Mit dem Hamburger E-Rechnungs-Gesetz und der Hamburgischen E-Rechnungs-VO wurden die Rechtsgrundlagen für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen geschaffen. Die Freie und Hansestadt Hamburg (FHH) verarbeitet bereits rund 50% der eingehenden Rechnungen elektronisch und kann diese medienbruchfrei im Rechnungsworkflow bearbeiten. Ab dem 1. Januar 2022 ist die verbindliche Einführung des Standards XRechnung geplant, um die Rechnungsbearbeitung weiter zu verbessern.
Die XRechnung kann maschinell gut gelesen werden und reduziert manuelle Fehler bei der Übertragung in der Buchhaltung, was zu schnelleren Zahlungen führt. Zur genauen Adressierung von XRechnungen wird eine Leitweg-ID vergeben. Es besteht die Verpflichtung, ab dem 1. Januar 2022 Rechnungen im neuen Standardformat XRechnung elektronisch zu übermitteln. Dabei sind PEPPOL, das E-Rechnungsportal und der Rechnungsversand per Mail als zulässige Versandkanäle vorgesehen.
Standard XRechnung und Leitweg-ID
Die Einführung des Standards XRechnung ab dem 1. Januar 2022 verbessert die Rechnungsbearbeitung weiter. Das XRechnung-Format ermöglicht eine maschinelle Lesbarkeit und reduziert manuelle Fehler bei der Übertragung in der Buchhaltung. Unternehmen profitieren von einer verbesserten Effizienz und Genauigkeit der Rechnungsverarbeitung durch den Einsatz dieses Standards.
Zusätzlich wird für die genaue Adressierung von XRechnungen eine Leitweg-ID vergeben. Diese ID ist ein integraler Bestandteil der Rechnung und dient der eindeutigen Identifikation und Zustellung. Die Leitweg-ID ermöglicht es, Rechnungen direkt an die richtigen Ansprechpartner zu senden und sorgt für eine reibungslose Abwicklung innerhalb des Rechnungsworkflows.
Für Unternehmen, die Interesse an einer eigenen Leitweg-ID haben, besteht die Möglichkeit, sich per E-Mail an das leitwegid(at)22222.hamburg.de zu wenden. Dort erhalten sie weitere Informationen und Unterstützung bei der Einrichtung einer Leitweg-ID.
Verpflichtung und Versandkanäle
Ab dem 1. Januar 2022 sind alle Vertragspartner öffentlicher Auftraggeber verpflichtet, Rechnungen im Standardformat XRechnung elektronisch zu übermitteln. Diese Verpflichtung gilt normalerweise ab einem Nettobetrag von 1.000 Euro für Lieferungen und Leistungen sowie 3.000 Euro für Bauleistungen.
Um die elektronischen Rechnungen zu versenden, stehen verschiedene Versandkanäle zur Verfügung. Unternehmen können die PEPPOL-Infrastruktur nutzen, das E-Rechnungsportal oder den Rechnungsversand per E-Mail wählen.
Beim E-Mail-Versand ist es wichtig, den Datenschutz zu gewährleisten. Nur eine Rechnung als Anlage pro E-Mail ist erlaubt. Das Versenden mehrerer Rechnungen oder zusätzlicher Dateien führt zur Nichtverarbeitung der Rechnungen.
Fazit
Die E-Rechnungsplattform in Hamburg, basierend auf dem Standard XRechnung, ist eine effiziente Lösung für die Rechnungsverarbeitung und erfüllt die EU-Richtlinie 2014/55. Unternehmen können durch die Nutzung der E-Rechnungsplattform Zeit bei der Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen sparen. Die schlankeren Verwaltungsprozesse entlasten die Mitarbeiter und führen zu einer effizienteren Arbeitsweise.
Darüber hinaus bietet Dataport seinen Kunden die Möglichkeit, das grenzüberschreitende Peppol-Netzwerk zu nutzen. Dies ermöglicht den sicheren, schnellen und einfachen Empfang und Austausch von Dokumenten wie elektronischen Rechnungen. Die Einführung der E-Rechnungsplattform in anderen Bundesländern hat gezeigt, dass dies zu einer erheblichen Reduzierung des Verwaltungsaufwands führt.
In enger Zusammenarbeit mit Softwareherstellern stellt Dataport den reibungslosen technischen Betrieb der E-Rechnungsplattform sicher und unterstützt seine Kunden bei der optimalen Nutzung des Peppol-Netzwerks. Insgesamt bietet die E-Rechnungsplattform eine effiziente Lösung zur Optimierung der Rechnungsverarbeitung und Verwaltungsprozesse.