5 Vorteile der E-Rechnung im internationalen Geschäftsverkehr

Die elektronische Rechnungsstellung bietet zahlreiche Vorteile für den internationalen Geschäftsverkehr. Die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ermöglicht eine vereinfachte und automatisierte Verarbeitung von Belegen, was zu erheblichen Kosteneinsparungen und einer Optimierung der betrieblichen Prozesse führt. Dank der EU-Kommission und ihrer Richtlinien wird die Integration von E-Rechnungen vorangetrieben, um sicherzustellen, dass Unternehmen ab 2025 für Umsatzsteuerzwecke verpflichtet sind, E-Rechnungen zu nutzen. Diese Umstellung fördert einen effizienteren Umgang mit zivilrechtlichen und steuerrechtlichen Ansprüchen sowohl im B2B- als auch im B2G-Bereich.

Die Internationalisierung von Geschäften erfordert die Integration von E-Rechnungen in ERP-Systeme, um die Vorteile der Digitalisierung vollständig auszuschöpfen. Diese Automatisierung und Digitalisierung der Finanzbuchhaltung bringt insbesondere für mittelständische und kleinere Unternehmen erhebliche Vorteile, da sie die steuerlichen Anforderungen einfacher erfüllen können und die verarbeiteten Rechnungen zügiger abgleichen können.

Zentrale Punkte

Der weltweite Markt für elektronische Rechnungsstellung und -befähigung wird bis 2025 auf etwa 18 Milliarden Euro anwachsen.
Ein automatisierter Prozess sorgt für höhere Effizienz und schnellere Zahlungen.
E-Rechnungen verkürzen die Zeit zwischen Rechnungserhalt und Zahlungseingang.
Erhöhte Sicherheit durch Verschlüsselung und sichere Vertriebskanäle.
Automatische Einhaltung länderspezifischer Steuervorschriften.
Erleichterung internationaler Geschäfte durch standardisierte Formate.

Effizienzsteigerung und Kostensenkung

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, insbesondere im Bereich der Prozessoptimierung. Durch die digitale Transformation des Rechnungswesens können Fehler reduziert und Durchlaufzeiten minimiert werden, was zu merklichen Effizienzsteigerungen führt.

Automatisierte Verarbeitung

Unternehmen, die auf automatisierte Rechnungsverarbeitung setzen, erleben eine bis zu neunfache Beschleunigung in der Rechnungsverarbeitung. Die medienbruchfreie Automation verringert manuelle Eingaben und somit die Reduktion von Fehlern. Zudem sparen KMUs durch den Einsatz von E-Rechnungen erhebliche Kosten für Papier, Druck und Versand, da qualitativ hochwertige KMU-Rechnungsprogramme bereits unter 30 Euro pro Monat erhältlich sind.

Die Integration von E-Rechnungen in bestehende ERP-Systeme lädt zur medienbruchfreien Kommunikation ein und steigert die Effektivität der Abrechnungsprozesse. Dank der Prozessoptimierung können auch die Durchlaufzeiten minimiert werden und Unternehmen berichten von einer spürbaren Minderung der Kapitalbindung, was Investitionen in neue Geschäftsmodelle ermöglicht.

Schnellere Zahlungen

Die sofortige Verfügbarkeit von Rechnungsdaten ermöglicht es Unternehmen, Zahlungen schneller abzuwickeln. Dies verbessert die Liquidität und das Betriebskapital und trägt nachhaltig zur Optimierung der gesamten Geschäftsprozesse bei. Der Einsatz von digitalen Hilfsmitteln wie Zahlungslinks oder QR-Codes beschleunigt zudem den Zahlungseingang. E-Rechnungen helfen, den Zahlungsverzug zu reduzieren und sorgen für eine verlässlichere Zahlungsmoral bei Schuldnern.

Studien belegen, dass die digitale Rechnungsverarbeitung zu direkten Kosteneinsparungen führt, indem typische Ausgaben für den Druck und Versand von Papierrechnungen entfallen. Die Integration von Rechnungssoftware in andere Systeme fördert effizientere Betriebsabläufe und steigert die Produktivität, während gleichzeitig die Umwelt geschont wird.

