In der heutigen digitalen Welt gibt es immer mehr elektronische Rechnungen – sogenannte E-Rechnungen. Doch damit alle Unternehmen und Behörden diese Rechnungen gleichermaßen nutzen können, gibt es bestimmte Standards und Normen. Diese Regeln sorgen dafür, dass E-Rechnungen richtig erstellt, verschickt und bearbeitet werden können.
Was sind Standards und Normen?
Stell dir vor, jeder würde seine eigene Sprache sprechen, ohne eine gemeinsame Verständigungsmöglichkeit. So wäre es auch mit E-Rechnungen ohne einheitliche Standards. Die verschiedenen Systeme könnten die Rechnungen nicht lesen oder verstehen. Deshalb gibt es bestimmte Vorschriften, die sicherstellen, dass alle Beteiligten die Rechnungen gleichermaßen nutzen können.
Wichtige Standards für die E-Rechnung
- ZUGFeRD: Dies ist ein deutscher Standard für elektronische Rechnungen. Er kombiniert eine PDF-Datei mit maschinenlesbaren XML-Daten. So kann ein Mensch die Rechnung lesen, aber auch ein Computer sie automatisch verarbeiten.
- Factur-X: Dieser Standard funktioniert ähnlich wie ZUGFeRD, wird aber europaweit genutzt. Auch hier gibt es eine kombinierte Darstellung als PDF und XML.
- PEPPOL: Das ist ein europäisches Netzwerk für den sicheren Austausch von Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten. So können Unternehmen innerhalb Europas einfacher Rechnungen versenden und empfangen.
- UBL (Universal Business Language): Dies ist ein internationaler Standard zum Austausch von Geschäftsunterlagen. Er sorgt dafür, dass Rechnungen weltweit im gleichen Format erstellt werden.
- XRechnung: In Deutschland brauchen Behörden und öffentliche Einrichtungen diesen speziellen Standard. Er basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und ist seit 2020 für öffentliche Auftraggeber verpflichtend.
- EN 16931: Diese europäische Norm sorgt dafür, dass E-Rechnungen in verschiedenen Ländern denselben Regeln folgen. So können sie leichter von unterschiedlichen Systemen verarbeitet werden.
- GoBD: In Deutschland gibt es außerdem besondere Vorschriften für die digitale Archivierung von Rechnungen. Diese Grundsätze regeln, wie elektronische Rechnungen gespeichert und aufbewahrt werden müssen.
Warum sind diese Regeln wichtig?
Dank dieser Standards und Normen können Unternehmen Zeit und Geld sparen. Rechnungen müssen nicht mehr ausgedruckt und per Post verschickt werden. Stattdessen werden sie elektronisch direkt ins Buchhaltungssystem übertragen. Das macht den Prozess schneller, sicherer und umweltfreundlicher.
Indem sich Unternehmen und Behörden an diese Standards halten, sorgen sie für eine automatisierte Verarbeitung, weniger Fehler und eine bessere Nachverfolgbarkeit der Rechnungen. Dadurch wird das gesamte Rechnungswesen effizienter.
Fazit
Die E-Rechnung ist die Zukunft – und mit den richtigen Standards und Normen wird sie für alle Beteiligten einfacher und sicherer. Von ZUGFeRD über XRechnung bis hin zu PEPPOL gibt es verschiedene Regelungen, die dabei helfen, Rechnungen schnell und fehlerfrei zu versenden und zu verarbeiten.
Unternehmen, die diese Standards nutzen, sparen nicht nur Zeit und Geld, sondern verbessern auch ihre Zusammenarbeit mit anderen Firmen und Behörden. Die digitale Rechnung ist somit ein wichtiger Schritt in Richtung einer modernen und effizienten Finanzwelt.