E-Rechnungen sind digitale Rechnungen, die besonders schnell und effizient verarbeitet werden können. Damit alles glatt läuft, müssen sie jedoch korrekt sein. Das nennt man die Validierung. Dabei wird geprüft, ob die Rechnung vollständig, korrekt und im passenden Format vorliegt. In diesem Artikel erklären wir häufige Fehler bei der Validierung von E-Rechnungen und wie man sie ganz einfach vermeiden kann.
1. Fehlende oder unvollständige Informationen
Ein häufiger Fehler sind Rechnungen, in denen wichtige Angaben fehlen. Zum Beispiel fehlen manchmal die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
- Was passiert? Die Rechnung kann nicht verarbeitet werden, was den Zahlungsprozess verzögert.
- Wie vermeiden? Nutzen Sie eine Checkliste oder spezielle Software, die automatisch überprüft, ob alle notwendigen Felder ausgefüllt sind.
2. Falsche oder unlesbare Daten
Manchmal sind Daten in Rechnungen falsch oder schwer zu lesen, z. B. durch Fehler in Adressen oder Probleme mit dem Barcode.
- Was passiert? Diese Fehler können dazu führen, dass die Rechnung überhaupt nicht bearbeitet wird.
- Wie vermeiden? Verwenden Sie eine Software für OCR (Optical Character Recognition), die Inhalte von Dokumenten erkennt, und überprüfen Sie wichtige Felder manuell.
3. Nicht konforme Formatierung
Gerade bei E-Rechnungen ist das richtige Format wichtig, wie etwa XML oder ZUGFeRD in Deutschland. Wenn das Format nicht stimmt, kann die Rechnung nicht gelesen werden.
- Was passiert? Die Rechnung wird vom System abgelehnt.
- Wie vermeiden? Nutzen Sie Tools, die die richtigen Formate automatisch erstellen und prüfen.
4. Mathematische Fehler
Eine falsche Summe oder ein falsch berechneter Steuerbetrag in der Rechnung? Auch das passiert oft.
- Was passiert? Der Fehler kann zu Streitigkeiten oder Verzögerungen bei der Zahlung führen.
- Wie vermeiden? Nutzen Sie Software, die Zahlen automatisch überprüft. Kontrollieren Sie vor dem Versand der Rechnung die Beträge sorgfältig.
5. Nicht autorisierte Änderungen
E-Rechnungen sollten nach ihrer Erstellung nicht mehr verändert werden. Wenn jemand unbefugt etwas ändert, ist die Rechnung nicht mehr vertrauenswürdig.
- Was passiert? Die Integrität der Rechnung ist nicht mehr gewährleistet.
- Wie vermeiden? Setzen Sie digitale Signaturen ein. Diese stellen sicher, dass Änderungen nur von autorisierten Personen vorgenommen werden können.
6. Kompatibilitätsprobleme
Manchmal passen die Systeme von Lieferanten und Kunden nicht zueinander. Das führt dazu, dass die Rechnung nicht korrekt verarbeitet werden kann.
- Was passiert? Die Datenübertragung schlägt fehl.
- Wie vermeiden? Testen Sie regelmäßig den Datenaustausch und verwenden Sie standardisierte Formate, die von beiden Seiten unterstützt werden.
7. Sicherheitslücken
Bei der Übertragung von E-Rechnungen müssen die Daten geschützt werden. Sicherheitslücken können von Unbefugten ausgenutzt werden.
- Was passiert? Sensible Daten können gestohlen oder manipuliert werden.
- Wie vermeiden? Nutzen Sie verschlüsselte Verbindungen wie HTTPS und speichern Sie die Rechnungen sicher mit Zugriffskontrollen.
8. Nicht konforme Steuerinformationen
Fehler treten häufig auch durch falsche Steuersätze oder fehlende Steuerinformationen auf, zum Beispiel bei der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
- Was passiert? Verzögerungen oder Probleme mit den Steuerbehörden können entstehen.
- Wie vermeiden? Überprüfen Sie die Steuerdaten sorgfältig und setzen Sie Tools ein, die die richtigen Steuersätze automatisch anwenden.
Best Practices für die Validierung von E-Rechnungen
Um Fehler bei der Verarbeitung von E-Rechnungen zu vermeiden, helfen diese Tipps:
- Automatisierung: Softwaretools können viele Fehler automatisch beheben und menschliche Eingabefehler minimieren.
- Standardisierung: Halten Sie sich an die gesetzlichen Standards und prüfen Sie, ob Ihre Rechnungen diese erfüllen.
- Regelmäßige Überprüfung: Kontrollieren Sie Ihre Prozesse in regelmäßigen Abständen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert.
- Sicherheit: Verwenden Sie Verschlüsselung und sichere Speichermethoden, um sensible Daten zu schützen.
- Schulungen: Schulen Sie Mitarbeiter, damit sie die Prozesse verstehen und Fehler vermeiden.
Mit diesen Maßnahmen wird die Validierung von E-Rechnungen nicht nur sicherer, sondern auch deutlich effizienter!