Einhaltung internationaler Vorschriften

Im internationalen Geschäftsverkehr ist die Einhaltung von Compliance von entscheidender Bedeutung. Seit dem 18. April 2019 müssen zentrale öffentliche Stellen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten. Diese gesetzlichen Anforderungen wurden ab April 2020 auf Lieferanten des öffentlichen Sektors erweitert, die ihre Rechnungen elektronisch versenden müssen.

Die Forderung nach der Einhaltung länderübergreifender Steuervorschriften nimmt zu. Ab Januar 2025 sind alle deutschen Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 € wird die Ausstellung elektronischer Rechnungen ab Januar 2027 verpflichtend, und ab Januar 2028 wird dies für alle deutschen Unternehmen zur Pflicht.

Die Nutzung des XRechnung-Standards im B2G-Bereich unterstützt die Unternehmen dabei, diesen länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Ein Beispiel für die Umsetzung dieser Vorschriften ist das Wachstumschancengesetz, das ab dem 1. Januar 2025 alle deutschen Unternehmen im B2B-Bereich zu E-Rechnungen zwingt. Es wird erwartet, dass bis 2030 auch eine transaktionsbezogene Meldung von B2B-Umsätzen verpflichtend wird.

Der E-Invoicing-Anbieter ecosio, bekannt für seine vollständig verwalteten EDI-Dienstleistungen, erleichtert Unternehmen die Integration und Einhaltung von E-Rechnungssystemen. Mit dem kostenlosen Online-Validator für Formate wie CII und UBL bietet ecosio eine wertvolle Unterstützung bei der Prüfung und Optimierung der Formate.

Die Unifiedpost Group trägt wesentlich zur Compliance und Einhaltung der länderübergreifenden Steuervorschriften bei, indem sie eine Plattform zur Überwachung des grenzüberschreitenden Rechnungsverkehrs bereitstellt. Diese Plattform stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen für die Rechnungsstellung eingehalten werden, was für international orientierte Unternehmen von großem Vorteil ist.

Fazit

Die Umstellung auf die E-Rechnung markiert einen bedeutenden Schritt in der digitalen Revolution des Geschäftsverkehrs. Seit dem Inkrafttreten des E-Rechnungsgesetzes in Deutschland am 27. November 2020 und der Verpflichtung für öffentliche Auftraggeber, elektronische Rechnungen zu empfangen, hat sich viel verändert. Ab dem 1. Januar 2025 wird es für Unternehmen verpflichtend, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Diese Entwicklung ist ein klares Zeichen für die fortschreitende Optimierung und Automatisierung der Rechnungsprozesse.

Unternehmen profitieren enorm von diesen Änderungen durch die erhöhte Effizienz und den reduzierten Aufwand in der Buchhaltung, was sich positiv auf ihre internationale Wettbewerbsfähigkeit auswirkt. Die standardisierten Formate wie XRechnung und ZUGFeRD, die im deutschen E-Rechnungsgesetz verankert sind, tragen dazu bei, menschliche Fehler zu reduzieren und die Bearbeitungszeit zu verkürzen, was zusätzlich Kosten senkt. Bis Ende 2027 dürfen kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 € weiterhin Papierrechnungen oder alternative elektronische Formate nutzen, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.

Die Zukunft der Rechnungsstellung ist stark mit der weiteren Digitalisierungswelle verknüpft. Die Investition in moderne Softwarelösungen zur automatischen Belegerkennung und Verarbeitung, wie sie von Anbietern wie Unifiedpost Group oder SIVAS bereitgestellt werden, bietet vielfältige Vorteile. Dazu gehören die Zeit- und Kostenersparnis, die digitale Abbildung der Prozesse, automatische Archivierung und kontinuierliche Prozessoptimierung. Für international tätige Unternehmen ist es daher unerlässlich, sich rechtzeitig an die neuen Anforderungen anzupassen, um die Effizienz zu steigern und langfristig die Einhaltung regulatorischer Vorgaben zu sichern.