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Was ist eine E-Rechnung?
Bevor wir über die Umstellung sprechen, schauen wir uns kurz an, was eine E-Rechnung ist. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die nicht mehr auf Papier gedruckt wird, sondern direkt digital erstellt und verschickt wird – oft als PDF oder in einem speziellen elektronischen Format. Das spart Papier, Zeit und ist umweltfreundlicher!
Warum sollte man auf E-Rechnung umstellen?
Viele Unternehmen stellen auf E-Rechnungen um, weil es schneller und einfacher ist. Außerdem schreibt oft der Gesetzgeber vor, dass Rechnungen bald nur noch elektronisch ausgetauscht werden dürfen. Das macht den gesamten Prozess moderner und spart auch Kosten.
Schritt für Schritt: Wie funktioniert die Umstellung?
Du fragst dich jetzt vielleicht: Wie kann ein Unternehmen mitten im Jahr auf E-Rechnungen umsteigen? Hier ist eine einfache Anleitung in fünf Schritten:
1. Alle Mitarbeiter und Kunden informieren
Zuerst solltest du allen, die mit den Rechnungen zu tun haben, mitteilen, dass ihr auf E-Rechnungen umstellen wollt. In einem Geschäft sprechen wir dabei oft von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern in der Buchhaltung.
2. Software auswählen
Um E-Rechnungen zu verschicken, brauchst du die richtige Software. Diese Programme helfen dabei, Rechnungen zu erstellen und sie sicher an deine Kunden zu schicken. Am besten suchst du nach einer Software, die gut mit dem bereits verwendeten Buchhaltungssystem zusammenarbeitet. Es muss also nicht alles komplett neu gemacht werden!
3. Anpassung der Prozesse
Jetzt müssen alle, die mit Rechnungen arbeiten, lernen, wie man E-Rechnungen verwendet. Das bedeutet vielleicht, dass die Mitarbeiter eine kleine Schulung bekommen, wie sie mit der neuen Software umgehen können. Aber keine Sorge, diese Programme sind meistens einfach und schnell zu lernen.
4. Rechnungen ab sofort elektronisch verschicken
Nachdem die Software läuft und alle bereit sind, geht es los: Ab einem bestimmten Datum verschickt ihr nur noch E-Rechnungen. Das Schlüsselelement ist: Ab jetzt gibt es keine Papier-Rechnungen mehr!
5. Archivieren der E-Rechnungen
Eine wichtige Frage: Wohin kommen die E-Rechnungen nach dem Verschicken? Sie müssen digital in einem Archiv gespeichert werden. Das Gesetz schreibt vor, dass alle Rechnungen (egal ob auf Papier oder elektronisch) für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden müssen – meist mindestens 10 Jahre.
Was ist, wenn noch alte Papierrechnungen existieren?
Natürlich haben viele Unternehmen zu Beginn der Umstellung noch Papierrechnungen aus dem laufenden Geschäftsjahr. Diese kannst du einfach genauso wie bisher weiterführen und aufbewahren. Nur ab dem Zeitpunkt der Umstellung verschickst du neue Rechnungen digital. So bleibt alles ordentlich getrennt.
Fazit
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist gar nicht so kompliziert, wie es auf den ersten Blick aussieht. Mit den richtigen Schritten und der passenden Software kannst du und dein Unternehmen einen großen Schritt nach vorne gehen! Es spart jede Menge Zeit und ist sogar gut für die Umwelt.
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