Die E-Rechnung in Baden-Württemberg ermöglicht Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen die elektronische Übermittlung von Rechnungen an Kommunen und Behörden des Landes. Dafür müssen die hochgeladenen Rechnungsdateien dem aktuellen XRechnung-Standard entsprechen. Es werden die Formate Cross Industry Invoice (CII), Universal Business Language (UBL) und ZUGFeRD (Profil XRechnung) unterstützt. Die Rechnung muss außerdem die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers enthalten, die vom Rechnungsempfänger bereitgestellt wird. Die Einbringung der elektronischen Rechnung kann entweder über den Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg erfolgen, per E-Mail an rechnung@service-bw.bwl.de oder in Zukunft auch mittels PEPPOL.
Schlüsselerkenntnisse:
- Die E-Rechnung ermöglicht die elektronische Übermittlung von Rechnungen an Kommunen und Behörden in Baden-Württemberg.
- Die Rechnungsdateien müssen dem XRechnung-Standard entsprechen.
- Es werden verschiedene Formate unterstützt, darunter CII, UBL und ZUGFeRD.
- Die Rechnungen müssen die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers enthalten.
- Die Einbringung der elektronischen Rechnung kann über den Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg oder per E-Mail erfolgen.
Umsetzung der E-Rechnung in Baden-Württemberg
Ab dem 1. Januar 2022 besteht für öffentliche Auftragnehmer in Baden-Württemberg gemäß § 4a E-Government-Gesetz Baden-Württemberg in Verbindung mit der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg grundsätzlich die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung. Diese Verpflichtung gilt, wenn Leistungen für die öffentliche Verwaltung erbracht werden, beispielsweise für die Landesfeuerwehrschule Baden-Württemberg.
Es gibt jedoch Ausnahmen für Rechnungen, die einen Betrag von 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer nicht überschreiten und bis zum 31.12.2025 ausgestellt wurden, sowie für Rechnungen, die geheimhaltungsbedürfte Rechnungsdaten enthalten.
Die elektronischen Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format (XML-Dokument) vorliegen und den Anforderungen der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) und der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg entsprechen.
Vorteile der E-Rechnung in Baden-Württemberg
Die Einführung der E-Rechnung in Baden-Württemberg bietet verschiedene Vorteile für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen. Durch die elektronische Übermittlung entfallen Kosten für den Druck und Versand von Papierrechnungen. Dies trägt zur Kosteneinsparung und Ressourcenschonung bei.
Zusätzlich wird der Prozess der Rechnungsbearbeitung durch die E-Rechnung vereinfacht und beschleunigt. Die Rechnungen können automatisch auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft werden, was Fehler und Nachbearbeitungen minimiert.
Die E-Rechnungen werden dem Rechnungsempfänger direkt zum Abruf bereitgestellt, sobald sie erfolgreich beim Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg eingebracht wurden. Dadurch wird die Zahlungsabwicklung beschleunigt, und es entsteht eine schnellere Liquidität für Unternehmen.
Ein weiterer großer Vorteil der E-Rechnung ist die Reduzierung des Verwaltungsaufwands für beide Seiten. Die automatisierte Verarbeitung und Archivierung von elektronischen Rechnungen spart Zeit und Ressourcen, die stattdessen für andere Aufgaben verwendet werden können.
Zusammenfassend tragen die Vorteile der E-Rechnung in Baden-Württemberg zu einer effizienteren und zeitgemäßen Rechnungsstellung bei, die für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen gleichermaßen von Nutzen ist.
Fazit
Die E-Rechnung in Baden-Württemberg ist eine effiziente und zeitgemäße Lösung für die elektronische Rechnungsstellung an Kommunen und Behörden des Landes. Durch die Umsetzung der E-Rechnungspflicht gemäß der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg können öffentliche Auftragnehmer von den vielseitigen Vorteilen profitieren.
Durch die elektronische Übermittlung werden Prozesse beschleunigt, Kosten gespart und der Verwaltungsaufwand reduziert. Dank der digitalen Rechnungsstellung entfallen die Kosten für den Druck und den Versand physischer Rechnungen. Zudem ermöglicht die automatische Überprüfung auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit eine effizientere Rechnungsbearbeitung.
Unternehmen und öffentliche Verwaltungen können somit zu einem effizienten Rechnungsaustausch beitragen und von den Vorteilen der E-Rechnung profitieren. Die Einführung der E-Rechnung in Baden-Württemberg stellt einen wichtigen Schritt in Richtung digitaler Transformation dar und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und öffentlicher Verwaltung.