Wenn Unternehmen Rechnungen schreiben, gibt es bestimmte Regeln, die sie einhalten müssen. Das gilt auch für E-Rechnungen – das sind digitale Rechnungen, die auf dem Computer erstellt und versendet werden. Doch was bedeutet das genau? Und welche Vorschriften gibt es zur Aufbewahrung von E-Rechnungen? In diesem Artikel erklären wir dir das ganz einfach!
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die nicht auf Papier gedruckt wird, sondern digital existiert. Sie wird meistens als PDF oder in einem speziellen Format wie XRechnung erstellt. So kann man sie schnell per E-Mail oder über spezielle Plattformen versenden und empfangen.
Dokumentationspflichten – Was muss in einer E-Rechnung stehen?
Genauso wie eine Rechnung auf Papier muss auch eine E-Rechnung bestimmte Informationen enthalten, damit sie gültig ist. Dazu gehören:
- Rechnungsdatum: Wann wurde die Rechnung erstellt?
- Rechnungsnummer: Eine eindeutige Nummer, damit die Rechnung später wiedergefunden werden kann.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Diese Nummer zeigt an, dass ein Unternehmen offiziell beim Finanzamt erfasst ist.
- Name und Adresse des Unternehmens, das die Rechnung stellt, und des Kunden.
- Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen: Was genau wurde verkauft?
- Nettobeträge und Steuerbeträge: Wie viel kostet es insgesamt, und wie viel Steuer kommt dazu?
Warum ist die Sicherheit einer E-Rechnung wichtig?
Da eine E-Rechnung nicht auf Papier existiert, muss man sicherstellen, dass sie echt ist und nicht verändert wurde. Das nennt man Authentizität und Integrität. Eine digitale Signatur oder spezielle Technik kann dabei helfen, die Rechnung fälschungssicher zu machen.
Wie lange muss eine E-Rechnung aufbewahrt werden?
In Deutschland gibt es eine Vorschrift, die besagt, dass Rechnungen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Dabei ist es egal, ob sie digital oder auf Papier vorliegen. Diese Regel hilft dem Finanzamt, bei einer Prüfung alle wichtigen Informationen nachzuvollziehen.
Wie werden E-Rechnungen archiviert?
Eine digitale Rechnung muss so gespeichert werden, dass sie sicher und jederzeit abrufbar bleibt. Dafür gibt es bestimmte Regeln:
- Die Rechnung muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben.
- Es muss verhindert werden, dass Daten verloren gehen. Deshalb sind Backups wichtig.
- Der Zugriff auf die Rechnungen sollte gut geschützt sein, damit Unbefugte sie nicht verändern können.
- Die Rechnungen müssen nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung) gespeichert werden.
Welche technischen Anforderungen gibt es?
Damit eine E-Rechnung richtig gespeichert wird, müssen einige technische Vorgaben eingehalten werden:
- Die Rechnung sollte in einem speziellen Format wie XRechnung oder PDF/A vorliegen, damit sie auch in vielen Jahren noch gelesen werden kann.
- Es sollten Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Passwortschutz eingesetzt werden.
- Ein Audit-Trail (eine Art Protokoll) kann helfen, nachvollziehbar zu machen, wenn an einer Rechnung etwas geändert wurde.
Fazit: E-Rechnungen richtig verwalten
E-Rechnungen sind praktisch, weil sie schneller und umweltfreundlicher sind. Aber es gibt klare Regeln dafür, welche Informationen sie enthalten müssen und wie sie lange aufbewahrt werden. Unternehmen müssen darauf achten, dass die Rechnungen sicher gespeichert sind und vor Veränderungen geschützt werden. Wer sich nicht sicher ist, sollte sich von einem Steuerberater oder Experten beraten lassen!