Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich nutzen. Sie sollen E-Rechnungen empfangen, bearbeiten und speichern können. Dieser Wechsel führt zu mehr Effizienz und zahlreichen Möglichkeiten für Automatisierung.
Um davon zu profitieren, müssen Unternehmen frühzeitig die richtige Software finden. E-Rechnungen sind spezielle maschinenlesbare Dokumente. Normale Dateien wie PDFs oder Excel reichen nicht aus.
Es gibt spezielle Buchhaltungsprogramme für E-Rechnungen. Ein Vergleich der Programme kann helfen, die beste Wahl zu treffen. Solche Software hilft, alle neuen Anforderungen zu erfüllen, inklusive der Aufbewahrung für 8 Jahre.
Wichtige Erkenntnisse
- Die E-Rechnungspflicht gilt ab dem 1. Januar 2025 im B2B-Bereich.
- E-Rechnungen sind maschinenlesbare Formate, die spezielle Software erfordern.
- Die Einführung der Pflicht erfolgt stufenweise bis 2028.
- Aufbewahrungspflicht für E-Rechnungen beträgt 8 Jahre.
- Professionelle Buchhaltungssoftware ist notwendig für eine rechtskonforme Umsetzung.
Die wichtigsten gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnung 2025
Die Digitalisierung macht auch vor Rechnungen nicht halt. Elektronische Rechnungen spielen dabei eine große Rolle. Sie machen den Rechnungsverkehr einfacher und transparenter. Ab dem 1. Januar 2025 müssen im B2B-Bereich in Deutschland elektronische Rechnungen genutzt werden.
Bedeutung der E-Rechnungspflicht ab 2025
Ab 2025 müssen alle Firmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten. Große Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz müssen ab 2027 nur noch elektronische Rechnungen senden. 
Ein EU-weites System zur Umsatzsteuer-Meldung für EU-Lieferungen kommt ab Juli 2030. Es soll Umsatzsteuerbetrug bekämpfen und die Prozesse in Europa verbessern.
Übergangsfristen und wichtige Deadlines
Es gibt genug Zeit für Firmen, sich anzupassen:
- Bis Ende 2026: Papierrechnungen und nicht konforme elektronische Rechnungen sind erlaubt.
- Bis Ende 2027: Kleinere Unternehmen dürfen Papierrechnungen versenden.
- Ab 2028: Elektronische Rechnungen sind für alle B2B-Geschäfte Pflicht.
- Ab Juli 2030: Rechnungen müssen im elektronischen Format EN 16931 ausgestellt werden.
Firmen sollten sich auf diese Änderungen vorbereiten. Sie sollten ihre Infrastruktur und Prozesse anpassen. So gelingt der Wechsel zu elektronischen Rechnungen besser.
Praktische Schritte für den Einstieg in die E-Rechnung
Bald ist es soweit: Im Jahr 2025 startet die E-Rechnung. Unternehmen sollten sich jetzt darauf vorbereiten. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Firmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen verwenden. Eine gute Planung und systematische Umsetzung sind dafür essenziell.
Analyse und Optimierung der bestehenden Rechnungsprozesse
Zuerst sollten Unternehmen ihre Rechnungsprozesse genau anschauen. Es geht darum, Schwachstellen in der Rechnungserstellung, im Versand und bei der Archivierung zu finden und zu verbessern. Durch die Optimierung dieser Prozesse werden Abläufe flüssiger.
E-Rechnungen bringen viele Vorteile, wie schnelleres Bearbeiten ohne Papierkram. Das spart auch Papier.
Auswahl und Implementierung der passenden Software
Ein wichtiger Schritt ist die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware. Sie muss den neuen Regeln entsprechen und sollte automatisch verarbeiten und archivieren können. Hier gibt es Tipps zur Auswahl. Die Software sollte sich einfach mit vorhandenen Systemen verbinden lassen.
Mitarbeiter müssen mit der neuen Software umgehen können. Schulungen sind daher wichtig. So kann das Unternehmen die Vorteile der E-Rechnung voll ausschöpfen. Dies gilt fürs Inland und EU-weite B2B-Geschäfte, wo E-Rechnungen auch Pflicht werden.
E-Rechnung Vergleich 2025: Beste Buchhaltungssoftware
Ab 2025 müssen Unternehmen neue gesetzliche Anforderungen für E-Rechnungen erfüllen. SevDesk, Lexware Office und WISO Mein Büro sind führende Softwarelösungen dafür. Jedes Programm bietet verschiedene Tarife und Funktionen, passend für verschiedene Unternehmensgrößen und Geschäftsmodelle.
Top-Programme für E-Rechnung 2025
Unser Test von neun Rechnungs-Tools zeigt: SevDesk und Lexware Office sind die Spitzenreiter. SevDesk hat eine Top-Bewertung von 1,2 und passt zu fast allen Branchen. Lexware Office ist besonders stark in der Belegverwaltung und folgt knapp mit einer Bewertung von 1,3.
WISO Mein Büro bietet viele Funktionen und ist benutzerfreundlich. Es kostet 36,00 € pro Monat und hat eine 14-tägige kostenlose Testphase.
Details zum Vergleich von WISO Mein Büro und easybill finden Sie hier. Beide Programme unterstützen die schnelle Erstellung und Verwaltung von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen.
Vor- und Nachteile von kostenpflichtigen und kostenlosen Lösungen
Kostenpflichtige Programme bieten mehr Funktionen und besseren Support. Doch kostenlose Optionen wie Billomat sind für Kleinunternehmen interessant, wenn wenig Rechnungen anfallen. Kostenlose Tools bieten aber weniger Funktionen.
Die hier vorgestellten Software-Lösungen sparen Zeit durch Automatisierung von der Angebotserstellung bis zur Archivierung von Rechnungen. Sie sind anpassbar an spezifische Branchenanforderungen und unterstützen verschiedene Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.
SevDesk bietet das beste Gesamtpaket im Vergleich. Es ist benutzerfreundlich und funktionell. Lexware Office ist top in der Belegverarbeitung. WISO Mein Büro punktet mit seiner Software und Bedienbarkeit.
Fazit
Ab 2025 führt Deutschland für alle B2B-Unternehmen die Pflicht, E-Rechnungen zu nutzen, ein. Das bringt große Änderungen für die Geschäftsprozesse. Durch E-Rechnungen wird die Buchhaltung effizienter. Das Wachstumschancengesetz vom März 2024 macht die Rechnungsstellung einfacher und transparenter.
Alle Unternehmen müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen und speichern können. Ab 2027 betrifft diese Pflicht Firmen mit einem Umsatz über 800.000 Euro, die dann ihre Rechnungen elektronisch senden müssen. Ab 2028 müssen alle Firmen, unabhängig von ihrer Größe, elektronisch Rechnungen ausstellen.
Die Umstellung auf E-Rechnungen spart Papier und Kosten. Sie hilft, CO2-Emissionen zu senken und ermöglicht schnellere Zahlungen. So wird auch die Nachverfolgung vereinfacht. Unternehmen können durch frühzeitige Anpassung und die richtigen technischen Lösungen von Digitalisierungsvorteilen profitieren. Diese Vorbereitung ist entscheidend für eine erfolgreiche Umstellung.