5 Tipps, wie Sie Ihre Kunden auf die E-Rechnung umstellen

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, darunter eine verbesserte Zahlungsmoral und die Möglichkeit, proaktiv gegen Zahlungsverzug vorzugehen. Besonders für kleinere Handwerksbetriebe, die Bedenken haben, durch zu rigide Maßnahmen Kunden zu verlieren, ist dies von Vorteil. Seit dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen B2B-Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Entwicklung ist durch das Wachstumschancengesetz und die EU-Zahlungsverzugsrichtlinien unterstützt.

Große Firmen nutzen laut dem Statistischen Bundesamt bereits umfassend die Vorteile von E-Rechnungen, während kleine und mittlere Betriebe noch Unsicherheiten zeigen. Die Technik der PDF-Rechnung ist ideal, da sie lesbar und im Nachhinein nicht veränderbar ist. Neben den allgemeinen Kontrollanforderungen müssen E-Rechnungen auch auf Vollständigkeit, Richtigkeit und eine korrekte steuerliche Archivierung geprüft werden. Dies ist entscheidend, um mögliche Defekte zu vermeiden und die Langzeitlesbarkeit zu gewährleisten.

Wesentliche Erkenntnisse

Verbesserte Zahlungsmoral durch die Verwendung elektronischer Rechnungen.
Rechtliche Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen für B2B-Transaktionen ab 2025.
Besonders nützlich für kleine Handwerksbetriebe, die gegen Zahlungsverzug vorgehen möchten.
Große Unternehmen sind in der Nutzung von E-Rechnungen bereits führend.
PDF-Rechnungen sind lesbar und unveränderbar, was ihre Zuverlässigkeit erhöht.
E-Rechnungen müssen rechtlichen Anforderungen entsprechen und steuerlich korrekt archiviert werden.

Vorteile der E-Rechnung

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile, deutliche Effizienzsteigerungen und erhebliche Kostensenkung in der täglichen Geschäftspraxis. Besonders erwähnenswert ist die Pflicht zur E-Rechnung, die ab Januar 2025 im B2B-Bereich gelten wird. Diese Entwicklung macht es unumgänglich, dass Unternehmen ihre internen Prozesse anpassen und auf digitale Rechnungsverarbeitung setzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung

Die Umstellung von Papierrechnungen auf digitale Rechnungsverarbeitung kann zu Einsparungen von bis zu 70% führen. Eine Studie zeigt, dass in Deutschland jährlich etwa 30 Milliarden Euro nur für die Erstellung und den Versand von Papierrechnungen ausgegeben werden. Durch die Nutzung elektronischer Rechnungen lassen sich vor allem massive Kostenvorteile realisieren.

Elektronische Ausgangsrechnungen ermöglichen einen schnelleren Zahlungseingang.
Unternehmen können durch elektronische Archivierung massiv Zeit sparen.
Elektronische Rechnungen sind jederzeit ortsunabhängig verfügbar.

Rechtskonforme Speicherung und Prüfung

Neben Effizienzsteigerungen und Automatisierung spielt die rechtskonforme Speicherung eine zentrale Rolle. Elektronische Rechnungen müssen, genau wie Papierrechnungen, gemäß der Compliance-Vorgaben zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Hierfür sind geeignete Speicherlösungen erforderlich, die nicht nur eine sichere Datenspeicherung gewährleisten, sondern auch die langfristige Les- und Bearbeitungsfähigkeit sicherstellen.

Die strukturierten digitalen Rechnungsformate, wie ZUGFeRD und XRechnung, erleichtern den Rechnungsaustausch und sparen Zeit in der Datenerfassung erheblich. Zudem lässt sich durch die Einführung digitaler Rechnungsprozesse der Verbrauch an Papier und Büromaterial sowie die CO2-Emissionen signifikant reduzieren.

Kunden auf die E-Rechnung umstellen

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist nicht nur ein technischer Prozess, sondern erfordert auch eine klare und gezielte Kommunikation mit den Kunden. Ab dem 1. Januar 2025 ist jedes Unternehmen im B2B-Bereich gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Einführung ist Teil des Wachstumschancengesetzes der Ampel-Regierung. Die E-Rechnungen ermöglichen medienbruchfreie Prozesse, kürzere Durchlaufzeiten, weniger Papierverbrauch und den Wegfall von Portokosten.

Gezielte Kommunikation zur Umstellung

Eine gezielte Kundenkommunikation ist entscheidend, um die Akzeptanz der E-Rechnungen sicherzustellen. Unternehmen sollten ihre Kunden rechtzeitig über die neuen Anforderungen informieren und die Vorteile der E-Rechnungen hervorheben. Ceyoniq Technology empfiehlt dabei, klare Ziele zu definieren und eine digitale Vision zu entwickeln. Die Analyse bestehender Prozesse und eine umfassende Schulung der Mitarbeiter sind wesentliche Schritte, um Bedenken und Unsicherheiten aus dem Weg zu räumen. So kann der Umstellungsprozess reibungslos verlaufen.

Technische Implementierung von E-Rechnungen

Die technische Implementierung der E-Rechnungen umfasst mehrere Aspekte. Unternehmen müssen geeignete Formate auswählen und sicherstellen, dass die Daten über einen längeren Zeitraum les- und bearbeitbar bleiben. Hierfür sind Lösungen für die medienbruchfreie Verarbeitung von der Rechnungseingabe bis zur Buchung im ERP-System notwendig. Compliance und die Bereitschaft, digitale Prozesse fortlaufend zu verbessern und anzupassen, sind ebenso entscheidend. Dies umfasst auch Datenschutzfragen und die Integration in bestehende Systeme, um die Vorteile der Digitalisierung vollständig auszuschöpfen.