Ab dem Jahr 2025 gibt es in Deutschland neue gesetzliche Regeln für elektronische Rechnungen, auch E-Rechnungen genannt. Das sind Rechnungen, die nicht auf Papier gedruckt, sondern in einem speziellen digitalen Format erstellt und versendet werden. Aber was genau ändert sich und was müssen Unternehmen wissen? In diesem Artikel erklären wir es einfach und verständlich.
Warum gibt es neue Regeln für E‑Rechnungen?
Die Regierung möchte, dass möglichst viele Rechnungen elektronisch verarbeitet werden. Das hilft, Papier zu sparen, Fehler zu vermeiden und Steuern besser zu kontrollieren. Außerdem gibt es in der Europäischen Union (EU) schon länger Vorgaben, die jetzt auch in Deutschland stärker umgesetzt werden.
Was ist die XRechnung und ZUGFeRD?
Für digitale Rechnungen gibt es bestimmte Formate, die extra dafür gemacht wurden. Zwei besonders wichtige sind:
- XRechnung: Ein standardisiertes Format, das von Behörden verwendet wird.
- ZUGFeRD: Ein Format, das eine Mischung aus PDF-Datei und strukturierten Daten enthält.
Seit 2020 müssen Bundesbehörden E-Rechnungen im Format XRechnung akzeptieren, und seit 2022 gilt das auch für die Behörden der Bundesländer.
Was ändert sich ab 2025?
- Mehr Unternehmen müssen E‑Rechnungen nutzen: Ab 2025 sollen auch private Unternehmen verstärkt auf elektronische Rechnungen umsteigen.
- Digitale Steuerverwaltung: Rechnungen und Belege sollen vermehrt digital an das Finanzamt übermittelt werden.
- Strengere Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit: Unternehmen müssen sicherstellen, dass E-Rechnungen den Datenschutz-Regeln entsprechen.
Welche Vorteile haben E‑Rechnungen?
Der Umstieg auf E-Rechnungen bringt viele Vorteile mit sich:
- Schnellere Verarbeitung: Rechnungen können sofort elektronisch weitergeleitet und bearbeitet werden.
- Weniger Papierkram: Das spart Papier und schont die Umwelt.
- Weniger Fehler: Automatische Verarbeitung reduziert Fehler bei der Rechnungserstellung.
- Bessere Kontrolle: Finanzbehörden können Rechnungen effizienter prüfen und steuerliche Vorgaben besser umsetzen.
Müssen alle Unternehmen mitmachen?
Derzeit gibt es noch keine allgemeine Pflicht für alle Unternehmen, E-Rechnungen einzusetzen. Dennoch empfiehlt es sich, frühzeitig auf digitale Rechnungen umzusteigen, da sich die gesetzlichen Vorgaben vermutlich weiterentwickeln werden.
Fazit
Ab 2025 gibt es mehr Regeln für elektronische Rechnungen. Unternehmen sollten sich darauf vorbereiten, um rechtzeitig umzustellen. Wer sich frühzeitig mit den neuen Vorgaben auseinandersetzt, kann langfristig Zeit, Geld und Nerven sparen.