Ab 2025 müssen alle Firmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten. Diese Änderung ist Teil der Digitalisierung 2025. Sie zielt darauf ab, Rechnungsprozesse effizienter und transparenter zu machen.
Für Unternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro gelten Übergangsregeln. Sie dürfen anfangs noch Papier- und PDF-Rechnungen nutzen. Aber ab Ende 2026 wird auch das Versenden von E-Rechnungen verpflichtend. Ein PDF als E-Mail gilt dann nicht mehr als elektronische Rechnungsstellung.
In diesem Artikel erhalten Sie Tipps für die Umstellung. Sie lernen die Risiken kennen und wir zeigen, wie man den richtigen E-Rechnung Anbieter 2025 findet.
Wichtige Erkenntnisse
- Ab 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- Übergangsregelungen erleichtern den Wechsel zur E-Rechnung bis 2027 für bestimmte Unternehmer.
- Ab 2025 wird eine PDF-Rechnung per E-Mail nicht mehr als elektronische Rechnung anerkannt.
- Papier- und PDF-Rechnungen bleiben für Kleinunternehmer bis Ende 2027 zugelassen.
- Die Auswahl eines geeigneten E-Rechnung Anbieters ist essentiell für die erfolgreiche Umsetzung der neuen Vorschriften.
Einführung in die E-Rechnung und gesetzliche Anforderungen
Ab dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht. Das steht im Zusammenhang mit der Digitalisierung 2025 in Deutschland. Das Wachstumschancengesetz vom März 2024 macht diese Neuerung möglich. Nach den gesetzlichen Anforderungen E-Rechnung müssen alle steuerpflichtigen Geschäfte zwischen Unternehmen in Deutschland elektronisch erfasst werden.
Die Echtheit und maschinelle Bearbeitung von E-Rechnungen sind sehr wichtig. Dies betrifft Buchhaltungsabläufe und die benötigte IT-Infrastruktur, um effizienter zu werden. Kleinere Betriebe müssen noch keine E-Rechnungen schicken. Sie müssen sie aber empfangen können.
Es gibt eine Übergangszeit für die Rechnungsstellung im B2B-Bereich. Sie läuft vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2027. Danach gilt ab 2028 die endgültige Regelung. Das ELSTER-Tool hilft dabei, E-Rechnungen im XML-Format ohne Kosten darzustellen.
Neue Definitionen für elektronische Rechnungen kommen im Januar 2025. Sie folgen dem Art. 217 MwStSystRL. Von da an wird klar zwischen elektronischen Rechnungen und anderen unterschieden. Ab 2025 braucht man die Zustimmung des Empfängers nur bei bestimmten E-Rechnungen.
Ein zukunftsweisendes Projekt ist die ViDA-Initiative der EU. Sie soll bis 2028 ein elektronisches Umsatzsteuer-Meldesystem einführen. Eine Verlängerung bis 2030 oder 2032 ist möglich. Diese Schritte zeigen: Digitalisierung 2025 ist eine echte Chance für die deutsche Wirtschaft.
Wichtige Schritte zur Vorbereitung auf die E-Rechnung
Unternehmen in Deutschland müssen sich bald auf E-Rechnungen einstellen. Ab 2025 sind sie nämlich Pflicht im B2B-Sektor. Dieser Text erklärt, was Firmen jetzt schon tun sollen.
Analyse der aktuellen Rechnungsprozesse
Der erste Schritt ist, die eigenen Rechnungsprozesse zu prüfen. Firmen sollten genau schauen, wie Rechnungen derzeit verarbeitet werden. Es ist wichtig, früh zu erkennen, was geändert werden muss, um die neuen elektronischen Formate zu nutzen.
Einrichtung von IT-Infrastrukturen und Sicherheit
Der Aufbau einer sicheren IT-Infrastruktur ist entscheidend. Investitionen in die IT helfen, die neuen elektronischen Rechnungsformate zu unterstützen. Sichere Übertragungswege wie SFTP sorgen für den sicheren Versand von E-Rechnungen.
Um die Kommunikation zu verbessern, setzen Unternehmen auf Peppol Access Point. Vor dem Start gibt es eine Testphase. So stellt man sicher, dass alles richtig funktioniert und E-Rechnungen fehlerfrei versendet und empfangen werden.
Schulung der Mitarbeiter
Mitarbeiter müssen auf die Umstellung vorbereitet werden. Vor allem im Finanzbereich ist eine gute Schulung wichtig. So vermeidet man Fehler beim Wechsel zur E-Rechnung.
Es ist auch wichtig, Kunden über die Umstellung zu informieren. Bis Ende 2024 sollte jeder Bescheid wissen. Dann sind alle bereit für die neue Art der Rechnung.
E-Rechnung Anbieter 2025: So wählen Sie den richtigen Partner aus
Den richtigen Technologiepartner auszuwählen, ist für E-Rechnungen sehr wichtig. Man muss viele Kriterien beachten, damit alles passt. So garantieren Sie, dass technologische Anforderungen, Compliance E-Rechnung, Sicherheit, Integration und Kundenunterstützung stimmen. Lesen Sie weiter, um mehr über diese Aspekte zu erfahren.
Technologische Anforderungen und Compliance
Technische Anforderungen und gesetzliche Vorschriften stehen an erster Stelle. Anbieter wie DATEV eG und FastBill entwickeln Software, die die Gesetze erfüllt. Ab 2025 müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Lösungen mit XRechnung und ZUGFeRD funktionieren.
Sicherheit und Datenschutz
Sicherheit und Datenschutz sind beim E-Rechnung Anbieter 2025 sehr wichtig. Ihr Anbieter muss hohe Sicherheitsstandards erfüllen. Besonders das ZUGFeRD-Format, welches PDFs mit Codes kombiniert, hilft dabei.
Integration und Benutzerfreundlichkeit
Die E-Rechnungslösung muss einfach in Ihre Systeme integrierbar sein. So vermeiden Sie Störungen. Anbieter wie Sage, Lexware, und sevDesk bieten flexible Integrationsmöglichkeiten. Benutzerfreundliche Software verbessert die Akzeptanz und Effizienz.
Kundenunterstützung und Schulung
Kundenservice und Schulungen sind ebenfalls wichtig. Unternehmen brauchen von 2025 bis 2028 viel Unterstützung. Programme wie WISO MeinBüro Free helfen, produktiv zu bleiben und Vorschriften einzuhalten.
Weitere Infos zu Technologieanbietern finden Sie hier.
Fazit
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich nutzen. Dies ist ein großer Schritt, der durch das Wachstumschancengesetz von 2024 vorgeschrieben ist. Es bedeutet eine wichtige Änderung in der Art, wie Firmen Rechnungen erstellen.
Firmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz sind besonders betroffen. Sie müssen ab 2028 komplett auf E-Rechnungen umsteigen. Dazu müssen sie ihre Systeme überprüfen, neue IT-Infrastrukturen aufbauen und ihre Teams schulen. Es ist wichtig, den richtigen Technologiepartner zu finden, um den Wechsel einfach zu machen.
Die E-Rechnung bringt viele Vorteile mit sich. Sie hilft, Geld zu sparen, Prozesse zu verbessern, schneller bezahlt zu werden und die Umwelt zu schützen. Unternehmen sollten rechtzeitig mit der Umstellung beginnen, um all diese Vorteile zu genießen. Die E-Rechnung bietet eine große Chance, die Effizienz zu steigern und im Wettbewerb vorne zu liegen.