Die Digitalisierung der Abrechnungssysteme ist für Landschaftsarchitekten im öffentlichen Sektor unerlässlich geworden. Sechs Monate nach Inkrafttreten der E-Rechnungsverordnung müssen Fachkräfte des GaLaBaus elektronische Rechnungsstellungen (E-Rechnungen) einsetzen, um ihre Abrechnungsprozesse zu modernisieren und zu vereinheitlichen. Die Umstellung auf E-Rechnungen verspricht nicht nur eine effiziente Abrechnung, sondern auch erhebliche administrative Vorteile und Einsparungen. Die korrekte Implementierung dieser Technologie und eine geeignete Schulung des Teams sind entscheidend für eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie.
Wichtige Erkenntnisse
- E-Rechnungen müssen seit dem 27. November 2020 elektronisch erstellt und übermittelt werden.
- EN 16931 ist die Europäische Norm, die einen einheitlichen Rahmen für E-Rechnungen festlegt.
- XRechnung und ZUGFeRD sind die bevorzugten Formate für die Übermittlung an die Bundesverwaltung.
- Die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) erfordert eine Registrierung zur Übermittlung von E-Rechnungen.
- Die erfolgreiche Implementierung von E-Rechnungstechnologien trägt zu Kosteneinsparungen und schnelleren Prozessabläufen bei.
- Schulungen spielen eine entscheidende Rolle, um Landschaftsarchitekten auf die Nutzung von E-Rechnungen vorzubereiten.
Die Grundlagen der E-Rechnung im Landschaftsarchitektur-Sektor
Die Anpassung an die digitale Übermittlung von Rechnungen ist für Landschaftsarchitekten mittlerweile unumgänglich. Nach der Implementierung der E-RechV sind bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen, damit eine Rechnung als E-Rechnung anerkannt wird.
Definition: Was versteht man unter einer E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine digitalisierte Version einer Papierrechnung, sondern entspricht einem strukturierten Datensatz, der machinell les- und verarbeitbar ist. Das bedeutet, dass sie in einem standardisierten Format vorliegen muss, das die automatische und elektronische Verarbeitung in Finanzsystemen ermöglicht. Hier spielen vor allem die strukturierten Rechnungsdaten eine zentrale Rolle, um Effizienz und Genauigkeit zu steigern.
Die rechtlichen Anforderungen an die E-Rechnung nach EN 16931
Die Europäische Norm EN 16931 definiert das grundlegende semantische Datenmodell für die E-Rechnung. Diese Norm sorgt für Interoperabilität innerhalb des elektronischen Rechnungsverkehrs und ist essenziell für Landschaftsarchitekten, die öffentliche Aufträge ausführen. Sie regelt, wie Daten formatiert und übermittelt werden müssen, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Ab wann sind E-Rechnungen für öffentliche Aufträge verpflichtend?
Seit dem 27. November 2020 ist die Ausstellung von E-Rechnungen für alle öffentlichen Aufträge oberhalb der Bagatellgrenze von 1.000 Euro zwingend erforderlich. Diese Regelung zielt darauf ab, die Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit der öffentlichen Ausgaben zu verbessern.
Ausnahmen von der Pflicht zur E-Rechnung
Trotz der breiten Anwendung der E-Rechnung gibt es Ausnahmen. Kleinere Aufträge, die einen Nettoauftragswert von weniger als 1.000 Euro haben, können weiterhin in anderen Formaten eingereicht werden, obgleich die Verwendung von E-Rechnungen auch hier Vorteile bringen kann.
Die vollständige Umstellung auf E-Rechnungen erfordert eine sorgfältige Planung und Anpassung der internen Prozesse. Es ist empfehlenswert, sich umfassend mit der Materie auseinanderzusetzen und gegebenenfalls Expertenrat einzuholen. Die Richtlinien zum Management im Landschaftsbau bieten hierzu weitere wertvolle Informationen.
Erforderliche Schritte zur Umstellung auf die E-Rechnung für Landschaftsarchitekten
Die Umstellung auf E-Rechnung stellt eine wesentliche Veränderung in der Abrechnungsstrategie von Landschaftsarchitekten dar. Mit der neusten Version der X-Rechnung 3.0.1, die seit dem 1. Februar 2024 in Kraft ist, wurden die Anforderungen an die digitale Rechnungsstellung weiter präzisiert. Softwarelösungen wie DATAflor BUSINESS unterstützen diese aktuellen Standards automatisch, was für Anwender einen nahtlosen Übergang auf den neuesten X-Rechnungsstandard bedeutet.
Auswahl einer geeigneten Softwarelösung
Die Adaption einer passenden Softwarelösung ist essentiell, um E-Rechnungen gemäß der geltenden Normen zu erstellen und zu verarbeiten. Neben der Kompatibilität mit dem XRechnung und ZUGFeRD Format ist ein digitales Postfacheingangssystem, das eRechnungsarten effizient verarbeitet, von hoher Bedeutung. Für Architekten ist es wichtig, dass die gewählte Software automatisiert die nötigen Datensätze generiert und übermittelt, was eine hilfreiche Rationalisierung der Rechnungserstellung und -verarbeitung ermöglicht.
Beachtung der Datenaustauschformate XRechnung und ZUGFeRD
Die Umstellung bringt mit sich, dass die Erstellung und der Empfang von Eingangsrechnungen jetzt meist digital stattfinden, sei es durch Scanner oder manuellen Abgleich. Die Nutzung vereinbarter Datenaustauschformate wie XRechnung und ZUGFeRD, die auch den CEN 16931 Standard einschließen, erlaubt eine schnellere und präzisere Zuordnung und Verarbeitung von Rechnungsdaten. Insbesondere für Rechnungen an die Bundesverwaltung, die seit dem 27. November 2020 obligatorisch in digitaler Form anzufertigen sind, ist die Einhaltung dieser Formate unerlässlich.
Manuelle Eingabe auf der Zentralen Rechnungseingangsplattform (ZRE)
Für die Übertragung der elektronischen Rechnungen ist die Registrierung auf der unkomplizierten und kostenlosen Zentralen Rechnungseingangsplattform (ZRE) erforderlich. Dies ist eine Grundvoraussetzung, um gesetzeskonforme Rechnungen an die öffentliche Hand stellen zu können. Zudem sorgt die Nutzung der ZRE für eine nachvollziehbare und revisionssichere Archivierung der E-Rechnungen, ein Aspekt, der neben der technischen Umstellung, bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung nicht zu unterschätzen ist.