Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die elektronisch, also zum Beispiel per E-Mail oder über spezielle Online-Plattformen, verschickt und empfangen wird. Viele Unternehmen nutzen heute E-Rechnungen, weil sie schneller und oft einfacher sind als Papier-Rechnungen. Aber es gibt einige Sicherheitsschritte, die dabei wichtig sind. Ein solcher Schritt ist die Signatur.
Warum brauchen E-Rechnungen eine Signatur?
Die Signatur auf einer E-Rechnung hilft zu beweisen, dass die Rechnung echt ist. Wenn eine Rechnung ohne Signatur kommt, könnte man nicht sicher sein, ob sie tatsächlich von dem richtigen Absender geschickt wurde. Die Signatur schützt auch davor, dass jemand die Rechnung nachträglich verändert.
Wie funktioniert die Signatur bei E-Rechnungen?
Die Signatur, die bei einer E-Rechnung verwendet wird, ist keine Unterschrift, wie du sie vielleicht von Papier-Rechnungen kennst. Stattdessen wird eine E-Rechnung mit einer sogenannten elektronischen Signatur versehen.
- Diese Signatur basiert auf einem Code, der die Rechnung einzigartig macht.
- Dieser Code steht für die Buchstaben und Zahlen, die in der Rechnung enthalten sind.
- Wenn jemand die Rechnung dann erhält, kann er überprüfen, ob der Code noch passt. Wenn die Zahlen und Buchstaben verändert wurden, stimmt der Code nicht mehr und der Empfänger merkt sofort: Da stimmt etwas nicht.
Wer sorgt für die elektronischen Signaturen?
Damit eine Signatur bei einer E-Rechnung sicher ist, gibt es Unternehmen, die sich auf das Erstellen von Sicherheitszertifikaten spezialisiert haben. Diese Firmen vergeben digitale Zertifikate, die sicherstellen, dass der Absender wirklich der ist, der er vorgibt zu sein.
Zusammengefasst
Bei einer E-Rechnung ist die Signatur sehr wichtig. Sie funktioniert nicht wie eine handschriftliche Unterschrift, sondern als digitale Signatur in Form eines speziellen Codes. Dieser schützt davor, dass die Rechnung verändert wird oder von jemand anderem kommt als behauptet. Solche Signaturen machen E-Rechnungen sicherer und sorgen dafür, dass sie genauso verlässlich sind wie eine gedruckte Rechnung.