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Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (auch elektronische Rechnung genannt) ist eine Rechnung, die nicht in Papierform, sondern in digitaler Form, meistens als PDF oder XML-Datei, ausgestellt wird. Sie wird per E-Mail oder über spezielle Systeme verschickt. Das spart Papier und ist oft schneller und einfacher als mit der Post.
Wann sind E-Rechnungen erlaubt?
E-Rechnungen sind nicht einfach nur digitale Kopien von Rechnungen, die auf Papier gedruckt wurden. Damit eine E-Rechnung genauso gültig ist wie eine normale Rechnung auf Papier, gibt es bestimmte Regeln, die beachtet werden müssen. Diese Regeln werden von der Regierung festgelegt, damit jeder sicher sein kann, dass die Rechnung echt ist und keine Fehler enthält.
Welche Regeln gelten für eine E-Rechnung?
Hier sind die wichtigsten Dinge, die eine E-Rechnung erfüllen muss, damit sie erlaubt ist:
- Echtheit der Herkunft: Du musst beweisen können, dass die Rechnung wirklich von dir kommt. Das bedeutet, dass der Empfänger sicher sein kann, dass die Rechnung nicht gefälscht wurde.
- Unversehrtheit des Inhalts: Der Inhalt der E-Rechnung darf während der Übertragung nicht verändert worden sein. Das bedeutet, alle Informationen wie der Rechnungsbetrag, Datum oder Adresse, müssen genau so sein, wie du sie verschickt hast.
- Lesbarkeit: Der Empfänger muss die E-Rechnung in einem gängigen Format (z.B. PDF) gut lesen können. Auch nach mehreren Jahren (in der Regel 10 Jahre) muss sie noch lesbar sein.
Besondere Anforderungen je nach Land
In vielen Ländern, wie z.B. in Deutschland, gelten außerdem zusätzliche Anforderungen. Dort steht im Gesetz, dass jeder, der eine E-Rechnung erstellt, sicherstellen muss, dass alle diese Regeln eingehalten werden. Es kann auch sein, dass du spezielle Rechnungsprogramme verwenden musst, die dir helfen, alle Vorschriften einzuhalten.
Müssen E-Rechnungen elektronisch archiviert werden?
Ja, in vielen Ländern – auch in Deutschland – muss eine E-Rechnung genauso wie eine normale Papier-Rechnung aufgehoben werden. Das bedeutet: Du musst sie sicher in einem digitalen Ordner speichern und dafür sorgen, dass sie während der Aufbewahrungszeit (z.B. 10 Jahre in Deutschland) nicht verloren geht. Das nennt man „elektronisches Archivieren“.
Zusätzliche Pflichtangaben
Damit eine E-Rechnung den rechtlichen Anforderungen entspricht, muss sie die gleichen Informationen enthalten wie eine gedruckte Rechnung. Dazu gehören unter anderem:
- Die vollständige Anschrift des Rechnungsstellers und des Empfängers.
- Das Rechnungsdatum.
- Eine eindeutige Rechnungsnummer.
- Der Betrag, der bezahlt werden muss.
- Die Steuern, die auf den Betrag aufgeschlagen wurden (z.B. MwSt.).
Zusammenfassung
Eine E-Rechnung hilft dir, Zeit und Papier zu sparen, und sie ist einfach und schnell zu verschicken. Aber damit sie gesetzlich anerkannt wird, musst du sicherstellen, dass es keine Zweifel an ihrer Echtheit gibt, dass sie nicht verändert wurde und dass sie immer gut lesbar ist. Wenn du diese Anforderungen beachtest, ist die E-Rechnung eine tolle und moderne Möglichkeit, Rechnungen zu verschicken!
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