow ist wie ein Fahrplan, der zeigt, wie eine elektronische Rechnung von Anfang bis Ende bearbeitet wird. Dabei gibt es viele Stationen, an denen unterschiedliche Aufgaben erledigt werden. Lass uns diesen Workflow Schritt für Schritt anschauen!
1. Erstellung der Rechnung
Alles beginnt mit der Erstellung der E-Rechnung. Hier werden wichtige Daten gesammelt, wie zum Beispiel:
- Kundenname und Adresse
- Welche Produkte oder Dienstleistungen geliefert wurden
- Wie viel diese kosten
- Der Steuersatz, der angewendet werden muss
Oft nutzen Unternehmen spezielle Software oder ein sogenanntes ERP-System (das ist ein Programm, das viele Geschäftsprozesse verwaltet), um sicherzustellen, dass keine Fehler passieren. Danach wird die Rechnung überprüft, ob alle Daten korrekt und vollständig sind.
2. Überprüfung und Genehmigung
Bevor die Rechnung verschickt wird, wird sie noch einmal überprüft. Das kann manuell von einem Mitarbeiter oder automatisch durch ein Programm erfolgen. In manchen Firmen muss die Rechnung zusätzlich noch von einer anderen Person oder Abteilung genehmigt werden, bevor es weitergeht.
3. Konvertierung in das richtige Format
Damit die Rechnung elektronisch verschickt und verarbeitet werden kann, wird sie in ein bestimmtes Format umgewandelt. Ein solches Format ist zum Beispiel ZUGFeRD, das in Deutschland häufig verwendet wird. Dafür kommt oft spezielle Software zum Einsatz, die diese Umwandlung übernimmt.
4. Versand der E-Rechnung
Jetzt wird die E-Rechnung an den Empfänger verschickt. Dafür gibt es verschiedene Wege:
- Per E-Mail als Datei-Anhang
- Über spezielle Webportale
- Oder direkt in das System des Empfängers
Wichtig dabei ist, dass die Daten sicher übertragen werden. Das bedeutet, niemand sollte die Rechnung während des Versands abfangen und verändern können.
5. Empfang und Verarbeitung
Wenn die E-Rechnung beim Empfänger angekommen ist, kann sie entweder automatisch oder manuell bearbeitet werden. Bei großen Unternehmen wird die Rechnung oft direkt in ein System importiert, das alles automatisch überprüft. Kleinere Firmen nutzen manchmal noch die manuelle Eingabe.
6. Zahlungsverarbeitung
Nun geht es darum, dass der Rechnungsbetrag bezahlt wird. Hier steht auf der Rechnung genau, wie die Zahlung ablaufen soll, z. B. per Überweisung oder Lastschriftverfahren. Die Firma, die die Rechnung geschrieben hat, überwacht dann den Zahlungsstatus. Falls das Geld nicht rechtzeitig ankommt, wird der Empfänger daran erinnert.
7. Archivierung
Nachdem die Rechnung bezahlt wurde, muss sie sicher aufbewahrt werden. Das ist wichtig für gesetzliche Vorgaben, z. B. die GoBD in Deutschland. Die E-Rechnung wird in einem elektronischen Archiv gespeichert, sodass sie auch nach Jahren noch leicht gefunden werden kann. Um die Daten zu schützen, werden Backups gemacht und die Speicherung erfolgt an sicheren Orten.
8. Compliance und Audit
Der letzte Punkt im Workflow ist die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alles korrekt abläuft – von den Steuern bis zum Datenschutz. Dafür wird ein sogenannter Audit-Trail geführt, der zeigt, welche Schritte die Rechnung durchlaufen hat. So bleibt alles nachvollziehbar.
Ein gut organisierter E-Rechnungsworkflow spart Zeit, reduziert Fehler und macht die Arbeit einfacher. Wenn jede Station reibungslos funktioniert, profitieren alle – sowohl die Firma, die die Rechnung schreibt, als auch die, die sie erhält!