Immer mehr Menschen und Unternehmen nutzen E-Rechnungen. Aber was ist, wenn man schon ein ERP-System hat? Kann man damit auch E-Rechnungen erstellen? Die Antwort lautet: Ja, das kann funktionieren! Hier erkläre ich dir, wie das geht und worauf man achten sollte.
Was ist ein ERP-System?
Ein ERP-System (kurz für Enterprise Resource Planning) ist eine Software, die Unternehmen hilft, viele verschiedene Dinge zu organisieren. Zum Beispiel verwaltet ein ERP-System Bestellungen, Rechnungen, Lagerbestände und vieles mehr. Es ist also wie ein großes, digitales Organisationsbuch.
Wie helfen ERP-Systeme bei E-Rechnungen?
Viele ERP-Systeme können so eingestellt werden, dass sie E-Rechnungen erstellen und versenden. Das bedeutet, dass du keine neue Software kaufen musst, um E-Rechnungen zu nutzen. Aber es gibt ein paar Dinge, die du beachten solltest:
Integration und Anpassungen
- Dein ERP-System hat vielleicht schon ein Modul oder Add-on für E-Rechnungen. Schau nach, ob das der Fall ist.
- Manchmal musst du das System ein bisschen anpassen, z. B. neue Datenfelder hinzufügen oder Prozesse einrichten, damit es richtig funktioniert.
Kompatibilität mit Standards
E-Rechnungen müssen bestimmte Regeln und Formate einhalten. In Europa gibt es zum Beispiel das PEPPOL-Format, das wie eine gemeinsame Sprache für elektronische Rechnungen funktioniert. Dein ERP-System sollte so eingerichtet sein, dass es diese Standards unterstützt.
Außerdem ist es wichtig, dass deine E-Rechnungen auch von den ERP-Systemen anderer Unternehmen gelesen werden können. Das nennt man Kompatibilität.
Automatisierung und Workflows
Ein großer Vorteil von ERP-Systemen ist die Automatisierung. Das heißt, das System kann Rechnungen automatisch erstellen, indem es Informationen aus anderen Bereichen holt, wie etwa aus der Lagerverwaltung oder dem Verkauf.
Du kannst auch Workflows einrichten. Das sind festgelegte Abläufe, die z. B. sicherstellen, dass die Rechnung vor dem Versenden von jemandem überprüft und genehmigt wird.
Archivierung und gesetzliche Vorgaben
Wusstest du, dass du Rechnungen über viele Jahre aufbewahren musst? Dein ERP-System sollte E-Rechnungen sicher speichern können, damit du immer darauf zugreifen kannst, falls nötig.
Außerdem musst du dich an bestimmte Gesetze halten, z. B. zum Datenschutz und bei Steuervorschriften. Stelle sicher, dass dein System diese Anforderungen erfüllt.
Regelmäßige Updates und Support
Technik verändert sich ständig. Achte darauf, dass der Anbieter deines ERP-Systems regelmäßig Updates anbietet. Nur so bleibt es auf dem neuesten Stand und erfüllt alle Anforderungen für E-Rechnungen.
Fazit: ERP-Systeme und E-Rechnungen
Wenn dein ERP-System die richtigen Funktionen hat, kannst du damit problemlos E-Rechnungen erstellen. Prüfe aber vorher, ob es die Standards erfüllt, Automatisierung ermöglicht und Updates erhält. Falls du Hilfe brauchst, ist es eine gute Idee, dich mit dem Anbieter oder einem Experten abzustimmen. So kannst du sicher sein, dass alles reibungslos funktioniert.