Der Versand von E-Rechnungen per E-Mail ist eine bequeme Möglichkeit, Rechnungen schnell und papierlos zu verschicken. Doch bevor Sie eine Rechnung einfach als Anhang verschicken, gibt es einige wichtige Punkte zu beachten. In diesem Artikel erkläre ich Ihnen alles, was Sie wissen müssen, damit Ihre E-Rechnung sicher und gesetzeskonform ist.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist einfach gesagt eine elektronische Rechnung. Sie wird nicht auf Papier gedruckt, sondern als Datei, wie ein PDF oder eine XML-Datei, verschickt. Dadurch sparen Unternehmen Papier, Zeit und Versandkosten. Aber Achtung! Auch wenn die Rechnung digital ist, muss sie rechtlichen Vorgaben entsprechen.
Rechtliche Anforderungen an E-Rechnungen
Damit Ihre E-Rechnung korrekt und gesetzeskonform ist, müssen bestimmte Angaben enthalten sein. Hier einige wichtige Punkte:
- Das Datum der Rechnung
- Die Rechnungsnummer (jede Rechnung muss eine einmalige Nummer haben, damit sie nicht verwechselt werden kann)
- Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Absenders
- Die Steuernummer des Empfängers (wenn dieser ein Unternehmen ist)
- Eine detaillierte Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, die Sie geliefert haben
- Den Preis und den Gesamtbetrag, inklusive Mehrwertsteuer
In der EU gelten spezifische Vorgaben, die in allen Mitgliedstaaten eingehalten werden müssen. Überprüfen Sie daher immer, welche Regelungen in Ihrem Land gelten.
Sicherheit und Authentizität
Wenn Sie eine E-Rechnung per E-Mail verschicken, kann es passieren, dass jemand versucht, sie zu fälschen oder abzufangen. Um dies zu verhindern, sollten Sie sich um zwei Dinge kümmern:
- Authentizität: Die Rechnung sollte beweisen können, dass sie tatsächlich von Ihnen stammt. Das können Sie z. B. mit einer digitalen Signatur erreichen.
- Integrität: Der Inhalt der Rechnung darf auf dem Weg zum Empfänger nicht verändert werden. Verwenden Sie hierfür sichere E-Mail-Protokolle, wie S/MIME oder PGP.
Das richtige Format wählen
Damit der Empfänger Ihre Rechnung problemlos öffnen kann, sollten Sie ein weit verbreitetes und kompatibles Format nutzen. Die beliebtesten Formate sind:
- PDF: Dieses Format sieht auf jedem Computer gleich aus und kann leicht gelesen werden.
- XML: Dieses Format eignet sich besonders gut für den automatisierten Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern. In Deutschland wird oft das XML-Format ZUGFeRD genutzt.
Achten Sie auch darauf, dass die Datei nicht zu groß ist, damit sie problemlos per E-Mail verschickt werden kann.
Tipps für die Zustellung
Damit die E-Rechnung sicher beim Empfänger ankommt, gibt es ein paar einfache, aber wichtige Tipps:
- Prüfen Sie die E-Mail-Adresse, bevor Sie die Rechnung senden, damit sie nicht an die falsche Person geht.
- Bitten Sie den Empfänger um eine Empfangsbestätigung, damit Sie sicher sein können, dass die Rechnung angekommen ist.
Rechnungen richtig aufbewahren
Wussten Sie, dass sowohl der Absender als auch der Empfänger einer Rechnung verpflichtet sind, diese über mehrere Jahre aufzubewahren? In vielen Ländern, wie z. B. Deutschland, müssen Rechnungen für bis zu 10 Jahre sicher gespeichert werden. Das gilt auch für E-Rechnungen!
Speichern Sie die Rechnungen also an einem sicheren Ort, z. B. in einem digitalen Archiv, und achten Sie darauf, dass sie nicht gelöscht oder verändert werden können.
Zusammenfassung
Ja, Sie können E-Rechnungen per E-Mail versenden, aber Sie sollten sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sicher übertragen werden und vom Empfänger schnell verarbeitet werden können. Beachten Sie außerdem die Vorschriften zur Archivierung, um auf der sicheren Seite zu sein.
E-Rechnungen sparen Ihnen viel Zeit und sorgen für weniger Papierkram. Allerdings erfordert der Versand per E-Mail ein wenig Vorbereitung, damit alles reibungslos funktioniert. Wenn Sie diese Tipps beachten, klappt der Versand Ihrer Rechnungen problemlos!